Организация управления на предприятии

ОАО «Трест 14»

 

5. АНАЛИЗ ВЫПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ ПРАВЛЕНЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ

1. ФУНКЦИЯ «ПЛАНИРОВАНИЕ»

Планирование – это решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать сотрудники, чтобы достичь этих целей.

Пример анализа выполнения данной функции в производственно техническом отделе можно кратко представить в виде таблицы 5.1.1.

Анализ выполнения функции «Планирование» в отделе Снабжения ОАО «Трест 14»

Таблица 5.1.1.

Деятельность отдела	Подход к планированию	Виды планов
		По образцу действия	По срокам
1	2	3	4
Приём и обработка заявок на материалы и технику	Оптимизационный	Планы для повторяющихся действий	Оперативный
Логистика	Адаптационный	Планы для повторяющихся действий	Оперативный
Мониторинг цен	Адаптационный	Планы для повторяющихся действий	Оперативный

 

Вывод: в отделе Снабжения функция «Планирование» происходит в зависимости от поставленных целей. Подход к планированию имеет большое значение. От него зависит, насколько правильно и оптимально будет построен план действий по выполнению конкретной задачи.

 

 

6. ФУНКЦИЯ «ОРГАНИЗАЦИЯ»

Механизмом включения в процесс управления работников, находящихся на различных уровнях структуры, является делегирование полномочий. Основное требование эффективного делегирования – это соответствие полномочий решаемым задачам.

Делегирование – (тот, кто передает) не только перераспределяет функции, но и передает решение менее значимых проблем, необходимые для этого полномочия и сопряженную с ними ответственность, при этом сохраняя за собой контроль и общее руководство.

Осуществление функции «Организация» тесно связано с делегированием полномочий. Пример анализа процесса делегирования полномочий в отделе Снабжения можно кратко представить в виде таблицы 5.2.1.

Анализ процесса делегирования полномочий в отделе снабжения

Таблица 5.2.1.

Деятельность отдела	Делегатор	Вид делегирования полномочий	Получатель	Причины делегирования
1	2	3	4	5
Приём и обработка заявок на материалы и технику	Начальник отдела Снабжения	Линейные	Главный менеджер по Снабжению	Разгрузка Начальник отдела Снабжения от рутинной работы
Логистика	Начальник отдела Снабжения	Линейные	Главный менеджер по Снабжению	Разгрузка Начальник отдела Снабжения от рутинной работы
Мониторинг цен	Начальник отдела Снабжения	Линейные	Главный менеджер по Снабжению	Разгрузка Начальник отдела Снабжения от рутинной работы

Вывод: В отделе снабжения делегирование полномочий происходит только от руководителя к подчиненному по линейному принципу. Цепочка состоит всего из двух звеньев – обмен информацией происходит оперативно и точно. Делегирование помогает руководителю разгрузить себя от рутины.

5.3. ФУНКЦИЯ «МОТИВАЦИЯ»

Мотивация – это процесс побуждения других и себя к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

До того, как слово мотивация вошло в лексикон руководителя, было хорошо известно, что можно намерено воздействовать на людей для успешного выполнения задач организации.

Пример анализа выполнения данной функции в отделе розничных продаж можно кратко посмотреть в виде таблицы 5.3.1.

Анализ выполнения функции «Мотивация» в отделе Снабжения

Таблица 5.3.1.

Содержательные теории мотивации
Теория мотивации	Основной центр внимания	Способы побуждения работников
1	2	3
Теория ERG К. Альдерфера	Потребности существования (безопасности + физиологические)	Компания предоставляет работникам социальные гарантии: больничный лист, отпуск, декретные и т.п., а так же работники получают материальное вознаграждение за свой труд, который позволяет удовлетворить свои физические потребности
	Потребности связи (принадлежность и причастность + признание и самоутверждение)	Компания проводит различные корпоративные мероприятия для того, чтобы сотрудники могли почувствовать свою принадлежность и причастность к коллективу и воспринимали себя как важная и необходимая часть одного большого коллектива. Заслуги работников компании всегда признаются, оцениваются и вознаграждаются.
	Потребности роста (самовыражение + признание и самоутверждение)	Сотрудникамвсегда предоставляется возможность для проявления инициативы, развития своих способностей в рамках служебных обязанностей, а иногда и вне их.
Процессуальные теории мотивации
Теория постановки целей (Эдвин Лок)	Поведение человека определяется целями, которые он ставит перед собой и ради достижения которых совершает определенные действия.	В организации используется четкая постановка цели, которая требует оперативного решения. Цели долгосрочные ставятся с некой долей неопределенности и вызова, оставляющие простор для творческого труда.

Вывод:есть масса теорий мотивации и каждая из них говорит о том, что нужно оказывать большое внимание потребностям своих сотрудников, т.к. от этого зависит эффективность их работы и в целом всего предприятия.

