Організація роботи туристичної фірми

Турпосередник (часто вживають синонім "турбюро") — збірне поняття, яке охоплює усі підприємства та заклади, котрі у своїй основній та додатковій діяльності є посередниками. Поняття турбюро стосується лише тих підприємств, основна діяльність яких полягає в посередництві при наданні туристичних послуг. Вони відіграють основну роль у туристичній галузі.

У жодній іншій галузі посередницькій діяльності не приділяється такої уваги, як у туризмі. Це пояснюється великою територіальною віддаленістю між виробником і споживачем послуг (між готелем і відпочиваючим), браком знань про ринок (споживач рідко ознайомлений з пропозицією країни, в якій від не був жодного разу), необхідністю попереднього бронювання при обмежених потужностях виробника послуг. Подорожі за кордон, у малознайомі місця, бронюються майже завжди через декілька проміжних структур. Якщо турист бронює через швейцарське бюро індивідуальний номер у готелі, то турбюро при цьому купує послуги у швейцарського міжнародного туроператора, який у свою чергу купує послуги за кордоном. У країні призначення оператор, який займається в'їзним туризмом, купує послуги у місцевих виробників і продає їх міжнародному оператору з країни, звідки очікуються клієнти. Оператор виїзного туризму стежить також за організацією подорожі на місці (замовлення, інкасо, виконання тощо), тобто посередник виконує для виробників і споживачів важливі управлінські функції. До турпосередників часто звертаються у разі бажання здійснити комплексну подорож, оскільки вони є зв'язуючою ланкою між туристом і виробником послуг. Діяльність турпосередників характеризується такими ознаками як асортимент, правовий та економічний статус і величина підприємства.

Туристичне підприємство слід розуміти як організаційно-господарську одиницю, яка шляхом об'єднання необхідних виробничих засобів (праці, капіталу, землі тощо) здійснює підготовку, виконання та надання послуг туристам, використовуючи весь арсенал наявних методів управління. Туристичні підприємства, створюючи, надаючи та пропонуючи свої послуги, задовольняють туристичні потреби, здійснюючи відповідну виробничо-обслуговуючу діяльність.

2.1 Основні етапи створення туристичного підприємства

Закон "Про підприємства в Україні" регламентує діяльність різних видів підприємств, визначає види та організаційні форми, правила діяльності, створює однакові правові умови незалежно від форми власності й системи господарювання, забезпечує самостійність підприємств, фіксує їхні права та відповідальність, регулює відносини з іншими суб'єктами господарювання і державою.

Процедура створення туристичного підприємства як юридичної особи  передбачає багато етапів, при цьому  необхідно зауважити, що останнім часом  створення і реєстрація має тенденцію  до спрощення.

Найважливішими елементами створення  туристичного підприємства є:

- вибір організаційно-правової форми;

- протокол намірів учасників (засновників);

- розробка проектів установчих документів;

- проведення установчих зборів;

- підготовка установчих документів для реєстрації;

- правова реєстрація підприємства;

- постановка на облік та реєстрація в податкових, статистичних органах, пенсійному фонді, фонді соціального страхування та інших установах.

Наступні організаційні процедури, пов'язані з відкриттям рахунків у банківських установах, виготовлення печатки, штампу, фірмових бланків.

Розглянемо основні етапи створення  туристичного підприємства. Вибір організаційно-правової форми господарського товариства проводиться учасниками (засновниками) у відповідності із законодавством України.

Найбільш гнучкою формою для  малого туристичного бізнесу є товариство з обмеженою відповідальністю (ТзОВ). Воно може бути засноване однією або  декількома особами, а статутний  фонд такого товариства поділений на частини, розмір яких визначається засновницькими документами. При цьому учасники товариства не відповідають по його зобов'язаннях, а несуть відповідальність, пов'язану з діяльністю товариства в межах їхніх внесків.

