Совершенствование учета и контроля за сохранностью и использованием денежных средств

- Кт 80 "Прибыли и убытки"

Выявленная недостача в кассе отражается следующим образом:

1. Отражена недостача  денежных средств в кассе:

- Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

- Кт 50 "Касса".

2. Отражены суммы, подлежащие  взысканию с виновных лиц за  недостающие ценности:

- Дт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

- Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

3. Отражаются суммы погашенного  ущерба, причиненного работниками:

- Дт 50 "Касса";

- Дт 70 "Расчеты по оплате труда";

- Кт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15.

Вывод: Недостатки в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ОАО «Красный якорь» следующие:

1. Нарушаются рекомендации по  охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

2. Дубликаты ключей от сейфа  и кассы должны храниться по  Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в  сейфе главного бухгалтера.

3. Имеются случаи подписи руководителем  и главным бухгалтером незаполненных  чеков и выдачи их кассиру  для самостоятельного заполнения  при получении денег в банке.

4. Разрешается производить прием  и выдачу денег по кассовым  ордерам до конца текущего  месяца, в нарушение действующего  порядка; выдача и прием денег  должен производиться только  день их составления.

5. Наличные деньги, полученные в  учреждении банка должны расходоваться  по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную  сферу, расходовать на командировки  и оплату труда.

2.2. Ревизия  кассы и контроль за соблюдением  кассовой дисциплины

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

- ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

- ИНВ-16 «Инвентаризационная  опись ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности».

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию. 
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.

Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.

На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Вывод: Кроме «внутренних» проверок, проверку соблюдения организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе осуществляют должностные лица банка, обслуживающего эту организацию. В случае выявления правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП РФ, банк-контролер должен передать дело в налоговые органы, которые в силу ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ рассматривают указанные правонарушения.

 

2.3. Ответственность  за нарушение порядка работы  с денежной

наличностью и порядка ведения кассовых операций

Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются: - отсутствие первичных  кассовых документов или оформление  их с нарушением установленных требований; - выплаты подотчетным  лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов; - несоблюдение установленного  лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами; - арифметические ошибки  при подсчете оборотов и остатков  в учетных регистрах при ручном ведении учета; - неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств «на размен». Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 40 до 50 тысяч рублей. Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована на сумму до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4 000 до 5 000 руб. Про индивидуальных предпринимателей в статье ничего не говорится, но и они связаны жесткой нормой. В примечании к ст. 2.4 КоАП РФ указано, что предприниматели несут административную ответственность как должностные лица, значит, не соблюдая лимит, они тоже рискуют подвергнуться штрафу от 4 000 до 5 000 руб. Проверки соблюдения Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью осуществляют кредитные организации (обслуживающие банки) не реже одного раза в два года (п. 2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации»). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ). Постановление по делу об административном правонарушении за некоторыми исключениями не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Остановимся на этом вопросе поподробнее. КоАП РФ не содержит понятия «длящееся правонарушение». Об этом говорят сами налоговики (Письмо ФНС России от 26.01.2005 г. № 22-3-11/073 «О применении ККТ»). Верховный Суд РФ (в п. 14 Постановления от 24.03.2005 г. № 5) разъяснил, что длящимся является такое действие или бездействие, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении обязанностей, возложенных на нарушителя законом. Невыполнение предусмотренной нормативным правовым актом обязанности к установленному в нем сроку не является длящимся административным правонарушением. Индивидуальный предприниматель обратился в суд с заявлением о пересмотре судебных решений, в которых суды признали правомерным привлечение его к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за неоднократное неоприходование выручки в кассу. Этот факт был установлен налоговой инспекцией в ходе проверки соблюдения требований законодательства о применении ККТ. При этом постановление по делу об административном правонарушении налоговые органы вынесли спустя два с половиной месяца с момента проведения проверки. По общему порядку постановление о привлечении к административной ответственности должно быть вынесено в течение двух месяцев со дня совершения правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ). Ранее разъяснения по применению мер ответственности к нарушителям порядка работы с денежной наличностью, в частности, при превышении предельного расчета наличными деньгами, содержались в Письме ЦБ РФ от 24.11.1994 г. № 14-4/308. Департамент регулирования денежного обращения сообщил: п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.1994 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» не распространяется на юридические лица, получающие платеж. Меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица. Следует отметить, что данный документ в настоящее время не применяется, однако его неприменение не означает, что по рассматриваемому вопросу (об административной ответственности стороны, получающей платеж) позиция изменилась. Это подтверждено и арбитражной практикой, которой закреплено, что лицо, не осуществляющее платеж наличными денежными средствами как покупатель, а являющееся стороной, принимающей платеж, не может признаваться субъектом административной ответственности. Продажа товаров, выполнение работ, оказание услуг юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовой техники согласно ст. 14.5 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа: - на граждан – в  размере от 1 500 до 2 000 руб.; - на должностных лиц  – в сумме от 3 000 до 4 000 руб.; - на юридических лиц  – в пределах от 30 000 до 40 000 руб. За неисполнение иных обязанностей, установленных Законом № 54-ФЗ (использование неисправной или неопломбированной ККТ, невыдачу чека покупателю и др.), ответственность ни в указанной, ни в какой-либо другой статье КоАП РФ, а также в самом Законе не предусмотрена. Тем не менее, согласно Постановлению ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 под неприменением кассовой техники следует понимать - фактическое неиспользование  контрольно-кассового аппарата (в  том числе по причине его отсутствия); - использование ККМ, не  зарегистрированной в налоговых органах; - использование ККМ, не  включенной в Государственный реестр; - использование ККМ без  фискальной (контрольной) памяти, с  фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти; - использование ККМ, у  которой пломба отсутствует либо  имеется повреждение, свидетельствующее  о возможности доступа к фискальной памяти; - пробитие ККМ чека  с указанием суммы, менее уплаченной покупателем (клиентом). Вывод: Таким образом, если в кассовых документах на какую-либо дату числится превышение лимита остатка кассы, то выявление контролерами указанного правонарушения по истечении двух месяцев после этой даты не сможет привести к наложению административного штрафа. Во всяком случае, «просроченное» взыскание можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Глава 3. Совершенствование учета и контроля за сохранностью и

