Удосконалення обліку малоцінних та швидкозношувальних предметів

-на філії «Правдинське»  графік документообігу існує  лише в усній формі,тому необхідно  його затвердити .(додаток В).

В умовах становлення і розвитку ринкової економіки в Україні зростає потреба в удосконаленні бухгалтерського обліку і економічного аналізу господарської діяльності підприємств.

Аналіз використання МШП на підприємстві призводить до висновку про недостатність для контролю за використанням МШП типових форм первинних документів (МШ-1 – МШ-8). Оскільки вартість МШП, переданих в експлуатацію, виключається зі складу активів і відноситься на витрати звітного періоду доцільно здійснювати оперативний кількісний облік таких предметів за місцями їх експлуатації та відповідальними особами протягом терміну їх фактичного використання. Цей термін має бути встановлений спеціально створеною комісією для кожного виду МШП по підприємству в цілому та відображений в наказі про облікову політику на підприємстві.

При цьому є доцільним створення додаткового реєстру оперативного (кількісного) обліку руху малоцінних і швидкозношуваних предметів, які знаходяться в експлуатації. Цей реєстр повинен включати за кожним видом МШП наступну інформацію:

1) про надходження на  підприємство (найменування МШП, дата  і джерело надходження, кількість, первинна вартість, реквізити первинного  документа, що підтверджує факт  надходження МШП);

2) про передачу в експлуатацію (дата передачі, місце експлуатації, відповідальна особа, реквізити  первинного документа, що підтверджує  факт передачі МШП в експлуатацію);

3) про припинення експлуатації (дата вибуття МШП з експлуатації, причина вибуття, реквізити первинного  документа, що підтверджує факт  вибуття МШП з експлуатації);

4) про вибуття з підприємства (дата вибуття, кількість, причини  вибуття, реквізити первинного документа, що підтверджує факт вибуття  МШП);

5) про наявність МШП  на підприємстві (у тому числі  – в експлуатації).

Включення або виключення МШП з реєстру оперативного обліку може здійснюватися тільки на підставі первинних документів, що підтверджують надходження МШП або, відповідно, на підставі акта їх списання. Аналогічно мають бути підтверджені первинними документами видача МШП зі складу та їх повернення на склад підприємства.

Запропонований реєстр дозволить більш точно визначати собівартість продукції, виготовленої з їх використанням, та, відповідно, підвищить якість інформаційного забезпечення системи управління прибутком на підприємстві.

5.3. Організація  обліку малоцінних та швидкозношувальних  предметів при автоматизованій  формі обліку

     Точність і оперативність  надання економічної інформації  є вирішальними факторами успішного  розвитку підприємства та економіки  країни в цілому. Вирішальне значення  при вирішенні цього завдання  належить автоматизації обліку, яка значно розширює його можливості. Завдання автоматизації – це  підвищення якості роботи бухгалтерів  і бухгалтерії в цілому. Комп’ютер  – це лише інструмент, який  дозволяє максимально повно використовувати  кваліфікацію спеціаліста та  спрощувати щоденну рутинну роботу  бухгалтера.

Застосування автоматизованих систем дасть змогу посилити функцію контролю правильності, законності, а іноді економічної доцільності бухгалтерських операцій, не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів.При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів.  
Також, автоматизований облік може відкрити перед службовцями досліджуваного підприємства широкі можливості щодо оперативності та якості складання різноманітної звітності, на основі наведених даних. При комп’ютерному способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу. Фактично кожен звіт у комп’ютерній бухгалтерії – це форма плюс певний алгоритм отримання звітних даних.Відповідно облікову систему можна налагодити на отримання не тільки різного роду бухгалтерських звітів, а й різних довідок, корисних для поточного управління підприємством.

Для уникнення всіх недоліків та проблем ведення бухгалтерського обліку на ми пропонуємо філії «Правдинське» перейти з журнально- ордерної форми обліку на автоматизовану на основі програми «1С:Бухгалтерія 8»

 

Збільшення обсягу економічної інформації, зростання вимог до обліку, розвиток інформаційних технологій потребує удосконалення методологічних засад бухгалтерського обліку. Поліпшенню якості економічної інформації та управління сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності і планування.

