Внутрифирменные коммуникации

4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6.2.   Решение проблем внутренних коммуникаций

Для снижения отрицательного воздействия  этих проблем организация может  использовать следующие приемы:

1) постоянное регулирование информационных  потоков путем создания банка  информационных данных, внутреннего  рынка информации, пунктов отслеживания  и сортировки получаемой извне  информации, отслеживания мест информационных  перегрузок;

2) контроль за процессами обмена  информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить  такие мероприятия, как разработка  плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными  для обсуждения возможных перемен  в организации и т.д.;

3) организация системы сбора информации  от исполнителей путем создания  действующих каналов от подчиненных  к руководству, исключающих фильтрацию  информации в ходе ее прохождения  по структурным уровням. Это  возможно с помощью ящиков  для предложений, частной телефонной  связи, “кружков качества” и  т.д.;

4) создание дополнительных каналов  для исключения искажения информации  или двойственного понимания  информационных сообщений путем  повторения распоряжений или  приказов в специально выпускаемых  бюллетенях, информационных листках,  регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных  витрин, местных средств радио  или телевещания и т.д. Кроме  того, полезно вовлекать самих  пользователей информации в разработку  систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);

5) использование современных информационных  технологий, что, подводит руководство  организаций к решению проблемы  создания качественной системы  коммуникаций. В частности, к таким  мероприятиям относятся внедрение  персональных компьютеров на  рабочих местах, электронной почты,  выход в Интернет, связи с другими  организациями и т.д.;

6) планирование рабочих мест с  учетом функциональных особенностей  и способностей работников. При  этом возможно создание коммуникационных  сетей у работников, функционально  связанных между собой в процессе  работы. К таким мероприятиям  можно отнести пространственное  сближение рабочих мест по  принципу технологических линий  или цепочек;

7) предотвращение возникновения барьеров  между различными подразделениями  и должностными статусами в  организации, «снятие функциональных  и иерархических перегородок».  Действительно, снятие различий  между “мы” и “они” и понимание  организации как единого организма  в значительной степени уменьшают  трудности в процессе коммуникации.

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

6.7.     Построение эффективной системы внутреннего PR 

Внутрифирменные коммуникации - внутренний PR - это комплексная деятельность, в которой могут быть использованы самые разные инструменты. Главное  же в ней - соответствие целям, которых  ваша компания стремится достигнуть, выстраивая систему взаимоотношений  со своей внутренней аудиторией. Внутренний PR призван повышать уровень лояльности и мотивированности персонала, а  значит, и эффективность его деятельности. Кроме того, создание позитивного  имиджа компании в глазах сотрудников  влияет на имидж компании во внешнем  мире, т.к. персонал является одним из каналов трансляции информации вовне.

Эффективная система внутреннего PR является инструментом формирования у работников лояльности и корпоративности, которые способны заметно повысить производительность труда и вовлеченность  сотрудников в рабочий процесс. Здесь мне хочется дать несколько  практических советов, как сделать  так, что бы каждый сотрудник стал активным участником внутренней жизни  компании, ощущал себя ее частью и гордился этим.

Одним из важных моментов деятельности компании в развитии должно стать  построение системы внутреннего PR, налаживание внутрикорпоративных  коммуникаций и, как следствие, повышение  лояльности и корпоративности персонала. Эти направления деятельности являются наиболее актуальными для тех  компаний, перед которыми стоят задачи по формированию корпоративной культуры, созданию команды, преодолению разобщенности  между подразделениями, которая  может быть вызвана громоздкой организационной  структурой или территориальной  разрозненностью. Все компании стремятся  получить лояльных сотрудников, которые  ценят свою работу в компании, рекомендуют  ее как работодателя своим знакомым.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.7.1.   Что такое внутренний PR?

Традиционно внутренний PR понимается как комплекс мероприятий, направленный на формирование у сотрудников положительного образа компании-работодателя и позволяющий  за счет этого повысить эффективность  их деятельности. Среди таких мероприятий  специалисты выделяют: 

• имиджевые: разработка и внедрение миссии, философии компании, правил и процедур, формирование корпоративной культуры и т.п.;
• обучающие: проведение семинаров и тренингов с целью повышения квалификации и профессионального роста сотрудников, а также для адаптации новичков и работников, перешедших на новую должность;
• коммуникативные: информирование сотрудников обо всех основных событиях, которые происходят в компании, выпуск корпоративных СМИ, использование интранета, налаживание связи между руководством и сотрудниками, проведение конференций, предоставление сотрудникам возможности принятия самостоятельных решений;
• объединяющие: организация корпоративных мероприятий – праздников, турниров, соревнований, соблюдение корпоративных традиций, привлечение семей сотрудников к подобным мероприятиям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.7.2.   Создание системы внутреннего PR

Создание системы внутреннего PR предполагает длительную работу, которая  состоит из нескольких основных этапов:

1. Подготовка

2. Выбор инструментов

3. Реализация

4. Оценка эффективности

1. Подготовка

На  этом этапе тем, кто только начинает задумываться о построении системы  внутреннего PR, важно ответить на несколько  ключевых вопросов.

