Совершенствование учета и контроля за сохранностью и движением денежных средств

 Предприятие не имеют  права накапливать в кассах  наличные деньги для осуществления  предстоящих расходов (в том числе  на заработную плату, дивиденды,  социальные выплаты, пенсии) до  установленного срока их выплат. С 01.07.2011г. действует Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления НБ РБ от 29 марта 2011 г. № 107. Положения данной инструкции направлены на регулирование денежного обращения в интересах субъектов предпринимательской деятельности. Отменены требования по обязательной сдаче наличной выручки в банк, согласованию лимитов остатка в кассе, а для субъектов малого предпринимательства - и по целевому использованию наличной выручки.

Исключено понятие лимита остатка кассы (или, как чаще говорят, лимит кассы), т. е. лимит кассы  субъектам хозяйствования теперь не устанавливается.

Новый порядок содержит более  привлекательные нормы, связанные  со сдачей наличной выручки, которая  сдается субъектами хозяйствования,  в том числе и исследуемым предприятием, в обслуживающий банк в течение времени, установленного банком для обслуживания клиентов. При этом решение о том, куда сдавать выручку (в подразделение обслуживающего банка, иной банк либо организацию Минсвязи и информатизации РБ), принимается организациями и индивидуальными предпринимателями самостоятельно. Также самостоятельно руководители организации и ИП определяют порядок и сроки сдачи выручки. Данный порядок и сроки действительны в течение периода, указанного в приказе, но они в любой момент могут быть пересмотрены по решению руководителя в случае изменения объемов кассовых оборотов либо по другим причинам.

Несмотря на то, что руководители организаций и предприниматели сами определяют порядок и сроки сдачи выручки в банк, сообщать о них обслуживающему банку все же придется, равно как и о размерах выручки, планируемой для сдачи в банк. Также необходимо информировать об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров в сроки, определенные договором, заключенным с обслуживающим банком.

Для усовершенствования наличного  денежного обращения на филиале «Автобусный парк № 5» в Инструкции введено правило, согласно которому субъекты хозяйствования расходуют наличные деньги из выручки для обеспечения потребностей, возникающих в процессе их функционирования, и в размерах, установленных законодательством для осуществления предстоящих расходов (при наличии таких размеров). Например, при использовании наличных денег из выручки на командировочные расходы учитываются нормы возмещения командировочных расходов, при использовании выручки на выплату заработной платы - начисленный фонд заработной платы, на покупку канцелярских товаров - установленный размер для расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, обособленными подразделениями и т. д.

Расходование наличных денег из выручки не допускается:

- субъектами хозяйствования  при наличии картотеки, приостановления  операций по текущим (расчетным)  банковским счетам;

- ликвидируемыми юридическими лицами, ИП, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности либо в отношении которых открыто конкурсное производство.

 Изменения, внесенные  в порядок ведения кассовых  операций, нацелены на активизацию  деловой активности и снятие  ранее действовавших ограничений  в сфере денежного обращения.

 Порядком ведения кассовых  операций предусмотрены внезапные  ревизии кассы с полным полистным  пересчетом денег и проверкой  других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия. 

 Ревизию кассы проводит  инвентаризационная комиссия, постоянно  действующая или рабочая, назначенная  приказом по предприятию. Члены  комиссии в присутствии кассира  проверяют наличие полистным  пересчетом всех денег, находящихся  в кассе, квитанции на сданные  для хранения ценности, ценные  бумаги, чековые книжки и бланки  строгой отчетности, а также ведение  кассовой книги и порядок хранения  денег. 

 Результаты инвентаризации  оформляют актом. В акте фактические  остатки кассовой наличности  сопоставляют с данными учета,  что дает возможность определить  недостачу или излишек денежных  средств. Акт должен быть оформлен  в день ревизии кассы и подписан  всеми членами инвентаризационной  комиссии.

  Отдельные проверки  кассовых операций и наличия  денежных средств могут производиться:

1) учредителями предприятий,  вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

2) в бюджетных организациях — соответствующими финансовыми органами;

3) органами внутренних дел в пределах своей компетенции — проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях

 Банки, осуществляющие  расчетно-кассовое обслуживание предприятий, ранее до введения в действие Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением правления НБ РБ от 29 марта 2011 г. № 107 контролировали соблюдение предприятиями требований действующих правил ведения кассовых операций и не реже одного раза в год проверяли состояние кассовой дисциплины. С введением в действие вышеназванной Инструкции это обязательство было снято с банков и передано налоговым службам и органам прокуратуры на местах.

 Предложения и рекомендации  по устранению выявленных в  ходе проверок кассовой дисциплины  недостатков, а также причин  и условий, способствующих совершению хищений, обязательны для выполнения всеми предприятиями.

