Создание корпоративной информационной системы для транспортно-экспедиционных предприятий

• поиск и привлечение клиентов с использованием специализированных интернет-ресурсов;
• отслеживание своевременной оплаты произведенных услуг;
• заполнение договоров-заявок, их оформление, а также регистрация в журнале диспетчера;
• контроль исполнения заказов;
• ведение деловой переписки;
• ведение журнала диспетчера;
• расчет оптимальной стоимости перевозки на основании действующих в ТЭК тарифов;
• формирование сборных грузов;
• формирование полного пакета документов сопровождающих груз;
• учет местонахождения собственного и привлеченного транспорта;
• поиск оптимального решения для каждого из заказчиков;
• сбор, проверка и создание копий документов, необходимой для оказания услуги и ее оплаты.  

1.2. Структура информационных потоков объекта управления

В основе процесса управления ТЭК лежит обработка информации, циркулирующей во внутренней и во внешней среде фирмы. В связи с этим одним из ключевых понятий управления в транспортной логистике является понятие информационного потока. Информационный поток – это совокупность циркулирующих на транспортном предприятии между сотрудниками компании и ее внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток соответствует материальному и может существовать в виде бумажных и электронных документов. [13]

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную. [16]

В связи с этим, в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», как и в каждой организации, функционирующей в области транспортной логистики можно выделить следующие группы информационных потоков:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, в основном, сведения о заказе;
• опережающий информационный поток в прямом направлении составляют предварительные сообщения о предстоящем прибытии транспортируемого груза;
• прямой информационный поток, проходящий одновременно с материальным потоком, содержащий количественные и качественные параметры материального потока;
• встречный информационный поток, следующий за материальным, представляет собой данные о результатах приемки груза по количеству или по качеству в пункте назначения, разнообразные претензии, подтверждения.

Каждый информационный и материальный поток имеет свое место возникновения и направление движения потока. Совокупность источников возникновения и направлений движения информационных потоков предпрития называется структурой информационных потоков организации.

Схематическое изображение структуры информационных потоков ТЭК ООО «Ивкомтрейд» преставлено ниже (Рисунок 1.2).

Все информационные потоки, обозначенные на схеме арабскими цифрами, имеют свои уникальные характеристики, такие как источник возникновения, направленность потока, наименования документов, входящих в содержимое потока.

Рисунок 1.2. Схема информационных потоков.

Ниже описан каждый поток в ТЭК ООО «Ивкомтрейд» согласно нумерции, представленной на схеме:

