Формальная и неформальная организации

     3.1. Ролевой аспект формальных и неформальных организаций в деятельности организации

     Формальная  организация – это система  установленных требований и стандартов поведения, жёстко закреплённых ролевых  предписаний. Она представлена в  виде пирамиды, характеризующая систему  требований функционального разделения труда, отношений власти и субординаций. Формальная организация представляет собой подразделения, группы и рабочие  места.

     Рабочее место каждого работника и  структурного подразделения определяется позициями, называемые статусом.

     Система безличных требований закреплены в  нормах и образцах поведения. Формальную организацию относят к древним  социальным изобретениям человечества, направленных на систематизацию и эффективность  управления, цель которой сделать  управление людьми эффективным, а поведение  контролируемым. В основе организации  заложен принцип максимального  упрощения и стандартизации отношений.

     Формальная  структура формирует основу отношений  в организации, придаёт им устойчивость, позволяя упростить процесс целедостижения. Вместе с тем она порождает  неустранимые дисфункций, из-за чего служит объектом критики для социологов.

     Неформальная  организация – это подсистема, которая строится на принципах саморегуляции  и самоорганизации. Она не является жёстко структурированной, может и  усиливать внешний организационный  процесс, и противостоять ему. Вся  организация строится на личностных особенностях работников, на отношениях, складывающихся внутри нее, нет жёстко закрепленных безличных стандартов, приводящих организацию в устойчивое положение, а наоборот, преобладают  нормы, где спонтанное взаимодействие придаёт гибкость организационному поведению. Формальная организация  основывается на жёсткой структуре отношений, закрепленных в должностных функциональных позициях, а в неформальной такая структура носит ситуационный характер. Можно сказать, что формальная структура формирует отношения между безличными должностными и профессиональными позициями, а неформальная – отношения между людьми в ходе их совместной деятельности.

     Обе формы организации присутствуют на предприятии, могут как взаимодополняют  друг друга, так и противоборствовать. Необходимость в неформальной организации  обусловлена следующими факторами:

     1) невозможность стандартизировать  совокупность отношений, возникающих  на производстве;

     2) неизбежность возникновения непредвиденных  ситуаций, требующих нестандартных  решений;

     3) необходимость отработки стандартов  поведения, которые изначально  возникают в неформальной организации,  а затем переносятся в формальную.

     Эти условия позволили специалистам разделить неформальную организацию  на блоки: неформальную организацию  как тип неформальной организации, возникающей в трудовой деятельности, и социально-психологическую организацию, контролирующую внепроизводственные  связи людей. Роль неформальной организации  внепроизводственной сферы заключается  в формировании социальной целостности, снижении социальных напряжений внутри коллектива, в поддержании у работников высокой самооценки и самоуважения. Неформальная организация выступает  своеобразным барьером между человеком  и жесткой формальной организацией. Она проявляет себя на уровне коллективов, малых групп и опирается на спонтанные межличностные нормы, ценности, механизмы сплочённости, на выработанные санкции за отклоняющееся поведение.

     Любая формальная организация и группа - это институционально устанавливаемая  общность людей, объединенных для достижения какой-либо цели. Неформальные группы образуются в результате институционально нерегламентированной, спонтанной активности людей, вступающих между собой в регулярные взаимодействия. Формальные группы - это группы, созданные по воле руководства, а неформальные - продукт стихийного взаимодействия людей в ходе их повседневной жизни и деятельности. Формальная организация создается по заранее выработанному плану. Неформальная организация является своеобразной реакцией людей на их неудовлетворенные индивидуальные потребности, в частности, потребности в общении, в защите, в поддержке и т.п. Основными причинами образования неформальных групп являются следующие факторы.

     Потребность в социальной принадлежности. Потребность в принадлежности к какой-либо социальной общности является одной из самых сильных и наиболее типичных потребностей человека. Ее неудовлетворенность порождает сильные негативные эмоции и наоборот - удовлетворение ведет к чувству социального и личностного комфорта.

     Потребность в помощи. Люди вынуждены объединяться в группы и для того, чтобы иметь возможность преодолеть присущую им ограниченность индивидуальных возможностей. Осознание этой ограниченности и необходимости ее преодоления порождает сильную потребность в помощи, а она, в свою очередь, ведет к образованию групп, прежде всего неформальных.

     Потребность в защите. Степень защищенности человека, включенного в группу, выше индивидуальной защищенности.

     Осознание этого факта также выступает  причиной объединения людей в  группы.

     Потребность в общении. Помимо того, что она  сама по себе является одной из главных  потребностей человека, удовлетворяемой  лишь через групповые контакты, эта  потребность выполняет еще одну функцию. Она ведет к повышению  меры информированности, а через  это - расширяет адаптивные (приспособительные) возможности человека, повышает эффективность его контактов с внешним миром.

     Эти базовые психологические потребности  человека являются причинами возникновения  неформальных групп, через которые  они удовлетворяются. Эти группы не устанавливаются директивно, а  складываются спонтанно - как естественный продукт межличностных взаимодействий. Формальные группы (организации) имеют  противоположный генезис - они навязываются, устанавливаются исходя из тех или  иных внешних требований, прежде всего, - исходя из потребностей организации  определенной совместной деятельности. Формальные группы также позволяют  реализовать все отмеченные потребности, однако в них возникает новый  механизм их организации - наличие регламентированной структуры и иерархии. В результате этого вся групповая динамика неформальных организаций обусловлена  лишь закономерностями межличностных  взаимодействий как таковых. Динамика же формальных организаций обусловливается  новыми закономерностями - властными, принудительными, иерархическими. 

