Система автоматизации гостиничного предприятия

Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые легко добавляются  в конфигурацию для конкретной гостиницы.

Встроенный модуль настроек позволяет  сделать систему универсальной, удовлетворив пожелания различных  отелей, как по размеру, так и форме  собственности.

Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так и крупного 5-звездочного  комплекса.

Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.

Модуль Интернет бронирования позволит бронировать номера в Вашем отеле, как физическими лицами, так и  организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.

Мощный инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко  превратить данные о работе отеля  в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей.

Контроль, за работой отеля или  комплекса отелей, может осуществляться из любой точки мира.

Возможности системы:

Работа в режиме реального времени.

• Результаты работы каждой службы или  автоматических подсистем сразу  же доступны во всех других службах. Технологические  процессы (например, ночной аудит и  ежесуточное резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов в работе отеля  и надзора со стороны персонала.

• Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован  таким образом, чтобы занимал  по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия  для гостей.

• Передача данных во внешнюю бухгалтерскую  систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным  картам) происходит автоматически

Система полностью адаптирована под  законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.

Персонификация и контроль пользования.

• Система позволяет контролировать и анализировать работу персонала

Различные языковые среды отчетности и многовалютность.

 

2.5 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI HOTEL

 

Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

В информационной системе гостиницы  система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Особое внимание следует уделить  такой особенности программы, как  гибкость настроек и применимость к  условиям гостиниц любых типов и  размеров.

Структура комплекса

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

 

 

Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса  автоматизации гостиниц «KEI-Hotel»

 

1. Служба размещения

Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без  необходимости оформления множества  бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.

Данный модуль обладает следующими возможностями:

• Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования
• Размещение гостей по брони
• Поиск гостя по истории проживания
• Обработка групп, включая транзитные группы
• Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.
• Контроль начислений за предоставленные услуги.
• Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения
• Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.
• Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана
• Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)
• Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя
• Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)
• Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя
• Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами
• Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты
• Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.
• Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок
• Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям
• Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.

Все операции с гостями выполняются  через единую форму - карту гостя.

Карта гостя предназначена для  хранения информации о госте и  выполнения следующих операций:

• Размещение гостя
• Поиск гостя в базе постоянных клиентов
• Изменение личных данных
• Изменение сроков проживания
• Перемещение из номера в номер
• Выполнение операций с электронным ключом
• Управление доступом гостя в номер
• Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
• Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые  когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно  иметь дело. Кроме того, эта функция  значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как  есть возможность автоматического  переноса данных о госте во вновь  создаваемую заявку.

2. Модуль Службы бронирования

В системе полностью автоматизирован  процесс бронирования номеров и  анализа предстоящей загрузки гостиницы  по различным категориям и критериям  оценки.

Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

• Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)
• Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени
• Квотирование номерного фонда
• Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации
• Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную
• Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров
• Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время
• Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.
• Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда
• Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.
• Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета
• Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования
• Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.
• Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям
• Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.

3. Расчетный центр

Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар  и т.д., на лицевой счет гостя будут  автоматически добавляться оказанные  услуги, согласно описанных в системе  тарифов.

Модуль обладает удобными опциями:

• Ведение расчетов в нескольких валютах
• Ведение истории курсов валют
• Детализация и объединение счета
• Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)
• Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой
• Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.
• Автоматическое закрытие дня, месяца, периода
• Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно  обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.

4. Доступ в номерной  фонд и управление номерами.

Принципиально новым решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.

В зависимости от пожелания заказчика  система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование  идентификаторов Dallas, которые применяется  в качестве ключа от домофона.

Существует ряд функционально  законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах  разного уровня:

• контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
• электронные замки серии KEI-S450Nх;
• интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
• устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT

Следует отметить, что система позволяет  гибко сочетать комбинации этих устройств  исходя из возможностей и запросов гостиницы.

Дополнительные возможности:

Система имеет возможность изменения  функций без замены оборудования методом изменения программы  контроллеров с центрального сервера  системы управления гостиницей по запросу  администрации гостиницы на изменение  сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

• автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
• дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
• управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
• извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
• получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
• формировать резервные карты для нештатных ситуаций

При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе  управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных  услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.

Уборка номера:

Система отслеживает ситуацию "гость  выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после  их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После  завершения уборки, горничная при  открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает  портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и  готов к заселению.