1. Из диспетчерского отдела к директору направляются документы, требующие его личной подписи (поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, договора о сотрудничестве и т.д.), а также план по изменению тарифных ставок на грузоперевозки для заказчиков и план по изменению тарифных ставок на грузоперевозки для исполнителей, планы на текущий и будущий периоды о приобретению товаров и услуг, необходимых для продуктивной работы компании, у сторонних организаций.
2. От директора в диспетчерский отдел направляются подписанные директором документы, необходимые для качественной работы данного отдела (поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, договора о сотрудничестве и т.д.), скорректированные планы на текущий и будущий периоды о приобретению товаров и услуг, необходимых для продуктивной работы компании, у сторонних организаций, план по изменению тарифных ставок на грузоперевозки для заказчиков и план по изменению тарифных ставок на грузоперевозки для исполнителей.
3. В бухгалтерию из диспетчерского отдела поступают реквизиты клиентов, сканированные копии первой и последней страниц устава компаний-контрагентов, сканированная копия приказа о назначении директора компаний-контрагентов,  сканированные копии свидетельств компаний-контрагентов (о постановке на учет в налоговых органах, о внесении записи в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей или юридических лиц), сканированные копии первой и третьей страниц паспорта директора компании-контрагента, документы, необходимые для формирования карты транспортного средства (сканированные копии паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о регистрации транспортного средства компании-контрагента), и документы, необходимые для формирования карты водителя (сканированные копии документов водителей (первой и третьей страниц паспорта, водительского удостоверения) организаций-контрагентов), сканированные копии  и оригиналы договоров о сотрудничестве и дополнительных соглашений с контрагентами, копии необходимой документации, подтверждающей оказание услуги, оригиналы поручений экспедитору, оригиналы договоров о сотрудничестве с компаниями-контрагентами, оригиналы договоров-заявок на перевозку грузов, документы на оплату услуг и товаров, приобретенных компанией у сторонних организаций, документы, подтверждающие приобретение услуг и товаров у сторонних организаций (счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные (ТН), товарно-транспортные накладные (ТТН)), путевые листы на уже совершенные рейсы.
4. Бухгалтерия направляет в диспетчерский отдел отчет по изменению дебиторской задолженности по каждому из контрагентов, за которым числится задолженность в пользу компании, отчет по изменению суммы кредиторской задолженности за компанией в пользу сторонних организаций, образовавшейся в виду приобретения у последних услуг и товаров, оформленные путевые листы на рейсы для собственных водителей, которые запланированы на текущий день, доверенности на водителей, необходимые для осуществления запланированных на текущий день рейсов, сформированные и оформленные должным образом пакеты документов (ТН и ТТН, оформленные согласно требованиям договора о сотрудничестве и в количестве согласно поручению экспедитора от компании-заказчика, доверенность на перевозку груза, листы простоя, оформленные согласно договору о сотрудничестве, выданные водителям для исполнения перевозки груза доверенности от компании-заказчика), также счета на оплату оказанных компанией услуг, счета-фактуры, акты выполненных работ, которые предназначены для пересылки клиентам-заказчикам. акты сверки по каждому контрагенту, подписанные директором (на конец месяца, на конец квартала, на конец года), претензии по оплате услуг, оказанных организациям-контрагентам, подписанные директором.
5. Бухгалтерия отправляет директору документы, требующие его подписи, бухгалтерскую и налоговую отчетность, данные хозяйственного, операционного, статистического учета, графики погашения задолженности клиентов-заказчиков перед компанией, графики погашения задолженности компании перед клиентами-исполнителями, гарантийные письма, а так же любые другие документы, по которым возникли сомнения в правильности их составления или честности сотрудника, составившего их.
6. Директор направляет обратно в бухгалтерию подписанные им и согласованные с ним документы, налоговую отчетность, платежные документы, приказы, распоряжения, претензии и т.д., а также утвержденные планы на текущий и будущий периоды о приобретению товаров и услуг, необходимых для продуктивной работы компании, у сторонних организаций.