     3.2. Устранение проблем, при помощи определенных методов и походов

     В современной практике и теории управления наблюдается тенденция распространения  неформальных отношений в организации  и даже их поощрения. Граница между  ролями менеджеров и подчиненных  постепенно становится более расплывчатой. Сотрудничество в организациях все  чаще строится на неформальных связях, которые формируются на основе доверия, открытых, дружеских отношениях.

     Тем не менее, пока еще не все российские руководители видят преимущество в стимулировании неформальных отношений и, наоборот, пытаются их ограничивать. Существует два подхода к проблеме неформальных отношений. Преимущественно компании с западной корпоративной культурой рассматривают неформальные отношения как естественное явление, бороться с которым бесполезно, а значит, следует использовать неформальные отношения на благо организации, управлять ими, инвестировать в их развитие.

     Параллельно с этой точкой зрения существует противоположная, которой придерживаются многие крупные  российские компании, расценивающие  неформальные отношения как вред и негативное явление для производственных отношений, с которым необходимо бороться. Сторонники данного подхода  считают нецелесообразным периодическое  проведение каких-либо корпоративных  мероприятий и, более того, видят  отрицательное влияние неформальных отношений в том, что они отнимают рабочее время от профессиональных обязанностей, нарушают официально принятые отношения и ослабляют формальную власть и организационную структуру. Поэтому ряд российских компаний применяют следующие методы борьбы с неформальными отношениями: пытаются ограничивать общение по нерабочим  вопросам и запрещают пить чай  на рабочем месте, позволяют курить только в специально отведенных местах вне офиса, устанавливают видеокамеры, вычитают из заработной платы штрафы за чрезмерное неформальное общение  в рабочее время, препятствуют общению  в кулуарах.

     В современных российских компаниях  к корпоративным мероприятиям больше относятся как к некой устоявшейся  традиции - устраивать крупномасштабные события не чаще чем 1 - 2 раза в год  по случаю Нового года или дня рождения компании. Однако для проведения неформальных встреч коллег существуют альтернативные варианты, например более часто можно  проводить менее бюджетные торжественные  дни, цель которых - подвести определенные итоги, отметить или закрепить успех  по завершении какого-либо проекта, работы, плана, преодоления кризиса, реорганизации, слияния, значительных изменений и  т.д. Поэтому главная часть мероприятия  может носить несколько официальный  характер, но в то же время она  позволяет участникам обмениваться эмоциями и впечатлениями от проделанной работы и ее результатов, располагает к непринужденному общению, что нивелирует формальность данного мероприятия. В завершении официальной части мероприятия, как правило, устраивается небольшой фуршет, коктейль, барбекю, шведский стол.

     Другая  альтернатива - совместное проведение досуга после работы. Подобные мероприятия  более доступны и не менее эффективны. В некоторых компаниях совместные проведения после или вне рабочего времени лишь частично спонсируются работодателем. Причем компания может  вовсе не финансировать такого рода мероприятия, которыми могут быть: боулинг, бильярд, сауна, бассейн, культурные программы, пейнтбол, спортивные мероприятия и  многие другие, а взять на себя лишь организацию их проведения. Основная идея - предоставить сотрудникам возможность  совместного времяпрепровождения  вне формальной обстановки.

     Неформальные  группы несут в себе как отрицательное, так и положительное влияние  на деятельность формальной организации.

     К отрицательным сторонам относятся: распространение ложных слухов, преданность  людей группе, тенденция к сопротивлению  всяким переменам и тенденция  к сохранению укоренившихся стереотипов  задерживают необходимую модернизацию производства и др. Положительные  стороны деятельности неформальной организации - преданность группе может  перейти в преданность организации, цели группы могут совпадать с  целями формальной организации, а нормы  эффективности неформальной организации  могут превышать нормы формальной организации, неформальные каналы связи  могут помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций т.д. 
 
 
 
 

     3.3. Применение способов борьбы с неформальными группами

     Для повышения эффективности управления неформальными группами руководству  ООО «Агентство по туризму «Сфера» необходимо применять следующие методы влияния:

     Как один из методов, можно предложить общение работников вне стен фирмы. Например, празднование праздников в кафе всей фирмой. Таким образом, коллектив будет сплочен. Отношения в коллективе, таким образом, наладятся.

     Директору необходимо прислушиваться к мнению коллег, так как не только его мнение может быть верным. Иногда нужно мириться с тем, что у подчиненных идеи могут быть правильными, эффективными и выгодными.

     Следует признать существование неформальной организации и осознать, что ее уничтожение повлечет за собой уничтожение и формальной организации.

     Разрешить коллективу участвовать в принятии решений.

     Быстро  выдавать точную информацию, тем самым, препятствуя распространению слухов.

     Повысить  заработную плату работникам, тем  самым, попытаться улучшить мнение о  директоре.

     Попытаться  наладить отношения с подчиненными.

     При соблюдении директором данных рекомендаций проблема организации может быть решена.

       Необходимо привлекать сотрудников  для обсуждения различных вопросов  касающихся деятельности предприятия,  консультироваться с ними и  принимать решения с учетом их пожеланий и рекомендаций.