Отчет по практике в ООО “Проф Тех Инструмент”

 

1. Оформление и отправка заказа  
   

На данном этапе производятся следующие  операции:

• Подготовка заказа;
• Оформление заказа;
• Отправка заказа выбранному поставщику;
• Регистрация отправки заказа.
• Подготовка заказа  
  

При подготовке заказа на материал, в  его позициях должны быть указаны:

• Идентификационный номер заказа;
• Дата отправления заказа.
• Идентификатор заказываемого товара или группы товаров;
• Выбранные условия поставки.

Оформление заказа  

При оформлении заказа в нем в  соответствующих позициях должно быть указано:

• Идентификационный номер заказа;
• Дата отправления заказа.
• Идентификатор заказываемого товара или группы товаров;
• Выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и  в случае обнаружения неточностей  подготавливается и оформляется  заново.

Отправка заказа выбранному Поставщику.

Подготовленный, оформленный и  согласованный соответствующим  образом заказ отправляется выбранному поставщику.

 

Регистрация отправки заказа 

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной  книге.

2. Выполнение обязательств по оплате заказа  
   

На данной стадии выполняются следующие  этапы:

• Получение инвойса в соответствии с заказом.
• Согласование полученного инвойса;
• Выполнение обязательств по оплате заказа.
• Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.
• Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

 

Получение инвойса  в соответствии с заказом 

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен  инвойс в котором определены условия  выполнения процедуры закупки. В  позициях инвойса должны быть указаны  следующие данные:

• Идентификационный номер инвойса;
• Дата отправки инвойса;
• Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
• Количество материала;
• Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;
• Идентификатор расчетной валюты.
• Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.
• Согласование полученного инвойса  
  

В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются  с поставщиком и в случае необходимости  могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате заказа  
На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправление уведомления  о выполнении обязательств по оплате. 
Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

 

Получение уведомления  о сроках готовности к отгрузке 

Поставщик, при получении уведомления  о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны  сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку товара), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении  выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

 

4. Контроль выполнения условий договора.

 

На данной стадии производятся следующие  этапы:

 

• Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки;
• Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание  местонахождения груза в процессе доставки 

На данном этапе Исполнитель  компании Заказчика контролирует местонахождение  и состояние груза в процессе его доставки вплоть до конечного  пункта , согласно договору. Контроль начинает производиться после получения  заказчиком уведомления, что товар  отгружен со склада поставщика. Исполнитель  фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и  все факты нарушения его пунктов  и условий.

Регистрация отступлений  от контрольных дат по условиям поставки.

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его  пунктов и условии, отмеченные Исполнителем компании Заказчика, соответствующим  образом регистрируются, чтобы служить  в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий  Поставщику.

5. Поступление материала 

На данной стадии производятся следующие  процедуры:

• Организация приёма груза в установленном месте;
• Сопоставление характеристик полученного товара с заявленными Поставщиком.
• Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

 

1. Организация приёма груза в установленном месте. 
   

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает  груз по мере поступления в установленном  договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

2. Сопоставление характеристик и качества полученного товара с заявленными Поставщиком 

После получения материала проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного  товара с заявленными Поставщиком  и регистрируются обнаруженные отклонения.

3. Выставление претензий по факту отступления от условий договора 

В случае невыполнения Поставщиком  отдельных условий и пунктов  договора, или отклонений от них, повлекших  убытки или иной урон Заказчику, в  соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными  невыполнениеми условий договора или  отклонениями от них.

6. Оприходование материала. 
   

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования  материала. На данном этапе груз размещается  на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся  следующие данные:

• Идентификатор товара;
• Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.
• Количество;
• Краткое описание товара;

 

7. Контроль счетов 

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков  в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого  бизнес - процесса.

 

 

2. Процесс Продажи товара.

 

Технология проведения бизнес-процесса продажи

Технология проведения процесса продажи  состоит из cтадий:

• Получение заказа от клиента
• Проверка наличия товара на складе
• Оформление заказа и резервирование товара.
• Выставление счета клиену.
• Отгрузка товара клиенту.
• Контроль счетов.

 

 

 

1. Получение заказа от клиента.

На данной стадии процесса Отделом Продаж а  производится анализ полученных от потенциальных  клиентов заказов.

2. Проверка наличия товара на складе

На данной стадии процесса определяется наличие товара на складе, а так  же зарезервирован он или не зарезервирован.

3. Оформление заказа и резервирование товара.

На данной стадии совершаются следующие  процедуры:

• Оформление счета-фактуры.
• Оформление накладной.
• Резервирование товара на складе.

При оформлении заказа в нем в  соответствующих позициях должно быть указано:

• Идентификационный номер заказа;
• Дата отправления заказа.
• Идентификатор заказываемого товара или группы товаров;
• Выбранные условия поставки.

 

4. Выставление счета клиенту.

На данном этапе выставляется счет за заказанный товар и ожидается  оплата.

 

 

 

5. Отгрузка  товара.

На данной стадии производятся следующие  процедуры:

• Организация отгрузки в установленном месте;
• Сопоставление характеристик полученного товара с заявленными клиентом.
• Выставление претензий по факту отступления от условий договора. 
  

В соответствии с условиями поставки по договору, Клиент заказчик принимает груз по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

После получения материала проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного  товара и регистрируются обнаруженные отклонения.

 

 

6. Контроль счетов 

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков  в процессе выполнения договора по продаже, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

2.2. Структурирование и классификация процессов.

Основные процессы компании можно представить в виде структурной  схемы:

Закупка товара: 

Составление плана закупки

 

Ведущий менеджер по закупкам-продажам

План закупки

Уточнение прайсов поставщиков

Подбор  поставщика с минимальной стоимостью размещения заказа

Ведущий менеджер по закупкам-продажам

Ведущий менеджер по закупкам-продажам

Размещение  заказа поставщику.

Заказ зарегистрирван

 

Ведущий менеджер по закупкам

Получение товара, накладной и счета

Заведующий складом

Счет поставщика

 

  1

Учт. Прих. Счет-фактура

Учт. Прих. накладная

Накладная поставщика

 

 

 

Счет получен.

Товар и накладная получены

  1

 

Акт опр-ия

Оприходование товара на склад.

Заведующий складом

Товар по накладной оприходован на склад

Выявлено несоответствие

  ^

Выявление причин

Счет поставщика

     Оплата счета

Заведующий складом

Ведущий менеджер по закупкам

 

Причины не выявлены

Виновны сотрудники

Виновен поставщик

     Списание недостачи

     Возмещение ущерба

     Оформление претензий поставщику

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продажа товара:

 

 

Х

Получение заказа от клиента

 

 

Ведущий менеджер по продажам

     Проверка наличия товара на  складе

Товара  нет  в наличии 

Товар  зарезервирован и присутствует в достаточном кол-ве

Товар не зарезервирован и присутствует на складе

 

     Анализ приоритетов резервирования

 

Ведущий менеджер по продажам

Х

Можно отменить резервирование

 

Отменить  резервирование нельзя

Размещение  заказов у поставщика

Оформление  заказа и резервирование

 

1

Ведущий менеджер по продажам

 

1

 

 

Учт. Счет-фактура

 

 

Учт. Расх. накладная

<div