Процесс коммуникации и эффективность управления

Оснащение электронной  техникой позволяет экономить и  накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных  условий характерно использование  электронной техники:

• в конторском деле для замены секретарей-машинисток, делопроизводителей;
• в бухгалтерском деле для составления письменных финансовых документов и т.д.

Во внутрифирменной  системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

1. ЭВМ крупногабаритные и персональные;
2. микропроцессоры;
3. средства телекоммуникаций;
4. электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микро - ЭВМ;
5. средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются для обработки данных и решения  расчетных задач. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ  используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

Важную роль играет также  использование ЭВМ  в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей.

В современных  условиях получило развитие использование  ЭВМ для автоматического печатания  текста с голоса без использования  машинописи.

В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE - система для внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать процесс внедрения новой техники и управленческую деятельность.

При организации  сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационных технологий:

• сбор и регистрация данных непосредственно  в процессе производства в форме единоличного документа и использование центральной ЭВМ для агрегирования данных;
• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Технология  информационной деятельности предполагает:

1. создание системы записей (цифровой и текстовой информации с применением средств компьютерной техники;
2. использование форм как носителей информации;
3. формирование базы данных;
4. создание пакетов прикладных программ.

1) Система ведения  записей разрабатывается на основе  специальных программ, направленных на обеспечение доступа и использование требуемой информации.

К важнейшим  видам записей относятся:

• технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;
• научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и т.д.;
• данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;
• расчеты заработной платы рабочих и служащих;
• тексты контрактов и сопроводительной документации;
• тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;
• данные для разработки планов и показатели самих планов.

2) Использование  форм как носителей информации.

Необходимая информация заносится на определенные формы- носители информации. Каждая форма имеет свой перечень данных.

Различают следующие  виды бланков форм: формы для хранения информации; формы регистрации данных; формы статистической отчетности; формы обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере.

3) Информационные  базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений. Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

4) Создание пакетов  прикладных программ, разработка  стандартных программных средств  фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получила в современных условиях существенное развитие (крупные библиотеки прикладных программ созданы фирмами ИВМ).

 Специализированный  аппарат управления внутрифирменной  системой информации

Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:

1. вычислительный  центр для обслуживания фирмы  в целом;

2. центральную  службу информации;

3. информационную  систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.

Центры хранения записей создаются в крупных  фирмах. В них информация хранится обычно в микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.

Функции и виды деятельности центров хранения записей:

• сбор информации для хранения;
• кодирование, микрофильмирование и закладка информации на хранение;
• проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам;
• хранение и выдача информации.

Центры хранения текстовой информации создаются в крупных фирмах с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для введения в ЭВМ.

Внедрение ЭВМ  в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение  и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.