Отчет по практике в Филиале ООО «Росгосстрах» в Омской области

         Существует несколько форм горизонтальных  связей. Одни - простые, ясные и  недорогие, другие - более сложные,  дорогостоящие и требующие больших  усилий для формирования.

 

 

    Основные  формы  связей по горизонтали, используемые  в фирме:

- использование прямых контактов между руководителями,       взаимодействующими по поводу решения общей проблемы;

- установление взаимосвязи между двумя подразделениями, имеющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

- создание временных целевых групп для решения проблем, затрагивающих несколько подразделений;

- создание постоянно действующей группы для решения периодически возникающих межфункциональных проблем (например, региональный центр урегулирования убытков);

- создание новых «интегрирующих» органов в управлении горизонтальными процессами;

- переход от интеграционной к связующей роли руководителя, если имеется существенная дифференциация функций и видов деятельности;

- установление двойной ответственности в критических точках решения проблем при матричных структурах управления.

    Горизонтальные  процессы используются наряду  с вертикальными. Но они не заменяют друг друга. Горизонтальные процессы используются при необходимости принятия решений на низших уровнях, поэтому данные процессы являются частью процессов ежедневного принятия решений.

     В качестве  примера  схемы документопотока  в фирме представлены состав  и схема  информационных потоков   в системе расчета заработной  платы.

     Вся информация, передаваемая в системе  по расчету заработной платы, подразделяется на 3 основных вида:

Первичные документы – оригиналы, либо копии документов в бумажном виде, на основании которых вводится информация в БК.

Электронные документы – документы в электронном виде, формируемые БК или пользователями, предназначенные для передачи информации между иерархическими уровнями Системы. Электронные документы включают в себя: файлы, формируемые пользователями; электронные письма; файлы, формируемые БК (стандартные и дополнительные отчеты).

Выходные документы – документы в электронном виде, формируемые в БК как стандартные и дополнительные отчеты, которые могут быть распечатаны и использованы как документы для перечисления зарплаты, выдачи зарплаты, а также как документы для представления отчетов в соответствующие органы на  бумажном носителе.

  Этапы подготовки  информации для расчета  заработной  платы. Подготовка информации  для начисления аванса и расчета  заработной платы осуществляется  в 5  основных  этапов:

Подготовка  данных в электронном  формате;

Первичных документов  в  бумажном виде в  подразделениях 1-го уровня;

Ввод в систему кадровой информации: прием новых сотрудников, текущие перемещения работающих сотрудников, оформление отпусков и  больничных, подготовка файлов по вновь  введенным отпускам и больничным, а также списка уволенных сотрудников, по которым необходимо произвести окончательный  расчет;

Ввод приказов по выделению материальной помощи сотрудникам, начислению премий, награждению подарками;

Подготовка данных для  расчета заработной платы в целом  по филиалу                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              и передача их через ресурс обмена в ЕРЦ в электронном виде.

    Распределение  должностных обязанностей внутри  структурного подразделения «Отдела по работе с персоналом»:

Начальник отдела:

- разрабатывать  и реализовывать  процедуру по  всем аспектам  работы с персоналом на основе  политик и положений, разработанных ООО «Росгосстрах»;

- организовывать и поддерживать  эффектную и бесперебойную работу  с персоналом как в дирекции, так и в агентствах и страховых отделах;

- развивать корпоративную   культуру Филиала;

- обеспечивать эффективную  работу отдела по работе с  персоналом;

- формировать  внутренний  и внешний кадровый  резерв;

- организовать  кадровый  документооборот по  единым стандартам;

-выполнять другие  поручения  директора филиала;

- участвовать  в разборе  межличностных конфликтов;

- организовывать и участвовать  в проведении аттестации штатных  сотрудников;

- непосредственно  участвовать  в составлении штатного  расписания  и системы мотивации  Филиала;

- проводить кадровый аудит  в агентствах и страховых отделах;

- организовывать и проводить  обучение штатных работников  и страховых агентов;

- обеспечивать  потребности  филиала в квалифицированном   персонале;

- своевременно  и правильно  предоставлять необходимую   отчетность  по кадрам;

- участвовать  в реализации  премирования штатных работников, в разработке других материальных мотивационных программ.

Главный специалист по подбору и адаптации  персонала:

- обеспечение  филиала  штатными работниками  и страховыми  агентами необходимого  количества  и качества; 

- формирование  внешнего  кадрового резерва;

- повышение  скорости  и вовлечения новых  штатных  работников и страховых  агентов в деятельность Филиала;

- улучшение социально-психологической   совместимости работников  и страховых   агентов с целью снижения текучести   кадров;

- подбор и  оценка  штатных работников и страховых  агентов;

- анализ регионального   рынка труда;

- методическая  консультационная  поддержка;

- адаптация новых  работников;

- подготовка  и предоставление отчетности.

 

Главные специалисты по кадровому делопроизводству:

- ведение кадрового делопроизводства  в соответствии с нормами законодательства  РФ, в рамках регламентов, установленных в системе Росгосстрах;

- кадровый учет;

- анализ и отчетность;

- оформление  трудовых  отношений;

- учет рабочего  времени;

- администрирование  социального  пакета;

- штатное расписание;

- консультационная  и информационная поддержка.

Главный и ведущий  специалисты по обучению:

- передача знаний  и  формирование навыков, необходимых  для эффективной работы, у сотрудников  агентской сети, работников подразделений  продаж и работников иных подразделений  Филиала,  согласно корпоративным  планам подготовки и повышения  квалификации указанных категории персонала;

- ведение отчетности;

- планирование  и организация  обучения;

- передача знаний  и формирование навыков. 

