Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений

Под понятием экспертиза научной и  практической ценности документов понимается определение политического, научного, историко-культурного значения документальных материалов, осуществляемое в целях  установления сроков их хранения и  отбора для включения в состав Государственного архивного фонда. Согласно ст. 6 Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации  на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов, связанных с  экспертизой ценности документов и  отнесением их к составу Архивного  фонда Российской Федерации, осуществляется экспертно-проверочной комиссией  уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области  архивного дела, экспертно-проверочными комиссиями органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации  в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется органом управления архивным делом, государственным, муниципальным архивом  совместно с владельцем или собственником  документов.

Экспертизе ценности подлежат все  документы на любых видах носителей, образовавшиеся в деятельности органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, созданной  на базе имущества, находящегося в федеральной  собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке  экспертизы ценности документов их уничтожение  запрещается.

Отнесение документов частной и  иных форм собственности к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании договора (соглашения) собственника (владельца) с государственным, муниципальным  архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской Академии наук».1

Необходимость экспертизы объясняется  различным значением документальных материалов. Одни из них являются источником более или менее важных сведений, имеющих общее значение, другие содержат данные, необходимые лишь для текущей  практической деятельности самих учреждений - фондообразователей или отдельных  лиц в связи с их материальными  или правовыми интересами.

Основными критериями, определяющими  ценность документальных материалов, являются, прежде всего, их содержание (значимость фактов, событий, лиц, вопросов о которых говорится в документах). Также одним из важных критериев  авторская принадлежность документальных материалов, время и место их образования, а также поглощенность содержания документов (в делопроизводственных фондах нередко попадаются документы, содержание которых поглощается  составленными на их основании свободными документами; хранение первых из них  в этом случае может быть нецелесообразным). Указанные критерии при производстве экспертизы учитываются как в  отдельности, так и в комплексе.

Одним из результатов работы по экспертизе является выделение документальных материалов, не подлежащих хранению. Решение  участи архивных документов является очень ответственным делом, поэтому  к производству экспертизы допускаются  наиболее квалифицированные научные  сотрудники архивов.

Работа по экспертизе каждого фонда  тщательно подготавливается и оформляется  особыми актами. Все материалы  экспертизы в государственных архивах рассматриваются специальными экспертными, а затем экспертно-проверочными комиссиями. Проведение экспертизы научной и практической ценности документальных материалов приводит к изменению объема архивных фондов, что фиксируется в описях, т.е. ставится штамп «Выбыло» против каждой выделенной единицы хранения и посредством новой итоговой записи, и во всех других документах.

В настоящее время постепенно сокращается  число сторонников сохранения документов с бумажной основой, и увеличивается  число сторонников комплексного хранения новых видов документов с магнитными и видеоносителями. Однако последние не видят долгосрочных проблем, связанных с хранением  и использованием новых видов  документов под влиянием быстрого развития информационной технологии. Именно по этой причине их долговременное комплексное  хранение невозможно и нецелесообразно. Невозможно все компьютерные записи постоянно переписывать для использования  на непрерывно прогрессирующем материальном и программном обеспечении. С  увеличением объема сведений и информации, содержащихся, например, в компьютерной базе данных, для пользователей она  становится плохо просматриваемой  и неуправляемой. Поэтому экспертизу ценности и отбор таких документов необходимо проводить согласно принципам  и критериям, предусмотренным для  традиционных документов с бумажной основой.

Сроки хранения документиции.

Вид документа	Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов	5 лет
Договоры банковского  счета	5 лет после истечения  срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств	5 лет после полного  исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная  годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная	Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых - не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых - не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных  учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные  журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные  списки и др.)	5 лет при условии проведения  проверки
Первичные учетные документы  и приложения к ним, зафиксировавшие  факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских  записей	5 лет при условии проведения  проверки
Счета-фактуры	4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах	Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных  суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности  по ним	5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального  страхования: а) годовые; б) квартальные	Не менее 10 лет 5 лет (при  отсутствии годовых - не менее 10 лет, с  нарастающим итогом за IV квартал - постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов	5 лет
Таможенные декларации	5 лет при условии проведения  проверки
Декларации и расчеты  авансовых платежей по страховым  взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет (при отсутствии  лицевых счетов или ведомостей  о начислении зарплаты - 75 лет)
Сведения о доходах  физических лиц	5 лет (при отсутствии  лицевых счетов или ведомостей  о начислении зарплаты - 75 лет)
Реестры сведений о доходах  физических лиц	75 лет
Книги учета доходов и  расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН	Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях	5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям  на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям	5 лет после истечения  срока действия договора 5 лет  (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет) 5 лет после истечения срока  действия договора
Кадровый документооборот
Коллективные договоры	Не менее 10 лет (присланные для сведения - до минования надобности)
Табели (графики), журналы  учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых и  опасных условиях труда - 75 лет)
Документы о премировании	5 лет
Штатные расписания и изменения  к ним: а) по месту разработки и/или  утверждения; б) в других организациях	Не менее 10 лет 3 года
Личные дела: а) руководителей; б) работников	Не менее 10 лет 75 лет
Трудовые договоры (служебные  контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 лет
Личные карточки работников (в том числе временных)	75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные - 75 лет)
Командировочные удостоверения	5 лет после возвращения  из командировки (для командированных  в районы Крайнего Севера и  приравненные к ним местности  - 75 лет)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников	5 лет (для долгосрочных  зарубежных командировок - 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей  к ним	3 года
Графики предоставления отпусков	1 год

