Риторические средства деловой беседы

При определении  деловой беседы как определенного  жанра общения следует прежде всего выделить следующие ее характеристики («паспорт жанра»):

Предмет содержания и основные целеустановки связаны  с событиями профессионального  бытия, профессиональной деятельности, с деловыми, партнерскими отношениями, с коммуникативными задачами.

Специальные риторические приемы служат для того, чтобы:

а) перехватить  и удержать инициативу в деловой  беседе;

б) активизировать адресата, диалогизировать общение (перейти к подлинному диалогу - взаимодействию позиций и мнений партнеров);

в) получить от партнера необходимую вам информацию;

г) достичь определенной договоренности.

Специфика беседы как риторического жанра: деловая  беседа представляет собой вторичный  текст, основанный на обмене деловой  информацией. Деловая беседа - сложный  риторический жанр, состоящий из «простых» жанров, расположенных в определенной логико-композиционной последовательности.

Тип жанра - комбинированный: информационно-убеждающий, так как  призван не только информировать, но и воздействовать на партнера (ов).

Основная цель: достижение договоренности, согласованности в деловой сфере, решение определенных задач в профессиональной сфере.

Специфика речевой  ситуации: речь адресата и адресанта  обращена к конкретному лицу (ам), зачастую известному (ым), что облегчает  общение и достижение определенной договоренности, общение происходит в конкретных официальных условиях. Для речевой ситуации деловой беседы характерны сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи, рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

Жанроопределяющие признаки беседы: открытая авторская  модальность, устность.

Тип текста: смешанный - рассуждение, описание.

Для деловой  беседы характерна простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника. Важно отметить, что собеседники говорят на «своем языке», что объясняется как предметом беседы (общая профессиональная деятельность), так и близким уровнем (типом) речевой культуры.

Лексический уровень: употребление специальных терминов, профессионализмов, нередко использование профессионального сленга (влияние устности), устоявшихся этикетных формул. Устная форма беседы и тип речевой культуры ее участников объясняет также возможное употребление просторечных слов и выражений.

Для синтаксиса деловой беседы характерно употребление устойчивых выражений, сочетаний, характерных  для делового общения, постоянное повторение неопределенно-личных и обобщенно-личных, а также страдательных конструкций.

Основным формально-структурным элементом деловой беседы является вопросно-ответное единство, так как беседа, как правило, - диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. В то же время в зависимости от целей и вида деловой беседы она может включать и развернутый монолог, который включает подробное изложение с конкретными данными и цифрами, аргументами.

2.3 «Малые жанры»  деловой беседы

Анализ текстов  деловых бесед позволил выделить составные композиционные части  речевого произведения или, как мы их называем «малые» жанры, входящие в  комплексный жанр - деловую беседу. В деловой беседе, как правило, выделяются следующие части («малые» жанры): установление контактов; уточнение цели, задач, содержания беседы; убеждение партнера (сообщение информации (изложение позиции), постановку проблемы (вопроса), объяснение (аргументацию) позиций); обмен мнениями, комментарий (уточнение позиций); резюме (подведение итогов).

1) Как и всякое  деловое общение, начало беседы  предполагает жанр «установления  контактов», создания деловой доброжелательной  атмосферы. Первые фразы собеседников, особенно если они плохо или  вообще не знакомы, во многом определяют атмосферу, тональность беседы. Эта часть деловой беседы обязательно включает четкие речевые формулы типа: «Рады Вас снова видеть (продолжить наше сотрудничество)» и т.п. или, если это первый деловой контакт, «Давайте же познакомимся. Я (такой-то) представляю фирму (такую-то), которая поручила мне…». Жанр «установление контактов» может включать и фразы типа: «…много хорошего слышали о Вашей фирме, ее успехах, надеемся на конструктивное сотрудничество с Вами».

2) Жанр «постановка проблемы» важен для уточнения и определения целей деловой беседы, представления сути проблемы, обсуждению которой и должно быть посвящено деловое общение. В зависимости от того, предшествовали ли этой беседе определенные договоренности, деловые контакты, партнеры применяют или метод «прямого подхода», т.е. непосредственный переход к сути обсуждаемых проблем. Или деловые контакты начинаются с уточнения сути проблемы.

3) Основная часть  беседы нацелена на сбор (изложение)  и оценку информации по обсуждаемой проблеме, выявление целей и мотивов собеседников, их точек зрения и включает жанры «изложение информации», «постановка проблемы», «объяснение позиции», которые можно включить в жанр «убеждение партнера».

Как правило, во время деловой беседы одна сторона  является инициатором деловой беседы, «берет на себя» эту важную часть общения. Для этой части беседы весьма важна аргументированность позиции, подкрепленная фактическими данными. Эта часть деловой беседы представляет собой «сбор информации», что предполагает ознакомление (более конкретное, полное, подробное) с позицией, возможностями, намерениями партнера относительно рассматриваемой проблемы; после этого наступает этап, так называемого «закрепления информации». С помощью риторических вопросов собеседника побуждают внутренне согласиться с вашей позицией, принять ее, как бы привыкнуть к ней.

