Теоретические основы использования рабочего времени

3.2.3. Принцип Эйзенхауэра

Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять  решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются  по таким критериям, как срочность  и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи. Попытка отложить такие дела на потом создаст ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Важные, но не срочные задачи. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Не срочные и не важные задачи. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

3.3. Планирование  времени

1. «Съесть лягушку»

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением  может служить то, что это самое  плохое, что может случиться с  Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку  с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное  напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

2. Слово «нет»  экономит много времени

Самое главное слово  для организации собственного времени  — это вежливое «нет». Учитесь  отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных  Вами приоритетов. Будьте тактичны и  отказывайте так, чтобы человек  понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и  свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных  листовок и газет).

Составьте рейтинг  таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого  делать», и заносите туда те дела, которые  не приносят Вам никакой пользы и  не приближают Вас к цели.

3. Вопросы эффективности

Всегда задавайтесь  вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти  вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

4. Пользуйтесь мусорной  корзиной

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных  людей на столе царит дикий  хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для  мусора — один из самых эффективных  инструментов управления временем.

5. Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что  могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед  Вами задачи, Вы всегда увидите, что  Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите  за тем, чтобы в Вашей жизни  сохранялось равновесие. Работая  до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет  свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А  это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы  быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип  равновесия: важно количество времени  дома и качество времени на работе.

На первом месте  всегда должны быть Вы и главные  люди Вашей жизни, — ради этого  и стоит работать над собственной  эффективностью.