7. Бухгалтерия направляет в банк платежные документы на оплату приобретенных у сторонних организаций товаров и услуг, на оплату обязательных налоговых платежей, сборов и пошлин в бюджеты и бюджетные фонды разных уровней, во внебюджетные фонды, на оплату заработной платы сотрудникам, на выплаты по кредитным обязательствам компании перед банком, на оплату предоставляемых компании банком различных услуг.
8. Банк направляет в бухгалтерию отчеты о движении денежных средств на расчетном счете компании, сведения о соответствии составленных платежных документов на оплату приобретенных у сторонних организаций товаров и услуг, на оплату обязательных налоговых платежей, сборов и пошлин в бюджеты и бюджетные фонды разных уровней, во внебюджетные фонды, на оплату заработной платы сотрудникам, сведения о принятии  и проведении банком данных документов, подразумевающих списание определенного в них количества денежных средств с расчетного счета компании, уведомления об приближении очередного срока платежа по кредитным обязательствам компании перед банком, извещения о новых предлагаемых услугах, специальных льготных предложениям по кредитованию и обслуживанию юридических лиц.
9. Диспетчерский отдел направляет клиенту-исполнителю рекомендации от других клиентов-исполнителей (при первичном сотрудничестве), реквизиты исполнителя, договор о сотрудничестве, подписанный директором компании, договор-заявка на перевозку груза (с указанием порядкового номера в журнале диспетчера, числа подписания, Ф.И.О. и контактных данных сотрудников, несущих ответственность за исполнение перевозки, со стороны компании и со стороны исполнителя), пакет документов, необходимый для осуществления перевозки груза (схемы и маршруты проезда, определенные заказчиком, экспедиторскую расписку на доставку груза, ТН и ТТН, копии технической документации на груз, необходимые по законодательству РФ при перевозке данного груза, при необходимости заново оформленные или продленные санитарный паспорт на транспортное средство и санитарную книжку на водителя (по дополнительному соглашению с исполнителем), доверенность на перевозку груза, лист простоя), текущие тарифные ставки компании на грузоперевозки для исполнителей, а также изменения по ним в сроки, установленные договором о сотрудничестве или дополнительными соглашениями, ожидаемый план  перемещения грузов по территории РФ на ближайшие 7 календарных дней; кроме того сотрудниками диспетчерского отдела могут быть направлены такие документы, как отказ от дальнейшего сотрудничества (в случае, когда клиент-исполнитель внесен в черные или серые списки компании, клиента-заказчика или Международного Электронного Сообщества ТЭК), отказ от предлагаемого транспортного средства или кандидатуры водителя (в случае, когда документы на транспортное средство или документы водителя имеются в черных или серых списках компании или Международного Электронного Сообщества ТЭК, а также когда перечисленные документы не прошли проверку службы безопасности клиента-заказчика).
10. Исполнитель отправляет в диспетчерский отдел рекомендации от других ТЭК (при первичном сотрудничестве), реквизиты, сканированную копию подписанного договора о сотрудничестве, сканированные копии первой и последней страниц устава компании-исполнителя, сканированная копия приказа о назначении директора компании-исполнителя,  сканированные копии свидетельств компании-исполнителя (о постановке на учет в налоговых органах, о внесении записи в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей или юридических лиц), сканированные копии первой и третьей страниц паспорта директора компании-исполнителя, документы, необходимые для формирования карты транспортного средства (сканированные копии паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о регистрации транспортного средства компании-контрагента), и документы, необходимые для формирования карты водителя (сканированные копии документов водителей (первой и третьей страниц паспорта, водительского удостоверения) организаций-контрагентов), сканированная копия подписанного договора-заявки на перевозку груза (с указанием порядкового номера в журнале диспетчера, числа подписания, Ф.И.О. и контактных данных сотрудников, несущих ответственность за исполнение перевозки, со стороны компании и со стороны исполнителя), перечень предпочтительных направлений движения транспорта на ближайшие семь календарных дней, плановые тарифы компании-исполнителя на оказываемые услуги по перевозке грузов; по почте или посредством услуг службы экспресс-доставки пакет документов, необходимый для оплаты совершенной исполнителем услуги по перевозке груза (оригинал договора о сотрудничестве с синей печатью и подписью директора компании-исполнителя, оригинал договора-заявки на перевозку груза так же с синей печатью и подписью директора компании-исполнителя, ТН и ТТН, оформленные в соответствии с требованиями компании и в количестве, указанном в договоре-заявке на перевозку груза, отмеченный по всем правилам, указанным в договоре о сотрудничестве, лист простоя, оригиналы счетов на оплату, актов выполненных работ, счетов-фактур на оказанные услуги); кроме того сотрудникам диспетчерского отдела компании «Ивкомтрейд» могут быть направлены такие документы, как отказ от дальнейшего сотрудничества (в случае, когда компания «Ивкомтрейд» внесена в черные или серые списки клиента-исполнителя).