 Ответственность за  соблюдение требований ведения  кассовых операций в филиале «Автобусный парк № 5» возлагается на руководителя субъекта хозяйствования, главного бухгалтера, и кассира. При этом руководитель и главный бухгалтер за грубые нарушения ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 

 

1.2 Значение и  задачи ревизии кассовых операций

 

 

Ревизия денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, для эффективного использования финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

 Кассовые операции  занимают одно из центральных  мест в хозяйственной деятельности  организации. В процессе материально-технического  снабжения, производства и реализации  продукции предприятия вступают  в расчетные взаимоотношения  друг с другом, с бюджетными  и кредитными организациями, внебюджетными  фондами, физическими лицами. Основная  часть расчетных взаимоотношений  происходит через банки в безналичной  форме. В отличие от платежей  наличными, когда деньги непосредственно  передаются плательщиком их получателю, безналичные расчеты осуществляются  большей частью с помощью различных  банковских, кредитных и расчетных  операций, замещающих наличные деньги  в обороте. Применение безналичных расчетов снижает расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных деньгах, способствует концентрации в банках свободных денежных средств предприятий, обеспечивает их более надежную сохранность.

 Меньшая часть расчетных  взаимоотношений осуществляется  в наличной форме. Потребность  в наличных денежных средствах  возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и другие расходы. В кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.

При кажущейся простоте учета  денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, на практике работники допускают грубые нарушения  действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой  оборачивается для предприятия  значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной  и договорной дисциплины, а также  содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов. Поэтому ревизия денежных средств, в том числе и кассовой наличности предприятия, приобретает большое значение.

Целью проверки кассовых операций является подтверждение законности, правильности документального оформления и отражения в учете операций с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте.

Основными задачами ревизии  кассы и кассовых операций являются проверки:

1. обеспечение условий хранения и сохранности наличных денежных средств и других ценностей в кассе и при доставке их из банковского учреждения;
2. соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, выписок чеков и получение по ним денежных средств;
3. своевременности и полноты оприходования полученных наличных денежных средств;
4. соблюдение кассовой дисциплины при производстве кассовых операций;
5. правильности ведения кассовой книги;
6. соблюдение сроков проведения внезапных ревизий кассы.

         Источниками ревизии кассы и кассовых операций являются:

1) бухгалтерская  отчетность - форма № 1 «Бухгалтерский  баланс», форма № 4 «Отчет о  движении денежных средств» (приложение В);

2) статистическая  отчетность – форма 1-ф «Отчет  об использовании денежных средств», форма 11-торг «Отчет об обороте  кассы»;

3) регистры бухгалтерского  учета – Главная книга, журнал-ордер  №1, ведомость № 1 и др.;

4) документы –  кассовая книга, книга кассира  - операциониста, отчеты кассира  с приложенными к ним оправдательными   документами, книга регистрации  приходных и расходных ордеров,  чековая книжка для получения   денежных средств с расчетного  счета в банке, расчетно-платежные  и платежные ведомости на выплату  сумм работникам организации,  материалы инвентаризации кассы,  документы по регистрации кассовых  суммирующих аппаратов и компьютерных  систем и обнулению счетчиков,  договоры на инкассирование и  кассовое обслуживание, лимиты банка  на остаток денежных средств  в кассе и др.

            С целью оценки системы внутреннего контроля проверяемой организации изучают:

-должностные  инструкции кассира;

-договоры о  полной индивидуальной материальной  ответственности;

-право первой  и второй подписи на кассовых  документах;

-перечень лиц,  которым могут выдаваться денежные  средства  в подотчет  и размер  таких сумм;

-наличие постоянно  действующей комиссии по инвентаризации  кассы;

- график инвентаризаций  кассы и др.

         С целью оценки системы организации бухгалтерского учета  изучается учетная политика, в том числе:

-формы первичных  кассовых документов;

-техника ведения   кассовой книги (вручную или  автоматизировано);

-график документооборота;

-рабочий план  счетов;

-применяемые  субсчета и счета аналитического  учета и др.

 

 

1.3 Нормативно-правовое регулирование наличного денежного оборота в Республике Беларусь

 

 

Регулирование деятельности, связанной с оборотом наличных денежных средств и ведением кассовой дисциплины, осуществляется следующими нормативно - правовыми документами:

1. Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в редакции от 25.06.2001 № 42-З, от 17.05.2004 № 278-3) – настоящий Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета материалов;
2. Закон Республики Беларусь от 22 июля 2003г. №226-3 « О валютном регулировании и валютном контроле» (ред. от 14.06.2010г. №132-3). Настоящий Закон устанавливает основы валютного регулирования и валютного контроля в целях обеспечения стабильности платежного баланса и белорусского рубля, экономической безопасности, поддержания устойчивого экономического роста и развития международного сотрудничества Республики Беларусь;
3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2012г. № 77 «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета». Настоящая Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета устанавливает для коммерческих и некоммерческих организаций (кроме банков и иных небанковских финансово-кредитных организаций; организаций, финансируемых из республиканского и/или местных бюджетов на основе бюджетной сметы, имеющих текущий счет в учреждениях банка и ведущих бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета) и индивидуальных предпринимателей единые подходы к применению Типового плана счетов бухгалтерского учета и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета;
4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010г. №38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций», с учетом изменений от 23.03.2011 № 12.