Іншою організаційно-правовою формою туристичного бізнесу є товариство з повною відповідальністю, в якому  всі учасники несуть солідарну відповідальність за зобов'язання підприємства всім своїм  майном. Туристичний бізнес на основі значних початкових інвестицій доцільно реалізовувати у формі акціонерного товариства. Головним атрибутом такого товариства служить акція - цінний папір без встановленого терміну обігу, який свідчить про пайову участь у статутному фонді товариства, підтверджує членство в ньому і право на участь в управлінні ним. Акціонерні товариства бувають двох видів: відкритого типу, акції якого розповсюджуються через відкриту передплату та купівлю-продаж на фондових біржах, і закритого типу, акції якого можуть поширюватися лише між його засновниками.

Акціонерна форма господарювання має істотні переваги; фінансові - створює механізм оперативної мобілізації  великих за розміром інвестицій і  регулярного одержання доходу у  формі дивідендів на акції; економічні ~ акціонерний капітал сприяє встановленню гнучкої системи виробничо-господарських  зв'язків, опосередкованих перехресним  або ланцюговим володінням акціями; соціальні - акціонування є важливою формою перетворення найманих працівників  на власників певної частки майна  підприємства.

Для більш чіткого визначення мети і завдань створюваного підприємства, погодження організаційно-правової форми, розміру статутного капіталу, розподілу  доручень між учасниками, вирішення  інших організаційних питань доцільно оформити протокол намірів. Він не входить в число обов'язкових засновницьких документів і формально особи, які його підписали, не несуть відповідальності за невиконання взятих зобов'язань. Тим не менш, цей протокол є основою установчого договору і єдиним документом, який об'єднує засновників до моменту реєстрації.

Важливим етапом створення туристичного підприємства є розробка проектів установчих документів у відповідності з обраною організаційно-правовою формою. Так, для товариства з обмеженою відповідальністю засновницькими документами є:

- установчий договір, підписаний його засновниками (учасниками);

- статут, прийнятий загальними  зборами засновників.

Якщо засновником товариства є  одна особа - установчий договір не укладається.

В статуті товариства з обмеженою  відповідальністю необхідно записати наступні дані:

- повна назва товариства, юридична  адреса;

- засновники (учасники) товариства;

- на який термін створене товариство;

- мета і предмет діяльності товариства;

- правовий статус товариства;

- майно, статутний капітал, розподіл часток;

- перелік майна, яке вноситься засновниками в статутний фонд, та його оцінка;

- порядок розподілу прибутку  і покриття збитків, створення фондів;

- права і обов'язки засновників;

- органи управління товариством;

- порядок зміни складу засновників;

- трудові відносини з працівниками товариства;

- облік і звітність;

- ревізійна комісія і аудит;

- припинення діяльності та реорганізація товариства;

- порядок внесення змін до статуту.

Установчими документами акціонерного товариства є статут, в який додатково  до вищесказаного заносять порядок  розподілу статутного капіталу на акції, їх номінал, види та ін. Крім цього, додатково вводяться розділи "Права і обов'язки акціонерів", "Дивіденди", "Порядок ведення реєстру акцій".

Наступний етап - проведення установчих зборів. Підготовка зборів проводиться ініціативною групою в порядку виконання рішень протоколу намірів. Погоджений із засновниками порядок денний офіційно вручається всім учасникам не менше ніж за два тижні до початку зборів. У зборах мають право взяти участь всі засновники або їх довірені особи.

У порядок денний вносяться такі основні питання:

- про створення підприємства;

- обговорення статуту та установчого договору;

- вибори органів управління  та затвердження виконавчих органів;

- затвердження аудиту та ревізійних органів;

- інші питання (обговорення  бізнес-плану, рекламної компанії).

Важливими етапами діяльності туристичного підприємства є:

- планування виробництва  туристичних послуг і контроль  за якістю туристичного продукту;

- визначення способу (технології) реалізації туристичного продукту. Це може бути самостійна реалізація  або через інші фірми, комісійний  продаж через посередників або  створення розгалуженої дилерської  мережі;

- способи стимулювання продажів. Сюди належать ярмарки, виставки, конкурси, аукціони, туристичні лотереї,  надання сезонних пільг, пільг для постійних клієнтів, дітей, рекламні тури та ін;

- підбір та управління персоналом туристичного підприємства. Це розрахунок необхідної кількості працівників, формування штатного розкладу, розробка посадових інструкцій, форми оплати праці, регламенту роботи підприємства та ін. 

