Проведение организационной диагностики и проектирование элементов системы управления организацией на примере ООО “УфаБетонСервис”

Метод «Крестовина»

 

Данная методика  развивает  и  уточняет  продукт  и  результаты,  полученные предыдущим методом. Оценка участниками соотношений 4 ориентаций организации («что преобладает в их организации?») Участникам предлагается провести линии в каждую область, указывающие на их видение представленной ситуации в организации, в которой они работают, следовательно чем длиннее линия тем сильнее выделяется соответствующий аспект в организации. Сосредоточенность на внутриорганизационных вопросах – видение сотрудника на степень сосредоточенности на внутриорганизационных вопросах в организации. Инновационность, инициативность персонала – видение сотрудника на степень того как проявляют себя его коллеги и возможные другие сотрудники в организации, на сколько часто они выдвигают свои собственные идеи по тем или иным вопросам. Иерархичность, уважение к власти – степень видения сотрудника на сколько четко построена иерархичность структуры предприятия, и уважение к высшим ступеням иерархии. Ориентация на клиентов – показатель степени на сколько сотрудник считает их организация ориентирована на клиентов, достаточно ли действий делается для удовлетворения потребностей клиентов.

В ходе исследования было выявлено следующее: Инициативность персонала – мнения сотрудников четко разделились на 2 кластера, малоинициативные и инициативные, но в конечном счете определим, что инициативность персонала ниже среднего. Сосредоточенность на внутриорганизационных вопросах – мнения сотрудников сошлись на одном уровне – среднем. В аспектах «иерархичность, уважение к власти» и «ориентация на клиентов», мнения сошлись на одном и том же уровне – высоком.

Схема "Жизненного цикла" организации

 

Данная схема является оценкой участниками организации фазы жизненного цикла, на котором находится их организация. Жизненный цикл организации — совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования. Жизненный цикл организации используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Жизненный цикл имеет следующий вид: зарождение и становление, рост, когда фирма активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, зрелость, когда фирма пытается сохранить имеющуюся долю рынка под своим контролем и старость, когда фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В дальнейшем организация либо ликвидируется, либо вливается в более крупную, либо разбивается на более мелкие организации, которые в зависимости от ситуации могут оказаться на стадии роста или зрелости (реже — других стадиях).

Сотрудниками объекта курсовой работы было отмечено 5 указателей на нахождение фирмы в жизненном цикле, по их мнению. В ходе данного исследования было выявлено, что мнения сотрудников сошлись примерно на одной точке, указывающей, что организация находится на раннем этапе зрелости.

Анализ управленческих ошибок

 

Анализ ошибок управленческих кадров существенное действие в поиске возможных проблем в организации, так как многие проблемы исходят именно от руководителей. Управленческие ошибки - это особый вид ошибок, природа которых корнями уходит в психологическую сущность и компетентность руководителя, а статус их невозможно определить абсолютно точно в рамках регулируемых параметров. Из предложенных в приложении ошибок, участники анализа выбрали проблемы по категориям наиболее им встречаемые и актуальные по их мнению.

№ уч.	Представляют наибольшую опасность для дела	Особенно актуальны для организации сегодня
1	1.в), 5.е), 6.г)	2.е), 3.д), 4.б)
2	1.в), 5.д), 5.и)	2.г), 3.г), 4.г), 6.б)
3	2.а), 4.е), 5.л)	1.в), 3.а), 5.г), 6.а)
4	2.д), 4.г), 6.г)	1.б), 3.в), 5.в)
5	1.а), 2.б), 4.г.), 5.е)	2.в), 3.а), 5.г.), 6.б)

 

Общая таблица ошибок наиболее часто выбираемых сотрудниками из списка:

Представляют наибольшую опасность для дела	Особенно актуальны для организации сегодня
1.в),4.г), 5.е), 6.г)	3.а), 5.г), 6.б.)

 

Следовательно, по результатам последней таблицы, можно сказать, что по мнению сотрудников существуют ошибки, а соответственно и проблемы:

-представляющие  наибольшую опасность для дела  такие как: непредвиденные естественные ошибки, но в принципе события, последствия собственных действий которые можно предположить; неумения планировать многовариантно; перегрузка лучших работников по принципу «грузить на того, кто везет»; преувеличение фактора лояльности ближайших сотрудников при их подборе и оценке.