     Отдел по  работе с персоналом непосредственно   взаимодействует с другими подразделениями:  специалистом этого отдела ведется   подбор персонала во все отделы  компании, специалистами по кадровому  делопроизводству ведут учет  рабочего времени и оформление  трудовых отношений также во  всех подразделениях компании, специалисты  по обучению проводят обучающие  семинары и тренинги тоже со  всеми сотрудниками компании. Таким  образом, отдел по работе с  персоналом взаимодействует со  всеми подразделениями компании, выстроены взаимоотношения со  всеми подразделениями организации.

    Оценка  эффективности  системы управления, используемой  на предприятии: в Филиале оценка  эффективности управления проводится  по итогам работы за год.  На начало года задается финансовый  план, в соответствии с которым предприятие должно осуществлять свою деятельность. По окончании периода работы предприятия считается финансовый результат работы предприятия в истекшем периоде и оценивается величина расходов на ведение дела. Допустим, на начало года был задан финансовый план в n миллионов. Если по истечении года положительный финансовый результат больше n миллионов, то предприятие сработало эффективно, а следовательно, и система управления на предприятии тоже эффективна, потому что в получении положительного финансового результата играет множество факторов, одним из которых является существующая система управления на предприятии. Если финансовый результат равен n миллионов, то работа предприятия тоже эффективна, но можно совершенствовать некоторые факторы, которые влияют на получение такого результата. Если финансовый результат за истекший период меньше n миллионов, то это обозначает провал в деятельности предприятия.

     Основные  пути  повышения эффективности в  сфере услуг: усиление участия потребителей в производстве услуг; поиск возможностей замены труда техникой; упрощение технологии предоставления услуги, использование метода реинженеринга в сфере услуг.

    Выше  изложенный  материал позволяет сделать вывод  о том ,что сегодня Группа компаний "Росгосстрах" представляет собой вертикально интегрированный холдинг. В  компании используются разнообразные организационные структуры, это связано с различиями в области деятельности, характере и сложности выпускаемых продуктов, размерах,   степени    дифференциации   и   территориальном    расположении предприятий. Горизонтальный процесс управления в филиале сочетается с вертикальным процессом. Процесс принятия решений группами не разрушает систему выделения средств, а дополняет ее и способствует принятию эффективных решений о распределении ресурсов.

 

 

 

 

 

ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ.

     Тип производственного  процесса не определен, так  как компания оказывает услуги. Организация производства в сфере   услуг имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой этой  отрасли:

- более тесный контакт с потребителем, который присутствует уже на стадии производства;

- высокая степень индивидуализации продукта в соответствии с требованием потребителя;

- работы являются более трудоемкими, чем в промышленности;

- возникает синергетический эффект от взаимодействия потребителя и производителя.

     В компании  нет такого процесса, как управление  запасами, следовательно, в своем  отчете мы не можем предоставить  информацию о типах запасов,  видов спроса на запасы, управленческих  решениях о времени и об  объеме заказа.

     Управление  качеством: в компании нет метода  или способа, который бы позволял  отслеживать качество предоставляемых  услуг. Можно отследить только  качество заполнения документов  и заключенных договоров, поскольку  на предприятии проводятся внутренние  и аудиторские проверки. При этом  выявляются ошибки, и на собрании  происходит их обсуждение, даются  рекомендации по их устранению.

     Методов контроля  хода технологического процесса  и готовой продукции на предприятии   нет. Это связано со спецификой  деятельности предприятия.

    Стили руководства  и теории лидерства: в Филиале  используются 2 стиля руководства:  стиль, ориентированный на задачу  и стиль, ориентированный на  человеческие отношения. Стиль,  ориентированный на задачу означает, что руководитель основное внимание  уделяет технологии принятия  управленческих решений. Он ставит  задачи перед исполнителями, разрабатывает  инструкцию и методы ее выполнения  и контролирует исполнение. Стиль,  ориентированный на человеческие  отношения означает, что руководитель  основное внимание уделяет социальным  проблемам подчиненных, мотивации  и улучшению микроклимата в  коллективе. В компании используются  следующие модели ситуационного  лидерства: Фидлера, «путь - цель», Врума-Йеттона-Яго и другие.

       Алгоритм  принятия управленческого  решения:

- выявление и анализ проблемной ситуации;

- формирование целей;

- выявление полного перечня альтернативных решений;

- выбор допустимых альтернативных решений;

- предварительный выбор лучшего альтернативного решения;

- оценка альтернативных решений;

- экспериментальная проверка альтернативных решений;

- выбор единственного решения;

- определение этапов, сроков и исполнителей принятого решения;

- обеспечение работ по выполнению решения;

- выполнение решения.

     Это идеальный  алгоритм принятия управленческого   решения. К сожалению, на практике  не всегда удается полностью  ему следовать. Например, при разрешении  конфликта со страхователем по  выплате страховки. Вначале выявляется  проблемная ситуация, чем не доволен  страхователь и почему не была  выплачена страховка. Дальше выявляется  перечень решений, т.е. все возможные  варианты действий. Затем выбор  наилучшего варианта, который устраивал  бы обе стороны, проверка того, осуществимо ли это решение  на практике и утверждение  этого решения. Определяются сроки  и исполнители этого решения,  назначаются ответственные за  выполнение решения. Затем решение  предваряется в жизнь.