11. Диспетчерский отдел отправляет клиенту-заказчику рекомендации от других клиентов-заказчиков (при первичном сотрудничестве), реквизиты, сканированные копии первой и последней страниц устава компании, сканированная копия приказа о назначении директора компании,  сканированные копии свидетельств компании (о постановке на учет в налоговых органах, о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц), сканированные копии первой и третьей страниц паспорта директора компании, подписанный договор о сотрудничестве, подписанное поручение экспедитору, подписанную экспедиторскую расписку, карту транспортного средства и карту водителя; а также текущие тарифные ставки компании на грузоперевозки для клиентов-заказчиков и изменения по ним в сроки, установленные договором о сотрудничестве или дополнительными соглашениями, ожидаемый план  размещения и перемещений транспорта по территории РФ на ближайшие 7 календарных дней; по почте или посредством службы экспресс-доставки диспетчерский отдел отправляет компании-заказчику весь необходимый для полной оплаты надлежаще оформленный согласно договору о сотрудничестве пакет документов (оригинал договора о сотрудничестве с синей печатью и подписью директора компании, оригинал поручения экспедитору так же с синей печатью и подписью директора компании, ТН и ТТН, оформленные в соответствии с требованиями компании-заказчика и в количестве, указанном в поручении экспедитору, отмеченный по всем правилам, указанным в договоре о сотрудничестве, лист простоя, оригиналы счетов на оплату, актов выполненных работ, счетов-фактур на оказанные услуги); кроме того сотрудниками диспетчерского отдела могут быть направлены такие документы, как отказ от дальнейшего сотрудничества (в случае, когда клиент-заказчик внесен в черные или серые списки компании или Международного Электронного Сообщества ТЭК).
12. Заказчик отправляет в диспетчерский отдел компании рекомендации от других клиентов ТЭК (при первичном сотрудничестве), реквизиты, сканированные копии первой и последней страниц устава компании-заказчика, сканированная копия приказа о назначении директора компании-заказчика,  сканированные копии свидетельств компании-заказчика (о постановке на учет в налоговых органах, о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц или индивидуальных предпринимателей), сканированные копии первой и третьей страниц паспорта директора компании-заказчика, договор о сотрудничестве, поручение экспедитору,  экспедиторскую расписку, а также календарь плановых перемещений грузов по территории РФ на срок от 7 до 30 календарных дней, перечень внеплановых загрузок на территории РФ, плановые и текущие тарифные ставки компании-заказчика для ТЭК по перевозке грузов и изменения по ним в сроки, установленные договором о сотрудничестве или дополнительными соглашениями; кроме того от заказчика сотрудникам диспетчерского отдела могут быть направлены такие документы, как отказ от дальнейшего сотрудничества (в случае, когда компания «Ивкомтрейд» внесена в черные или серые списки компании-заказчика).
13. Бухгалтерия отправляет компании-заказчику акты сверки, подписанные директором (на конец месяца, на конец квартала, на конец года), претензии по оплате услуг, оказанных компаниям-заказчикам, подписанные директором, изменения в реквизитах компании «Ивкомтрейд».
14. Клиент-заказчик направляет в бухгалтерию подписанные акты, изменения в своих реквизитах, подписанные акты сверки (на конец месяца, на конец квартала, на конец года), гарантийные письма, согласованные заранее графики погашения задолженности; также претензии по невыполнению своих обязательств компанией «Ивкомтрейд».
15. Компания-исполнитель отправляет в бухгалтерию компании «Ивкомтрейд» акты сверки, подписанные директором компании-исполнителя (на конец месяца, на конец квартала, на конец года), претензии по оплате услуг, оказанных компанией-исполнителем, изменения в своих реквизитах.
16. Бухгалтерия компании «Ивкомтрейд» направляет клиенту-исполнителю подписанные акты, изменения в своих реквизитах, подписанные директором акты сверки (на конец месяца, на конец квартала, на конец года), гарантийные письма, согласованные заранее графики погашения задолженности перед исполнителем; также претензии по невыполнению своих обязательств перед компанией «Ивкомтрейд» клиентом-исполнителем.