В обліковому процесі застосовувались різні типи обчислювальної техніки та форми її використання. На сучасному етапі дедалі більше використовують ПЕОМ. Це забезпечує високий рівень організації праці бухгалтерів; підвищує оперативність, точність та аналітичність облікової інформації; сприяє прискоренню документообороту та складання звітності.

Використання комп’ютерів для ведення обліку принципово змінило технологію обробки облікової інформації. Суть автоматизованої форми обліку полягає в тому, що ЕОМ використовують не тільки для опрацювання, а й для збирання облікової інформації, що дає змогу автоматизувати весь процес бухгалтерського обліку. Інформація, введена в  ЕОМ за встановленою програмою, автоматично обробляється, а її результати видаються у вигляді машинограм (або відеограм).

Запровадження автоматизованої форми обліку потребує значної підготовчої роботи: створення (придбання) програмного забезпечення; розробки робочого кодифікатора облікових номенклатур; навчання облікових працівників; уточнення графіку документообороту; введення залишків за попередній період; створення довідників нормативно-довідкової інформації та ін.

Одним із шляхів вирішення інформаційних проблем на підприємствах є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) спеціалістів, в тому числі бухгалтера, в автоматизованій системі управління (АСУ).

Схема автоматизованої форми обліку представлена на рис.5.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1.1 Схема автоматизованої форми обліку.

Система автоматизації повинна вирішувати швидко та точно усі поставлені перед нею задачі. Вона повинна бути універсальною і гнучкою, щоб її можна було швидко і ефективно адаптувати під будь-які зміни в веденні обліку. Автоматизація обліку потрібна, перш за все, бухгалтерам для ефективного виконання своїх функцій. Введення комп’ютерної техніки не передбачає суттєвих змін в принципи ведення бухгалтерського обліку, однак удосконалюється техніка збору і обробки інформації. При цьому з’являються додаткові можливості контролю. Далі в таблиці наведемо основні переваги автоматизованої обробки інформації.

Таблиця 5.2

Переваги автоматизованої обробки облікової інформації

Елемент бухгалтерської технології	Спосіб обробки облікової інформації		Переваги автоматизації обліку
	паперовий	автоматизований
1. Первинне документування а) тип  носія первинної інформації	Паперовий носій	Електронний носій	Легкий, швидкий і чітко розмежований доступ до інформації для будь-якого працівника підприємства
б) проектування та розробка форм первинної документації	Використання готових бланків документів	Створення форм первинних документів	Можливість створення форм первинних документів в відповідності зі специфікою підприємства
в) встановлення порядку ведення записів в первинних документах	Розробка інструкцій по заповненню первинних документів	Заповнення документів відбувається автоматично	Автоматичний розрахунок ряду реквізитів, контроль за правильністю їх ведення
г) виписка первинних документів	Виписка документів вручну	Створення електронних документів	Швидкий доступ до первинної документації за будь-який проміжок часу
2. Інвентаризація	Перерахування вручну	Використання технічних засобів	Оперативність, зменшення кількості помилок при проведенні інвентаризації
3. Оцінка активів	Використання найменш трудоємкого методу	Вибір оптимального методу	Можливість використання різних способів оцінки для різних активів
4. Калькуляція	Обмежена номенклатура статей витрат	Будівництво багаторівневих розрізів статей витрат	Збільшення кількості інформації, отриманої з бух обліку
5. План рахунків і аналітичний  облік	Ієрархічна структура субрахунків, обмежена номенклатура аналітичних рахунків	Використання декількох планів рахунків, багаторівневих ієрархічних аналітичних рахунків	Збільшення кількості інформації, отриманої з бух обліку
6. Звітність	Заповнення і розрахунок показників вручну	Створення звітності в електронному вигляді	Точність, підвищена швидкість складання і здачі звітів, скорочення кількості помилок

 

Таким чином, як видно з таблиці, автоматизований спосіб обробки облікової інформації дозволяє створювати, обробляти, передавати, отримувати, зберігати, використовувати і знищувати електронні документи, значно скорочуючи затрати часу на проведення інвентаризації, дає змогу вести ефективний облік витрат по центрам відповідальності. Крім того, найбільша кількість помилок в обліку паперовою технологією виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру в інший, а також при складанні різноманітних довідок та звітів. Використання автоматизованого обліку дає можливість повністю позбавитися такого роду помилок, так як при автоматизованому обліку, як правило, ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилок при перенесенні між регістрами обліку дорівнює нулю.