1. Какова ситуация на данный  момент?

Обязательно необходима диагностика, анализ текущего состояния. Ели проводится какая-то работа, надо понять, насколько она  эффективна, что надо сделать, чтобы  улучшить ее качество? Надо ли добавить какие-то элементы или полностью  ее перестроить? и т.п.

2. Каков масштаб предполагаемых  изменений?

Возможно, планируется повети несколько конкретных мероприятий, а может быть необходимо выстроить структуру, нацеленную на выполнение долгосрочной программы. Очевидно, что эффективность целой системы  выше, чем отдельных элементов, но многое зависит и от конкретной ситуации.

3. Какова цель этой деятельности?

Основные  цели внутреннего PR, как правило, заключаются  в формировании лояльности и корпоративности  сотрудников, построении внутрикорпоративных  коммуникаций, повышению мотивации  сотрудников. Результатом этих процессов  должен стать рост производительности труда и эффективности компании в целом. При проектировании системы  внутреннего PR в компании важно ориентироваться  на стратегические цели и приоритеты компании.

2. Выбор инструментов

На  этом этапе необходимо определить, проведение каких мероприятий потребуется  для достижения поставленной цели? Это уже выбор практических средств.

1. Корпоративные СМИ: газета, журнал, информационный бюллетень и т.п.

Корпоративная газета (или журнал) информирует о компании, ее задачах, целях, успехах, новостях, продуктах  и услугах. Целевое назначение корпоративной  газеты – формирование лояльности к деятельности фирмы среди сотрудников, клиентов и партнеров, которые являются читательской аудиторией газеты.

Выпуск корпоративного издания  может осуществляться силами сотрудников  отдела персонала, отдела маркетинга и PR или с помощью привлеченных специалистов. Опыт многих компаний показывает, что если газета готовится в HR-отделе, то по содержанию она больше ориентирована  на сотрудников компании, если же ей занимаются маркетологи, - то на клиентов.

Объем, периодичность и вид (бумажный или электронный) газеты зависит  от финансовых и временных возможностей компании. В случае если новый выпуск газеты готовится каждую неделю или  каждый месяц, она выполняет информирующую  функцию для сотрудников и  является каналом распространения  новостной информации. Если издание  выходит реже одного раза в два  месяца, то, чаще всего, она выполняет  комментирующую функцию, доводя до сотрудников  информацию о прошедших мероприятиях.

Газета может включать самые  разнообразные рубрики. назначения (ключевые для компании назначения), наши сотрудники (интервью с ключевыми  сотрудниками)   прошедшие мероприятия (освещение событий корпоративной жизни), что нас ждет (анонсы будущих мероприятий), новинки (новые продукты или услуги), наши друзья (информация о дружественных компаниях: партнерах, клиентах, поставщиках), дни рождения сотрудников, страничка читателя и т.д.

Одна из опасностей - это восприятие сотрудниками газеты как официального издания, выхода которого не ждут, да и, получив, не читают. Для предотвращения такой ситуации необходимо максимально  ориентироваться на ожидания сотрудников, продолжая следовать выбранной  ранее концепции. Допустим, сотрудникам  может быть предложено стать авторами статей или целых рубрик. Описывая какое-либо событие, важно привлекать в качестве интервьюируемых участников прошедших мероприятий, размещать  групповые фотографии. Если сотрудники ждут выхода нового номера, показывают его родственникам и друзьям  – это показатель того, что газета читаема, и вы на верном пути.

2. Корпоративный кодекс.

Корпоративный кодекс – это документ или свод документов, описывающий  правила ведения дел и взаимоотношений  внутри компании. Кодекс может транслировать  ценности компании, ориентировать сотрудников  на единые корпоративные цели и тем  самым повышать корпоративную идентичность.

Одна из функций кодекса состоит  в регламентации поведения сотрудников  в сложных рабочих ситуациях. Повышение эффективности деятельности сотрудников осуществляется путем: регламентации приоритетов во взаимодействии с клиентами, определения порядка  принятия решений в сложных ситуациях, указания на неприемлемые формы поведения.

Содержание кодекса компании определяется, прежде всего, ее особенностями, структурой, задачами развития, установками ее руководителей.

Издание кодекса в виде отдельной  брошюры позволяет ознакомиться с ней каждому новому сотруднику, а при необходимости и кандидату  во время собеседования на должность.

Кодекс не будет восприниматься сотрудниками как «нечто, навязанное руководством», в случае, если в ходе его создания проводились рабочие  группы, в которые привлекались ведущие  сотрудники, определяя, что действительно  является важным для компании.

3. Массовые мероприятия.

В каждой компании есть своя история  корпоративных мероприятий: кто-то отмечает день рождения компании, новый  год, кто-то – профессиональные праздники. Формат проведения выбирается, чаще всего, в зависимости от численности  компании.