Коммуникационная система в организации

Общение руководителя с коллегами – топ-менеджерами  и подчинённым персоналом – является сложной функциональной системой взаимодействия. Оно происходит либо в виде горизонтальных (отношений равноправных субъектов  управления), либо в виде горизонтальных связей (отношения в рамках соподчинённости). Кроме того, в структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи.

Первые  представляют собой коммуникации непосредственного  руководителя с подчинёнными сотрудниками. Вторые – отношения подчинённого исполнителя с рядом функциональных руководителей. Для функциональных связей характерно более квалифицированное  и менее консолидированное управленческое воздействие на подчинённого.

Управленческое  решение укладывается в функциональный ряд коммуникаций по поводу:

• выработки идеологии управленческих решений;
• практической организации управленческих решений;
• контроля над реализацией управленческих решений;
• тестирование психологического состояния их исполнителей.
• Главное для руководителя на начальном этапе организованного строения – умение правильно выбрать и создать адекватную организационную структуру. В теории менеджмента принято выделять два основных направления организационного структурирования, в рамках которых создаются механизмы управления.

Первый  – иерархический тип, основанный на принципах рационального разделения функций, делегирование полномочий, подотчётности и субподчинённости звеньев управления, разделенных  на уровни (иерархию). В иерархическом  типе структуры не должно быть более  трёх звеньев, поскольку в каждом из них при прохождении управленческого  решения происходит его смысловая  деформация. В результате, пройдя с  первого до четвёртого уровня, решение  может исказиться до неузнаваемости.

Второй  тип структур возник в последние  десятилетия XX в. в ответ на потребности отраслей «новой экономики» в более адекватном управлении, учитывающем специфику управляющих коммуникаций в быстро меняющемся мире информации. Отсюда и его наименование – адаптивный, который готов к быстрым переменам, обеспечивает приспосабливаемость организации к различным внешним изменениям, ориентирован на максимальное использование человеческих качеств. Для облегчения проблем координации двух вертикалей властей в организациях, использующих адаптивные структуры, создаются временные штабные органы, обычно возглавляемые первым руководителем.

 

2.2 Письменные коммуникации

 

Есть  круг обстоятельств, ограничивающих личное физическое общение контрагентов. Тем  не менее интересы субъектов требуют  поддержание отношений, развития связей. Для таких случаев пригоден один из популярных видов общения –  письменная коммуникация.

Письменные  коммуникации используют передачу или  обмен сведениями через письменное слово, путём графической информации, реже – художественными или визуальными  образами. Изложение мысли в словесный  текст, звуковую или образную информацию называется кодированием. Кодирование  сообщения происходит более чем  одним способом. Такой процесс  принято называть выбором средства передачи сообщения. Текст на бумажном носителе позволяет зафиксировать  позицию контрагента привычным  способом, сохранив его индивидуальные знаки отличия: реквизиты, бланки, печать, визы, аутентичную подпись.

Документы хранят информацию, регламентируют коммуникации. Они используются при анализе, планировании и принятии решений, несут эмоциональный  заряд контрагента, служат правовым основанием для действия людей и  организации. Помимо этих функций, они  передают неискажённую текстовую или  иную информацию на любом расстоянии. Несмотря на технологические сложности  изготовления, передачи и хранения, подлинные документы обладают неоспоримым  преимуществом – они неизменны.

Особое  место занимают вопросы конфиденциальности информации при передаче, шифровке и дешифровке непубличной информации.

Для внутренних письменных коммуникаций применяется  широкая гамма документов внутриорганизационного пользования:

• отчёты;
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, поручения, рекомендации);
• служебные комментарии;
• инструкции;
• положения;
• регламенты;
• протоколы;
• акты;
• договоры;
• типовые формуляры;
• требования (запросы, перечни, списки);
• сводки;
• служебные записки (объяснительные, памятные (меморандумы), пояснительные, докладные).

Широко  известны также презентационные  материалы, объединяющие текстовую, образную, и графическую информацию.

Примером делового общения может тать сбербанк России, в нём существуют все виды письменных коммуникаций, происходят многочисленные презентации, множество инструкций, протоколы, акты. Всё это тесно взаимосвязано и дополняет друг друга.

 

2.3 Коммуникации в области трудовых  отношений (HR)

 

Создание  организации начинается и состоит  из актов заключения и сопровождения  трудовых отношений с нанимаемым персоналом – специфических межличностных  коммуникаций между людьми, исполняющими социальные роли «работодателя» и «работника». Такие акты имеют форму письменных документов, объединяемых коммуникационными  понятиями «заявление», «контракт», «договор найма», «приказ о зачислении», «должностные обязанности», «заработная  плата» и др. В трудовых отношениях отражается всё многообразие человеческих коммуникаций. К ним примыкают  вопросы условий труда, отношений  с профсоюзами, социальные компенсации, пенсионные гарантии, вопросы трудовой этики и коммерческой (служебной) конфиденциальности, мотивация, мобильность  трудовых ресурсов, рекрутинг, профессиональная подготовка.