Стимулирование работников для обеспечения высокой результативности их труда является одной из важнейших задач любой организации. 

При отсутствии нормальных условий труда, без своевременной выплаты заработной платы всякая организация становится неконкурентоспособной. 

5.4  ФУНКЦИЯ «КОНТРОЛЬ»

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Руководитель начинают осуществлять функцию контроля с момента постановки целей и задач, при создании организации. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность людей будет уже невозможно, поэтому контроль необходим.

Пример анализа выполнения данной функции в отделе Снабжения можно кратко представить в виде таблицы 5.4.1. 

Анализ выполнения функции «Контроль» в отделе Снабжения

Таблица 5.4.1.

Деятельность отдела	Предварительный контроль		Текущий контроль		Заключительный контроль
	Кто осуществляет	Каким образом осуществляет	Кто осуществляет	Каким образом осуществляет	Кто осуществляет	Каким образом осуществляет
1	2	3	4	5	6	7
Приём и обработка заявок на материалы и технику	Начальник отдела Снабжения	Получение от заместителя обратной связи по поводу знаний об Приём и обработка заявок на материалы и технику	Начальник отдела Снабжения	Проверка правильности Приём и обработка заявок на материалы и технику	Начальник отдела Снабжения	Анализ отчета по разработке тех.мероприятий
Логистика	Начальник отдела Снабжения	Проверка знаний заместителя о Логистике	Начальник отдела Снабжения	Проверка промежуточного отчета Логистике	Начальник отдела Снабжения	Проверка отчета о ведению по капитальному строительству
Мониторинг цен	Начальник отдела Снабжения	Анализ отчетов по Мониторингу цен	Начальник отдела Снабжения	Проверка отчета по Мониторингу цен	Начальник отдела Снабжения	Анализ отчета по экономичности, надежности работы оборудования

 

Вывод: Контроль является необходимым условием для качественного выполнения поставленных задач руководителем подчиненному. Контроль необходимо осуществлять аккуратно, чтоб не вызывать негативных эмоций у контролируемого. 

6АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СВЯЗУЮЩИХ ПРОЦЕССОВ В УПРАВЛЕНИИ

1. СВЯЗУЮЩИЙ ПРОЦЕСС «КОММУНИКАЦИИ»

Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Согласно исследованиям, руководитель от 50% до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становиться понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, использую различные виды коммуникаций.

Процесс обмена информацией между двумя или более людьми называется коммуникационным процессом. Основная цель которого, заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Пример анализа выполнения данной функции в отделе Снабжения можно кратко представить в виде таблиц 6.1.1. и 6.1.2.

 

 

 

 

 

 

Анализ выполнения функции «Коммуникации» в отделе Снабжения

Таблица 6.1.1.

Коммуникационный процесс
Деятельность отдела	Отправитель	Сообщение	Информационный канал	Получатель
1	2	3	4	5
Приём и обработка заявок на материалы и технику	Главный менеджер по Снабжению	Отчет о результатах Приём и обработка заявок на материалы и технику	Электронная почта, устный доклад	Начальник отдела Снабжения
Логистика	Главный менеджер по Снабжению	Отчет по анализу Логистика	Электронная почта, устный доклад	Начальник отдела Снабжения
Мониторинг цен	Главный менеджер по Снабжению	Отчет об анализе Мониторинг цен	Устный доклад, электронная почта	Начальник отдела Снабжения

 

Анализ помех на пути движения информации в отделе Снабжения

Таблица 6.1.2.

Деятельность отдела	Помехи на пути движения информации	Способы преодоления помех
1	2	3
Приём и обработка заявок на материалы и технику	Большой объем информации	Использование понятных значений используемых слов, налаживание обратной связи
Логистика	Семантические барьеры	Доведение информации в разных видах (устном, электронном, печатном видах)
Мониторинг цен	Барьер искажения сообщения вследствие фильтрации	Доведение полной информации в устной форме

 

Вывод: Мне кажется, что вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

Функция коммуникации также важна для руководителя, как и функции планирования, организации, мотивации, контроля. И я считаю, что менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.

 

2. СВЯЗУЮЩИЙ ПРОЦЕСС «ПРИНИРИЯ РЕШЕНИЙ»

Управленческие решения могут сильно влиять на жизнь многих людей, на каждого из тех, кто работает с принявшим решением руководителем и кто в целом работает в организации. Ответственность за принятие важных организационных решений – тяжелое морально бремя, что ярко проявляется на высших уровнях управления. Принятие решений отражается на всех аспектах управления.

Принятие решений – это часть каждодневной работы управляющего.

Организационное решение – это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

Цель организационного решения – обеспечить движение к поставленным перед организацией задачам. Поэтому наиболее эффективным организационным решением является выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.

Пример анализа выполнения данной функции в отделе розничных продаж можно кратко представить в виде таблицы 6.2.1.