На этой фазе беседы употребляются также «вопросы для обдумывания». Они ставятся таким  образом, чтобы побудить партнера поразмыслить над проблемой, порассуждать самому, прокомментировать проблему, высказать дополнения, поправки и т.д. Цель их также состоит в том, чтобы стимулировать взаимопонимание, доверие; они полезны, чтобы закрепить проблему - снова «повторить» ход размышлений, оценить весомость аргументации, как бы вновь «прокрутить» обсуждение по основным позициям.

4) Следующий  жанр деловой беседы - «согласование  позиций». В отличие от речевого  произведения «убеждение собеседника», представляющего собой, как правило,  монолог, этот жанр представлен  всегда как диалог или даже полилог, состоящий из вопросно-ответного единства. Вопросы собеседника могут быть прямыми, закрытыми, вопросами о фактах (информативными), большую часть обычно составляют уточняющие или зондирующие вопросы, например, «Уточните (объясните), что это значит?»

5) Умение задавать  вопросы и умение четко, логично,  убедительно на них отвечать, как правило, определяют содержание  следующей части беседы -подведения  итогов (резюме). Так как деловая  беседа, в отличие от переговоров,  не предполагает обязательного  окончательного решения вопросов в своей заключительной части, то главным в этой части деловой беседы является своеобразное подведение итогов, стимулирование собеседника к обдумыванию предложения, к продолжению деловых контактов.

Речевой жанр «подведение  итогов» содержит, как правило, речевые формулы, связанные с выражением одобрения и согласия («Ваши предложения нас вполне устраивают), неполного согласия («Это требует дополнительного рассмотрения») или отрицательного результата, («Мы понимаем Вашу позицию, однако» и т.п.). Обязательна заключительная фраза (резюме): «Следовательно, мы решили (пришли к выводу), что», «Следует подвести итоги нашей беседы»).

Следует помнить, что успех речевого делового общения  может определить оптимальное речевое  поведение на разных этапах. Например, партнер хочет почувствовать, что на переговорах к нему относятся как к специалисту в соответствующей области. При обращении к нему следует особо подчеркнуть это: «Как талантливый экономист вы знаете по собственному опыту, к чему могут привести.… Поэтому я предлагаю…»

Следует позаботиться о том, чтобы партнер мог спокойно изложить свои аргументы, возражения, предложения. Эффективной является при этом такая тактика речевого поведения, как выражение согласия, если, конечно, согласие возможно.

Если деловая  беседа зашла в тупик, следует  постараться поправить положение, используя, например, следующие приемы:

рассмотреть проблему с другой стороны;

использовать  высказывания партнера для развития своих мыслей;

уточнить с  помощью встречных вопросов, правильно ли понят партнер;

сослаться на опыт, накопленный в данной сфере деятельности;

дать возможность  партнеру подумать, если новое компромиссное  предложение застало его врасплох.

Немаловажным  является умение правильно ставить  вопросы. На основании ответов на них можно определить позицию партнера и выявить мотивы, заставившие его занять такую позицию. Например, вопросы могут быть заданы:

по предмету («Когда вы сможете поставить первую партию?»);

по проблеме («Почему нельзя осуществить поставку во II-м квартале?»);

с целью выяснить мнение («Как вы оцениваете возможные  действия заинтересованных сторон в  данной ситуации?»);

в форме утверждения («Итак, я могу исходить из того, что  поставка будет осуществлена во II-м  квартале?»);

в форме обобщения («Итак, можно отметить, что проблема с транспортом решена?»);

в форме “вопрос  на вопрос” («А вы разве так не считаете?»). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Деловая беседа - один из наиболее востребованных риторических жанров в профессиональной деятельности специалистов, связанных с экономикой и бизнесом. Она может быть успешной для обеих сторон, когда собеседники четко представляют цель общения, назначение каждого этапа беседы («малого» жанра), обладают умением логически верно соединить эти жанры, использовать речевые этикетные средства и профессиональные речевые формулы (клише).

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена  как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие. - Ульяновск: УлГТУ. - 2001.

2. Кузин Ф.А.  Культура делового общения: Пособие  / Ф.А.Кузин. - М.: 2000.

3. Орлов О.М.  Русский язык и культура речи. Учебное пособие / О.М.Орлов.- Саратов:  Саратовский гос. соц.-экон. университет, 2002.

4. Орлов О.М.  Устные профессионально значимые  жанры речи экономиста 

5. Теоретические  основы экономической риторики. Учебное пособие. / О.М.Орлов.- Саратов:  Саратовский гос. соц.-экон. университет, 2001.