1.3. Недостатки существующих систем

Успешное многолетнее сотрудничество работы любого предприятия с клиентами напрямую зависит от качества предоставляемых услуг и их своевременной полной оплате. В отношении диспетчерских услуг это является ключевым критерием сортировки клиентов, поэтому сотрудникам диспетчерского отдела приходится обрабатывать огромное количество данных, документов в течение рабочего дня. В виду бумажного документооборота персоналу ООО «Ивкомтрейд» достаточно трудно контролировать своевременность и точность денежных потоков компании, из-за чего предприятие постоянно теряет клиентов, что снижает размер получаемой прибыли. Отсутствие современных IT-решений для транспортно-экспедиционных компаний на предприятии явилось причиной потери 17% клиентов-перевозчиков в 2009-2010 годах, а также созданием общей дебиторской задолженности за некоторыми клиентами-грузовладельцами за второе полугодие 2010 года в сумме 2 350 000 рублей, которая была погашена лишь в январе 2011 году.

В компании «Ивкомтрейд» отсутствует как таковой внутренний электронный документооборот, а в тех случаях, когда применяется, происходит дублирование документов (в электронном и бумажном виде, а также в применяемых информационных системах («Бизнесс-Пак» и «1С:Бухгалтерия 7.7»)), почти не используется ЭЦП, преобладает ручной труд. В виду всего выше перечисленного, компания за 2009-2010 год потеряла 17% клиентов-перевозчиков в 2009-2010 годах, образовалась дебиторской задолженности за некоторыми клиентами-грузовладельцами за второе полугодие 2010 года в сумме 2 350 000 рублей, которая была погашена лишь в январе 2011 году, были произведены платежи по неверным данным (возврат денежных средств в 3 случаях из 18 произошедших было сделать невозможно), произошла утечка информации из клиентских баз. Из описанного следует, что в работе компании имеет место высокий процент ошибок и низкий уровень безопасности данных. Очевидно, что если не принять необходимые меры для исключения подобных случаев, компания рано или поздно может разориться, лишится своих клиентов и своих лучших работников.

Хорошим решением может стать в данном случае внедрение корпоративной информационной системы, отвечающей необходимым для успешной работы фирмы  критериям, что позволит снизить процент ошибок до критически минимального и значительно повысить уровень безопасности всех операций с данными, являющимися коммерческой тайной компании и которые ранее подвергались опасности разглашения, частичной или полной утраты. Такая система позволит большую часть бумажного документооборота трансформировать в электронный, тем самым, реализовав  смешанный электронно-бумажный документооборот. Это обеспечит значительное снижение вероятности несоответствия бумажной формы документа электронной за счет использования унифицированных форм документов, составленных в соответствии с гражданским, трудовым, налоговым и уголовным кодексами, постановлениями о бухгалтерском учете, а также других норм, нормативов и стандартов по оформлению документов, применяемых на предприятии.

Следствием всех вышеописанных положительных последствий внедрения КИС, отвечающей всем необходимым для успешной работы компании требованиям, будет являться повышение производительности труда сотрудников и качества, выполняемых ими обязанностей, за счет сокращения времени на выполнение какой-либо операции и проверку результатов данной операции на содержание ошибок.

На сегодняшний день на предприятии используются следующие информационные системы:

1. «1С:Бухгалтерия 7.7»;
2. Бизнес-Пак;
3. Банк-Клиент ЗАО АКБ «Инвесторгбанк» филиал «Вознесенский».

Все три системы применяются на предприятии в отделе бухгалтерии и частично автоматизируют функции, исполняемые работниками данного отдела, однако процент ручного труда остается достаточно высоким даже в данном подразделении. Из трех используемых систем, только «1С:Бухгалтерия 7.7» частично применима к реализации некоторых функций сотрудников диспетчерского отдела. Внедрение и использование данного программного обеспечения во всех подразделениях организации приведет к незначительному снижению доли бумажного документооборота за счет частичной реализации электронного документооборота на всех информационных потоках, однако это не решит проблемы дублирования документов в бумажной и электронной форме, повышения уровня безопасности данных, автоматизации остальной части информационных потоков между подразделениями компании. Кроме того, программа «1С:Бухгалтерия 7.7» предназначена для ведения бухгалтерского учета (управленческого и/или налогового учета), является лишь отдельной компонентой платформы «1С:Предпрятие 7.7» и, к тому же, устаревшей версией, от поддержки которой компания-производитель 1С отказалась уже довольно давно. 26 мая 2010 года была выпущена новая версия «1С:Предприятие 8.2.11», которая больше подходила бы для автоматизации работы всех отделов организации, так как не подразделяется на отдельные компоненты, как в версии «1С:Предприятие 7.7» и является КИС с применением концепции ERP II, то есть является web-интегрированной КИС.  «1С:Бухгалтерия 7.7» является устаревшим продуктом разработки компании 1С. Система «Бизнес-Пак» является широко известным ПО для формирования различных бухгалтерских документов (актов выполненных работ, счетов-фактур, платежных поручений), предназначенных для учета, контроля и использования денежных средств компании по оплате приобретенных и реализованных товаров и услуг, то есть по расчету с поставщиками и покупателями. Главные минусы данной системы – ограниченная реализация функций сотрудников бухгалтерского отдела; применение для хранения данных собственного формата, то есть невозможность выгрузки документа, к примеру платежного поручения, в другие программы; также данная программа является ненадежным хранилищем данных о финансах компании, так как многие пользователи данного продукта  жалуются на утрату финансовой информации при использовании программы «Бизнес-Пак».

