Состояние и перспективы развития внутренних и внешних таможенных коммуникаций в РФ

Оглавление

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Преобладающей тенденцией большей части стран мирового сообщества в конце ХХ - начале ХХI в. является переход к новому типу социальной организации демократического общества - открытому информационному обществу, которое можно определить как общество, в котором экономическое развитие, социальные изменения, качество и образ жизни зависят от научного знания и способа использования информации на основе совершенствования коммуникативных технологий.

Революционные изменения в области коммуникативных технологий оказывают значительное влияние не только на экономическое, научно-техническое и культурное развитие общества, но и на изменение мировоззрения людей, поведенческие аспекты их жизнедеятельности, государственное устройство и функционирование государственного механизма.

Данная курсовая работа посвящена коммуникациям - тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласовано. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, что бы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, тогда они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и федеральных органах исполнительной власти. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Эффективность коммуникаций в свою очередь зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Поэтому важно учитывать все проблемы, которые возникают в процессе работы организации.

Это в полной мере относится и к таможенным органам, которые являются государственной структурой.

Цель данной курсовой - ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, особый акцент, делая на коммуникации таможенных органов, в динамике их развития, а так же на то, что необходимо предпринять для более эффективного взаимодействия как на уровне структурных подразделений Федеральной таможенной службы (ФТС), так и с участниками ВЭД.

Основными задачами данной курсовой работы является, прежде всего осмысление и понятие процесса коммуникации, проблем возникающих на этапах коммуникации, а также подробное рассмотрение системы внутренних и внешних таможенных коммуникаций в их современном состоянии и перспектив их развития.

Актуальность этой работы заключается в том, что на современном этапе развития таможенных органов, требуется разработка и внедрение новых коммуникационных моделей, ведь от этого в дальнейшем, во многом, будет зависеть вся эффективность деятельности таможенных органов, их репутация в глазах участников ВЭД да и простых людей, которая на сегодняшний день, судя по последним опросам общественного мнения, является, к сожалению, низкой.

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

  

1.1. Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи

 

В мире существует большое множество определений понятия коммуникаций.

Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов.

Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Поэтому менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям [6, С.53].

Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей.

В целом коммуникации можно разделить на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные – это предписанные коммуникации, которые должны иметь место в процессе управления. Их специально проектируют, описывают, анализируют, совершенствуют, а также внутренние коммуникации, протекающие по восходящему и нисходящему направлению, по вертикали, горизонтали и диагонали управления. Содержание горизонтальных и диагональных сообщений имеет в основном координационный характер, а вертикальных – преимущественно приказной.

Все коммуникации являются либо межличностными (между людьми), либо организационными (между уровнями и структурными подразделениями внутри предприятия, фирмы, между самой компанией и организациями в ее внешнем окружении). Организационные коммуникации также осуществляются людьми, но их необходимость и содержание диктуются потребностями организаций в обмене информацией с другими организациями.

Удельный вес неформальных коммуникаций значительно ниже по сравнению с формальными, их специально не предусматривают при разработке процессов управления, зачастую они возникают спонтанно и, как правило, не обсуждаются, хотя о факте их существования знает каждый работник организации.

Коммуникации по своей природе - это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить [5, С.124].

По крайней мере, необходимо два лица - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование - перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.).

Сообщение - информация, которую отправитель передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Каналы, по которым передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель - индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование - процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение.

Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь - присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю - кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Повышение эффективности коммуникаций необходимо и может быть реализовано в результате применения следующих принципов коммуникации:

1. ясности - который гласит, что сообщение обладает ясностью, если оно выражено ясным языком и передано таким образом, что может быть понято получателем;
2. целостности, который заключается в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;
3. стратегического использования неформальной организации, который означает, что наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации. [7, С.139]

По видам коммуникации различают:

По субъекту и средствам коммуникаций

А) Межличностные;

Б) Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий.

По форме общения:

А) Вербальные;

Б) Невербальные.

По каналам общения:

А) Формальные;

Б) Неформальные.

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

А) Вертикальные;

Б) Горизонтальные;

В) Диагональные.

По направленности общения:

А) Нисходящие;

Б) Восходящие.

Межличностные коммуникации - коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС) и др.

Вербальные коммуникации - коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Невербальные коммуникации - сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и т.д. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникации - позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются существующими регламентами:

- организационными (схема организационной структуры),

- функциональными (положение об  отделах и службах, содержащее  раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации.

Горизонтальные коммуникации - коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации - коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено.

Таким образом, значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей организаций по следующим причинам

1. Коммуникации необходимы для  эффективности управления;

2. Коммуникации необходимы для  утверждения авторитета и выражения  воли руководителя;

3. Хорошо налаженные коммуникационные  сети содействуют обеспечению  организационной эффективности. Если  организация эффективна в области  коммуникаций, она эффективна и  во всех других видах деятельности.

4. Коммуникации имеют сложную  и гибкую структуру.

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные факторы. Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные - осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

Таким образом в данном разделе мы рассмотрели понятие коммуникации в организации, выделили основные виды и принципы коммуникации.

 

1.2 Коммуникативный  процесс и препятствия в коммуникациях

Коммуникативный процесс