Главными  целями HR (Human Relations) – менеджмента организации являются:

• способность персонала выполнять её целевые задачи в конкурентной среде;
• полное соответствие деятельности сотрудников функциям организационных звеньев;
• обеспечение нормативного уровня расходов на бюджет содержания персонала (регулирование и контроль стоимости рабочей силы);
• получение качественного непрерывного роста показателей человеческого капитала организации;
• формирование команды менеджеров с устойчивым потенциалом соответствия рыночным требованиям к профессионализму;
• создание корпоративного духа и системы ценностей.

Часто применяются  методы прогнозирования потребностей в персонале организации. Такие  методы бывают либо основанные на суждениях.

В современной  организации управление персоналом заключается в концентрации усилий по четырём направлениям:

• избрание стратегии управления персоналом в соответствии с философией коммуникационного менеджмента в организации;
• создание эффективных служб управления персоналом;
• освоению новейших технологий в работе с сотрудниками;
• разработке и практическому применению кодекса корпоративных ценностей и установок поведения личности в организации.

Ключевым  здесь является создание эффективных  служб HR. Именно этот инструмент планирует и осуществляет инвестиции в человеческий капитал, управляет людскими ресурсами организации, создаёт коммуникационную инфраструктуру HR, готовит персонал к решению перспективных задач развития. Первоначальная идея минимизации издержек на персонал давно переросла в концепцию социальных инвестиций в человеческие ресурсы. К примеру - сбербанк России обучает персонал новым технологиям, даёт деньги персоналу на обучение, тратит на это не маленькую сумму.

 

3. Коммуникационный процесс

 

3.1 Элементы коммуникационного  процесса

 

В коммуникационном процессе информация передаётся от одного субъекта другому. Субъектами могут  выступать отдельные личности, группы и организации.

В процессе коммуникации выделяют четыре базовых  элемента:

1. Отправителя – лицо, являющееся создателем идеи, собирающее информацию для передачи и передающее её другому лицу;
2. Сообщение – закодированная с помощью символов информация, подлежащая дальнейшей передаче;
3. Канал передачи информации – это средства и способы передачи информации;
4. Получатель – лицо которому предназначена передаваемая информация.

В процессе обмена информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов:

1) Этап  посылки:

• зарождение идеи;
• кодирование;
• выбор канала передачи;
• передачу.

2)Этап получения:

• декодирование.

3) Обратная  связь.

Этап передачи включает в себя следующие шаги.

Зарождение  идеи является начальным этапом коммуникационного  процесса, на котором отправитель  информации принимает решение о  том, что идею или информационное сообщение необходимо сделать предметом  обмена. На этом этапе большое значение придаётся формированию и формулированию значения. На этапе зарождения идеи сама идея, являющаяся в дальнейшем предметом обмена, ещё не преобразована в слова, не приобрела той формы, в которой будет передана. Отправитель решил только, какую именно концепцию, идею сделать предметом обмена информацией. У отправителя должна возникнуть уверенность в необходимости передачи информации, уместности и актуальности передаваемых идей с учётом конкретной ситуации и цели.

Кодирование, работы на этом этапе заключается в том, что отправитель с помощью символов кодирует передаваемую информацию, используя для этого вербальные и невербальные символы. В процессе кодирования идея приобретает доступную и понятную форму сообщения. В качестве кодирующего языка выступает не только какой-то конкретный язык, но и термины, профессионализмы.

После завершения кодирования выбирается канал передачи, соответствующий типам символов, используемых для кодирования. К  таким каналам можно отнести  передачу информации с помощью речи, письменных материалов, а также электронных  средств связи, включая компьютерную сеть, электронную почту, видеофильмы  и др. Канал, используемый для передачи информации, должен точно соответствовать  идее, зародившейся на первом этапе, в  противном случае обмен информацией  будет менее эффективно.

При выборе канала не следует ограничиваться только одним каналом, можно использовать сразу несколько каналов. Максимальный эффект может быть достигнут при  использовании двух или большего числа средств коммуникации. Практика показывает, что одновременное использование  сообщений в устной и письменной форме всегда эффективнее.

Передача  информации заключается в использовании  выбранного канала для доставки сообщения  получателю. Речь идёт о физической передаче сообщения, которая является одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтоб донести идею до получателя.

Этап получения включает в себя декодирование. Декодирование представляет собой перевод символов отправителя в мысли получателя. Информация, передаваемая отправителем, должна быть передана получателю с минимальными потерями в смысловом значении, так и в своём объёме. Когда информация передаётся от руководителя нижестоящим сотрудникам, необходимо проверить, выполнено ли то что от них требовалось, и насколько полно это сделано, т.к. это в некоторой степени является показателем качества полученной ими информации. Если передаваемая информация получена с искажением или же не полностью, можно повторить передачи, изменив при этом вид кодировки и канал.

Обратная связь это ответ на полученную информацию или идею. Она заключается в выполнении поставленных целей, ответе на поставленные вопросы, передачи сообщения в ответ.

 

3.2 Стадии коммуникационного процесса

 

Из схемы (Рисунок 1) следует что тот, кто  передаёт информацию, называется отправитель. Это ключевая роль, заключающаяся  в проектировании и кодировании  информации, предназначенной для  передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с  идентификации индивидом себя (кто  я такой) в рамках коммуникационного  процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что  он хочет передать другому участнику. За этим следует кодирование идеи.