Теоретические основы использования рабочего времени

 

Форма 1.1. Наблюдательный лист ФРД

№ п\п

Что наблюдалось

Текущее время

Продолжительность

Индекс

 

 

На основании проведенных фотографий рабочего времени составляется сводная таблица одноименных затрат рабочего времени, определяются средние величины по одноименным затратам и потерям рабочего времени, проводится анализ необходимости и целесообразности этих затрат и перерывов в работе.

Форма 1.2

Наименование категории, затрат и потерь рабочего времени	Время по наблюдениям ФРД, мин.					Затраты времени по нормативам, мин.
	№1	№2	№3	Суммарное время по одноименным затратам	Среднее время по одноименным затратам

 

Сводная таблица одноименных затрат рабочего времени и перерывов

Сводная таблица одноименных затрат рабочего времени и перерывов

 

После составления сводки одноименных затрат, необходимо составить фактический баланс рабочего времени и представить его в виде таблице по форме 1.3.

Форма 1.3

Баланс рабочего времени

Наименование затрат времени	Индекс	Продолжительность
		Минуты	%%

 

 

Затем сопоставляется фактический баланс рабочего времени с нормативным в таблице по форме 1.4.

 

Форма 1.4

Сопоставление фактического и нормативного балансов рабочего времени

Индекс затрат	Затраты времени, мин.		Отклонения, мин.
	Нормативные	Фактические	Излишек	Недостаток

 

 

Сопоставление данных фактического и нормального баланса рабочего времени позволяет определить следующие показатели: коэффициент использования сменного времени, коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями трудовой дисциплины, коэффициент возможного уплотнения рабочего дня, коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения выявленных потерь времени [4, стр.52-54].

 

1.2.3 Хронометраж

Хронометраж - это метод изучения затрат оперативного времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, повторяющихся при производстве каждого изделия элементов операции. Хронометражные наблюдения позволяют выявить резервы связанные со временем выполнения оперативной работы.

Основные этапы хронометража:

1. подготовка к наблюдению - ознакомление с операцией и расчленение трудового процесса, определение фиксажных точек;

2. наблюдение - заполнение листа наблюдений в таблице по форме 1.5

 

Форма 1.5.

Лист хронометражных наблюдений

№ п/п	Элементы операции	Текущее время по номерам наблюдателя					Сумма	Среднее Значение
		1	2	3	4	5

 

 

3. Обработка, анализ данных наблюдения - проверка длительности каждого элемента операции, проверка устойчивости хронометражных рядов, сравнение с действующими нормативами; определение с учетом передового опыта и внедренных оргтехмероприятий рационального состава операции, продолжительности ее элементов и операции в целом [1, стр. 276].

 

         1.3Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени

Условиям сокращения потерь рабочего времени является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного процесса - средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровеньорганизации рабочего места и его обслуживания, о так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени, которые представлены ниже.

Факторы, оказывающие влияние на использование эффективного фонда рабочего времени

1. Наличие сверхплановых необоснованных целодневных невыходов

2. Неэффективное использование сменного времени в результате нарушений трудовой дисциплины, плохой организации обслуживания рабочих мест и др. нарушений, приводящих к внутрисменным простоям.

3. Нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников навыполнение непредусмотренной работы, что приводит к

непроизводительным затратам рабочего времени.

4. Неритмичная работа  производства, в результате отсутствия  действенного календарно-оперативного  планирования и учета производства, приводящего к недостаткам в  управлении производством и непринятия  своевременных мер к сглаживанию  сезонных колебаний, что приводит  к неравномерной загрузке рабочих  и к потерям в производительности  их труда.

Направления улучшения использования рабочего времени:

         -          обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

• оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

• обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;

• совершенствование приемов и методов труда;

• комплексное обоснование необходимых затрат труда;

• создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

• использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

• соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени [4, стр. 72-74].

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ПРИМЕРЕ ОТДЕЛА АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПОНОМАРЕВСКИЙ РАЙОН

 
          Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни – одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников отдела аппарата Администрации муниципального образования Пономаревский район.

          В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела.

          Анализ результатов наблюдения.

Работа в отделе организации деятельности Совета района занимает 8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы Администрации – весь период работы, совещания – 1-1,5 часов, изучению документации - от 20 минут до 1 часа, оформлению – от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий – от 1 до 2 часов, работе со штатными службами – 30-40 минут, приему посетителей – 10-20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5-15 минут рабочего времени (см. Приложение 2 – таблица 3). Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

          Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, на участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка нормативных актов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.

          В результате суммирования времени "дневных помех" можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие – 5-15 минут, чтение газеты – до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом – 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей – 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием (см. приложение 2 – таблица 4).

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных "ловушек" времени, можно сказать, что самыми встречающимися "поглотителями" времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать "нет" (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром "откладывания" (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие "ловушки" времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких "ловушек" времени сотрудников отделов можно отметить:

- эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;

- одновременное решение нескольких проблем;

- иногда "мучает" любознательность;

- телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;

- берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого "переключения" с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;

- откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге – делают все бегом, в состоянии стресса;

- порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;

- стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т.д.

          Анализ результатов анкет.

           В результате суммирования баллов по ответам первого теста полученный средний балл варьируется от 27 до 39, что показывает использование своих возможностей и умение распоряжаться своим временем только на удовлетворительно.

           Это можно объяснить:

1) нехваткой средств оргтехники. Этот факт можно определить  по ответам на вопрос "Достаточно  ли у Вас средств оргтехники?", на который положительный ответ  дали всего лишь 2 человека; хорошо, что в распоряжении всех отделов  есть служебный телефон, который  помогает экономить время;

2) выполнить поставленные  в плане задачи им не всегда  хватает подчиненных и не всегда  могут найти такого помощника, который в нужный момент сможет  их заменить. Об этом заявили 3 человека. При ответе на вопрос "Планируете ли Вы заранее  дела на предстоящую неделю?" и "Осуществляете ли Вы перспективное  планирование своего рабочего  времени?" респонденты были практически  единогласны во мнении. Но не  все опрошенные критикуют себя  за невыполнение намеченного  на неделю, на день. Об этом  говорят 6 человек;