использованием денежных средств(на примере ОАО «Красный якорь»)

На предприятии ОАО «Красный якорь» для автоматизации бухгалтерского учета используется программа «1С: Бухгалтерия 8».

Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер».

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

- оплата от покупателя;

- прием розничной выручки;

- возврат денежных средств подотчетным лицом;

- возврат денежных средств поставщиком;

- получение наличных денежных средств в банке;

- расчеты по кредитам и займам с контрагентами;

- прочий приход денежных средств.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами в момент оплаты обязаны выдавать кассовые чеки. Для этой цели в программе «1С: Предприятия 8» реализована возможность печати приходного кассового ордера на фискальном регистраторе.

Для печати кассового чека в документе «Приходный кассовый ордер» предназначена кнопка «Чек».

При нажатии на кнопку «Чек» программа запросит о проведении документа и при положительном ответе распечатает кассовый чек. Номер чека будет отражен в форме приходного кассового ордера.

При заполнении «Приходного кассового ордера» указывается наименование предприятия (полное название предприятия или сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия), в кассу которого приходуются наличные денежные средства. В данном случае это ОАО «Красный якорь». Также указываются идентификационные коды предприятия.

В документе указывается номер документа и дата его составления, указывается кредит счета, корреспондирующего с дебетом счета 50 «Касса» и сумма цифрами, которая приходуется в кассу - 18000.

На основании «Приходного кассового ордера» формируется проводка:

Принята в кассу выручка за реализованные товарно-материальные ценности.

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 18000.00.

В документе указывается от кого принято, в данном случае это Кассовый аппарат №20632083 и основание для внесения наличных денежных средств в кассу предприятия - выручка ККМ №20632083.

Ниже указывается сумма выручки прописью:

Восемнадцать тысяч 00 копеек, приложение: Контрольная лента №0590 и указываются подписи главного бухгалтера - ФИО и кассира - ФИО и расшифровки подписей.

Далее заполняется квитанция по «Приходному кассовому ордеру». Для ее заполнения берутся аналогичные данные из ПКО.

В программе 1С «Предприятие 8.0» квитанция формируется автоматически.

Для регистрации расхода наличных денежных средств из кассы предназначен документ «Расходный кассовый ордер».

Выдача наличных с применением расходного кассового ордера (РКО) осуществляется в таких случаях:

В зависимости от количества лиц, которым выдаются денежные средства:

1) выдача денежных средств одному  лицу, которое:

а) является штатным работником предприятия;

б) не является штатным работником предприятия;

2) оформление одного РКО на  общую сумму выданных денежных  средств нескольким лицам согласно  платежной ведомости или расчетно-платежной  ведомости.

В зависимости от вида операций РКО применяется:

1) для внесения их в кассу  банка и зачисления на текущий  счет предприятия;

2) для выплаты зарплаты;

3) для оплаты полученной продукции (товаров, работ, услуг) и т.д.

«Расходный кассовый ордер» заполняется аналогично «Приходному кассовому ордеру».

В РКО должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование предприятия - ООО  «Каспий-Рида»;

2. Коды предприятия по ОКУД - 0310002 и ОКПО - 69299840;

3. Номер документа (не указан) и  дата составления- 6 ноября 2008 год;

4. Корреспондирующий счет: Указывается  дебет счета, корреспондирующего  с кредитом счета 50 «Касса»;

5. Сумма, подлежащая выплате указывается  цифрами - 1352.00;

На основании данных о корреспондирующем счете и сумме выплаты составляется проводка:

Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин в период гарантийного срока.

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Кредит 50 «Касса» - 1352.00.

6. Указывается получатель денежных  средств - ФИО;

7. Указывается основание для  выдачи наличных денежных средств  из кассы предприятия: Возврат  товара от покупателя;

8. Сумма указывается прописью;

9. Указываются документы, связанные  с осуществлением операции по  внесению наличности в кассу, прилагаемые к ПКО. В данном  случае таким документом является  Заявление от покупателя;