Використання засобів автоматизації дає можливість за декілька хвилин підготувати деталізовані бухгалтерські дані. В Україні використовується велика кількість   програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярним з яких являється на сьогоднішній день «1С: Бухгалтерія».

Дана програма має ряд суттєвих переваг, які роблять даний програмний продукт найбільш привабливим і для більшості підприємців, дрібних, середніх і  великих підприємств. «1С: Бухгалтерія 8» володіє наступними функціональними можливостями:

        1. Бухгалтерський  і податковий облік реалізований  відповідно до чинного законодавства  на підставі плану рахунків  бухгалтерського обліку.

        2. Реєстрація  кожного запису господарської  операції як по рахунках бухгалтерського  обліку, так і по необхідних  напрямках аналітичного обліку, кількісного і валютного обліку. Можливість самостійно управляти  методикою обліку в рамках  настройки облікової політики, створювати  нові субрахунки і розділи  аналітичного обліку.

        3. Забезпечення  вирішення всіх завдань, що стоять  перед бухгалтерською службою  підприємства, якщо бухгалтерська  служба повністю відповідає за  облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажу т. д. Крім того, інформацію про окремі види  діяльності, торгових і виробничих  операціях можуть вводити співробітники  суміжних служб підприємства, не  являються бухгалтерами. В подальшому  випадку за бухгалтерською службою  залишається методичне керівництво  і контроль параметрів інформаційної  бази, що забезпечує автоматичні  відображення документів у бухгалтерському  та податковому обліку. Поряд  з цим дане прикладне рішення  можна використовувати для ведення  лише бухгалтерського та податкового  обліку, а 

завдання автоматизації інших служб, наприклад, відділу продажів, вирішувати спеціалізованими конфігураціями або іншими системами.

        4. Можливість  автоматизованого обліку операцій  надходження і реалізації товарів  і послуг. Для роздрібної торгівлі  підтримуються технології роботи  як з автоматизованими, так і  з неавтоматизованими торговими  точками. Автоматизований облік  комісійної торгівлі як відносно  товарів, взятих на комісію, так  і переданих для подальшої  реалізації.

        5. Використання  автоматизованого розрахунку з  контрагентами і підзвітними  особами як в гривнях та  іноземній валюті, так і уловних  одиницях.

        6. Автоматизовані  всі основні операції по обліку  основних засобів: надходження, ухвалення  до обліку, нарахування амортизації, модернізація, передача, списання, інвентаризація.

        7. Автоматизований  розрахунок собівартості продукції  і послуг, що випускаються основним  і допоміжним виробництвом.

              8. Автоматизований розрахунок заробітної  плати, взаєморозрахунки з працівниками  підприємства аж до виплати  заробітної плати через касу, перерахування зарплати на особовий  рахунки співробітників у банку  і депонування.

        9. «1С: Бухгалтерія 8» надає можливість  ведення бухгалтерського і податкового  обліку декількох організацій  в загальній інформаційній базі, причому в ролі окремих організацій  можуть виступати індивідуальні  підприємці. Це дуже зручно в  ситуації, коли господарська діяльність  цих організацій тісно зв’язана  між собою: в поточній роботі  можна використовувати загальні  списки товарів, контрагентів, працівників, складів і т. д., а регламентовану  звітність формувати окремо. Завдяки  можливості обліку діяльності  декількох організацій зведеній  інформаційній базі, «1С: Бухгалтерія 8» може використовуватися як  поза великих організаціях, так  і в холдингах зі складною  організаційною структурою.

Таким чином, автоматизація обліку необхідна для динамічно розвивається підприємства як елемент оцінки діяльності, що дозволяє приймати правильні рішення. Автоматизація обліку дозволяє отримати об’єктивну оцінку стану обліку, істотним чином скорочує час і виключає помилки при формуванні звітності на різних рівнях її надання, прискорює документообіг. Бухгалтерський облік в компанії повинен бути поставлений на професійну основу, а можливість появи помилок у цій роботі зведена до мінімуму. Ефективним вирішенням цієї задачі стане автоматизація бухгалтерського обліку, установка програмного забезпечення «1C: Бухгалтерія 8», адаптованого відповідність до задач, які розв’язуються на конкретному підприємстві.