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в  специальном порядке - с момента  завершения начисления амортизации  в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).

Хранить бухгалтерскую и  налоговую отчетность и другие документы  компании необходимо еще в течение  четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).

Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение  всего срока, когда он уменьшает  налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).

3.Пример должностной  инструкции.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает  руководитель подразделения для  своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают  в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи  с чем каждая организация имеет  возможность самостоятельно формировать  описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом

1. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
2. Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
3. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
4. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

 

ПРИМЕР ДОЛЖНОСТНОЙ  ИНСТРУКЦИИ.

 

 

ООО «ХХХХХ»                                                                УТВЕРЖДАЮ

           Директор    ООО «ХХХХХ»

_____________(_____________)

«____»_____________200____ г.

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  

Заведующему складом    00.00.09         № 00    

 

1. Общие положения

1.1. Заведующий складом относится к категории руководителей.

1.2 Заведующий складом назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом руководителя организации.

1.3. В своей деятельности заведующий складом руководствуется:

1. Нормативными методическими, инструктивными документами и  материалами по вопросам выполняемой работы.

1.3.2.  Приказами и распоряжениями руководителя организации.

1.3.3.  Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.3.4.  Настоящей должностной инструкцией.

     1.4.  Заведующий складом должен знать:

1.4.1. руководящие, нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

1.4.2. стандарты и технические  условия на хранение товарно-материальных ценностей; виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

1.4.3. организацию  погрузочно-разгрузочных работ; 

1.4.4.правила и  порядок хранения и складирования  товарно-материальных ценностей,  положения и инструкции по  их учету; 

1.4.5. условия договоров  на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений  и оборудования; порядок расчетов  за оказанные услуги и выполненные  работы;

1.4.6. правила эксплуатации  средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

1.4.7. основы экономики,  организации производства, труда  и управления;

1.4.8. основы трудового  законодательства; правила и нормы  охраны труда и пожарной безопасности.

 

1.5. Заведующий складом  подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.6. В случае временного  отсутствия заведующего складом  (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности  исполняет лицо, назначенное приказом  директора организации, которое  приобретает соответствующие права  и несет полную ответственность  за надлежащее исполнение возложенных  на него обязанностей.

 

2. Функции

На заведующего складом  возлагаются следующие функции:

 

2.1. Руководство работой  склада.

2.2. Обеспечение сохранности  складируемых товарно-материальных  ценностей.

2.3. Контроль за ведением  учета складских операций, представление  установленной отчетности.

2.4. Внедрение в организацию  складского хозяйства современных  средств вычислительной техники,  коммуникаций связи.

2.5. Проведение работы  по повышению квалификации работников.

2.6. Контроль за соблюдением  работниками правил по охране  труда.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных  на него функций заведующий складом  осуществляет следующие обязанности:

 

3.1. Руководит работой  склада по приему, хранению и  отпуску товарно-материальных ценностей,  по их размещению с учетом  наиболее рационального использования  складских площадей, облегчения  и ускорения поиска необходимых  материалов, инвентаря и т.п. 

3.2. Обеспечивает сохранность  складируемых товарно-материальных  ценностей, соблюдение режимов  хранения, правил оформления и  сдачи приходно-расходных документов.

3.3.Следит за наличием  и исправностью противопожарных  средств, состоянием помещений,  оборудования и инвентаря на  складе и обеспечивает их своевременный  ремонт.

3.4. Организует проведение  погрузочно-разгрузочных работ на  складе с соблюдением норм, правил  и инструкций по охране труда. 

3.5. Обеспечивает сбор, хранение  и своевременный возврат поставщикам  погрузочного реквизита. 

3.6. Участвует в проведении  инвентаризаций товарно-материальных  ценностей. Контролирует ведение  учета складских операций, установленной  отчетности.

3.7. Принимает участие  в разработке и осуществлении  мероприятий по повышению эффективности  работы складского хозяйства,  сокращению расходов на транспортировку  и хранение товарно-материальных  ценностей, внедрению в организацию  складского хозяйства современных  средств вычислительной техники,  коммуникаций и связи.

 

4. Права

Заведующий складом имеет  право:

4.1. Вносить на рассмотрение  руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.