Спрощена модель функціонування туристичного підприємства показана на рисунку 1.

Основні умови функціонування підприємства

 

Стартовий капітал

Наявність рекреаційних ресурсів

Технологічне та методичне забезпечення

Кадрове забезпечення

 

 

Отже, економічна діяльність - це організована робота туристичного підприємства, під час якої використовується капітал, рекреаційні ресурси, засоби виробництва та робоча сила для виробництва і реалізації туристичного продукту.

Говорячи про туристичне підприємство, маються на увазі ті фірми, основною діяльністю яких є надання туристичних  послуг, а всі інші види діяльності - супутні, побічні. Але не будь-яке такс підприємство чи організацію можна назвати туристичною фірмою, оскільки вони можуть діяти як на комерційній, так і не на комерційній основі. Комерційне туристичне підприємство має головною метою своєї діяльності отримання прибутку за рахунок надання різних видів туристичних послуг.

2.2 Організаційні структури управління туристичним підприємством

Ефективність управління діяльністю залежить від того, наскільки правильно  сформовано організаційну структуру  управління та наскільки вона відповідає меті діяльності організації. Організаційна  структура — це впорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, з стійкими відносинами, що забезпечують їх функціонування та розвиток як цілого. Можна сказати, що структура управління — це не що інше, як оптимальний розподіл роботи, прав і відповідальності, порядку  і форм взаємодії між членами  колективу організації.

Метою організаційної структури управління є забезпечення стійкого розвитку соціально-економічної  системи через формування, збереження і вдосконалення способів взаємозв'язку та взаємодії системи із зовнішнім  середовищем і внутрішньої взаємодії  елементів системи.

Структура туристичного підприємства:

— забезпечує координацію усіх функцій  менеджменту;

     — встановлює повноваження та відповідальність керівників усіх рівнів;

     — багато в чому визначає стиль менеджменту, організаційну культуру й ефективність праці співробітників та підприємства в цілому.

Складниками організаційних структур є:

— елементи організаційних структур управління — служби або органи апарату управління, а також окремі працівники цих служб (органів);

     — організаційні відносини — відношення (зв'язки) між підрозділами організації, рівнями її управління, персоналом, завдяки яким реалізуються функції управління;

     — рівні управління — сукупність прав, обов'язків і відповідальності, характерна для посадових осіб, що займають певне місце в ієрархічній структурі організації.

Отже, елементами структури управління є окремі співробітники, служби, ланки  апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки  зв'язкам, які поділяються на горизонтальні  та вертикальні. Горизонтальні зв'язки мають однорівневий і узгоджувальний характер. Вертикальні зв'язки —  це зв'язки підпорядкування, необхідність у яких виникає у випадку ієрархічності  управління.

Залежно від способу здійснення і виду зв'язків теорія і практика менеджменту визначає два типи організаційних структур управління: ієрархічний (механістична модель) і органічний (органічна модель).

Ієрархічна структура передбачає: ієрархічність управління, при якій нижчий рівень підпорядковується і  контролюється вищим; наявність  формальних правил та норм при виконанні  менеджерами своїх завдань та обов'язків; дух формальної безособовості, з яким офіційні особи виконують  свої обов'язки; прийом на роботу згідно з кваліфікаційними вимогами до цієї посади.

Органічна структура управління характеризується індивідуальною відповідальністю кожного працівника за загальний результат. Такі структури мають здатність легко змінювати форму для вирішення складних проектів і пристосовуватися до нових умов. У більшості випадків органічні структури створюються тимчасово для реалізації конкретних проектів, програм або вирішення проблем.

Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться  між собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і  розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються  завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає  при ієрархічності управління, тобто, за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто, особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям управління.