-особенно  актуальны для организации сегодня: незнание закономерностей смены стадий развития организации; дублирование порядка, когда руководители выдают задания, повторяющие должностные инструкции, положения об отделах, и т.д.; культ материального стимулирования, сведение всей мотивации к доплатам, премиям, бонусам.

 

 

 

 

 

 

 

Структуризация проблемного поля

 

При всем множестве имеющихся проблем наверняка найдутся такие, которые вызывают или усиливают другие проблемы. Структуризация проблемного поля позволяет выделить среди всего перечня проблем наиболее значимые (узловые, которые являются причиной возникновения других проблем) и проблемы, которые решаются автоматически при исследовании других проблем каталога (результирующие проблемы). Особую ценность структуризации проблемного поля представляет определение главной (корневой, ключевой) проблемы, от решения которой зависят другие проблемы, а она сама ни от одной из них не зависит.

Полный список проблем, сгруппированный по категориям:

Общеорганизационные:

1. Отсутствие преобладания динамики развития
2. Непредвиденность действий руководства, приведших к естественным ошибкам
3. Отсутствие многовариантного планирования
4. Незнание руководством закономерностей стадий развития организации
5. Дублирование порядка

Персонал:

1. Озадаченность сотрудников внутренней жизнью организации
2. Низкая инициативность персонала
3. Перегрузка лучших работников по принципу «грузить на того, кто везет»
4. Преувеличение фактора лояльности ближайших сотрудников при их подборе и оценке
5. Культ материального стимулирования

Для выявления причинно-следственных связей между проблемами, воспользуемся таблицой, где проблемы расположены попарно в зависимости от характера влияния на организацию:

	Проблема A	Проблема B	Проблема C	Проблема D	Проблема E
Проблема A
Проблема B					0
Проблема C					0
Проблема D
Проблема E

 

	Проблема 1	Проблема 2	Проблема 3	Проблема 4	Проблема 5
Проблема 1				0
Проблема 2
Проблема 3					0
Проблема 4					0
Проблема 5

 

Данная сводная таблица изображающая взаимосвязи проблем позволяет определить коренные проблемы в «общеорганизационной» категории – Проблема А (Отсутствие преобладания динамики развития), и категории «персонала»- Проблема 2 (Низкая инициативность персонала). Так же для наглядного отображения взаимосвязи проблем следует построить граф-дерево:

 

В ходе исследования, была выявлена коренная проблема, решение которой существенное изменяет обстановку в организации в лучшую сторону, – отсутствие преобладания динамики развития.

 

Структуризация проблем позволяет выявить главные направления изменений. К которым относятся:

- Проблемы определения и распределения  служебных функций;

- Формирования организационной  структуры;

 

 

 

 

 

Проектирование системы управления

 

Структура организации - это внутренняя переменная, показывающая взаимодействие уровней управления и функциональных областей организации. В зависимости от конкретных условий и обстановки, материальных, финансовых и кадровых возможностей руководство организации перестраивает ее для более эффективного достижения целей и решения конкретных задач.

Проектирование системы управления позволяет усовершенствовать структуру управления, через видение несоответствующих элементов,  так же увеличить эффективность работы всей организации.

 

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие

подсистемы:

1. Структура  управления.

2. Функции  управления.

3. Техника  управления.

4. Методология  управления.

Структура управления

 

1. Организационная структура - логически построенные взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений. 
   Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.  
   В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Отсюда структура управления включает в себя все цели, распределённые между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию по их выполнению. Структура управления оказывает огромное влияние на все стороны управления, т.к. связана с ключевыми понятиями менеджмента — целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, полномочиями людей. Поэтому менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание принципам и методам формирования структур, выбору типа или комбинаций типов структур, изучению тенденций их построения, оценке их соответствия решаемым целям и задачам.  
   Решение об организационной структуре принимается на институциональном уровне, а сам процесс называется департаментализацией. 
   Элементами структуры управления являются: 
   1.Звено - должность или подразделение. 
   2.Связи. Структура управления характеризуется наличием связей между её элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, т.е. по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определённой группе проблем функциональному руководителю. 
   3. Уровни управления.

Структура управления объекта курсовой работы:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Функции управления 

 

Создание эффективной организации с четко функционирующей структурой требует особого внимания к проектированию, или дизайну, индивидуальных должностных позиций. Отмечается, что одним из важных параметров дизайна должностных позиций является формализация поведения работников. Притом чем выше потребность в координации действий работников, тем выше должен быть уровень формализации поведения.