Банк-Клиент ЗАО АКБ «Инвесторгбанк» филиал «Вознесенский» является программным продуктом, разработанным по заказу ЗАО АКБ «Инвесторгбанк» для постоянного удаленного контроля компаний за состоянием своих расчетных счетов. Как и все подобные системы является java-приложением, использует сложную систему защиты данных о финансовых средствах компании, автоматизирует частично функции, выполняемые бухгалтером, относительно создания платежных поручений на оплату кредиторской задолженности компании, их электронной подписи и моментальной отправки в банк на исполнение. Таким образом, работникам бухгалтерии необходимо посещать сам офис банка только около 1-3 раз (в зависимости от количества совершаемых операций и по мере требования данной информации), чтобы забрать выписки о произведенных операциях по счету компании и проведенные, оформленные надлежащим образом платежные поручения, сформированные ранее в электронном виде, с отметкой банка.

Как уже было сказано выше, все три данные системы используются, в основном, только сотрудниками бухгалтерии. Остальные подразделения работают без каких-либо автоматизированных систем. В связи с этим, можно выделить следующие проблемы в работе данной организации:

1. Высокая доля бумажного документооборота во всех отделах и между ними, так как в данной компании отсутствуют какие-либо системы, автоматизирующие работу персонала, кроме как 1С:Предприятие, Банк-Клиент ЗАО АКБ «Инвесторгбанк» филиал «Вознесенский», Бизнес-Пак, которые все применимы лишь в бухгалтерии.
2. Низкий уровень безопасности при работе с электронными и с бумажными документами. Бумажные документы передаются по назначению через любого из сотрудников. Присутствует большой процент ошибок. Документы при пересылке не подвергаются шифрованию. ЭЦП используется только при работе с системой Банк-Клиент.
3. Так называемая «лоскутная автоматизация», то есть несколько программных продуктов выполняют функции, дублирующие друг друга.
4. Проблемы с синхронизацией.
5. Частично автоматизирована работа лишь отдела бухгалтерии (посредством применения таких систем как «1С:Бухгалтерия 7.7», «Бизнес-Пак», Банк-Клиента ЗАО АКБ «Инвесторгбанк» филиал «Вознесенский»). Однако ни главный бухгалтер, ни директор не могут  моментально увидеть финансовое состояние компании. Документооборот внутри бухгалтерского отдела может перейти с бумажного на электронный, но за пределами – снова переходит в бумажный.
6. Высокая доля ручного труда особенно в диспетчерском отделе, в «сердце» компании, где экономия времени работников напрямую сказывается на повышении прибыли организации. Диспетчеру необходимо вручную из огромного количества всех клиентов-заказчиков, посредством общения с контактными лицами через приложения моментального обмена сообщениями или телефонных переговоров, выяснить какие заказы клиент может предложить, записать это в электронной записной книжке, затем обратиться к списку уже имеющихся клиентов-исполнителей, выяснить у каждого, где находится его транспорт, также записать сведения в электронную записную книжку, сравнить данные с ранее присланными клиентами плановыми загрузками и размещением транспорта. Иногда несколько работников отдела занимаются одними и теми же клиентами. Диспетчер анализирует свои записи: соотносит место размещения грузов и машин, затем предлагает имеющиеся заказы на перевозку грузов исполнителям, которых бы заинтересовали предложения. Если диспетчер не находит исполнителей среди клиентов своей фирмы, он обращается к специализированным интернет-ресурсам, где размещает полную информацию о грузе или о свободном транспорте. Когда находится подходящий клиент, с ним заключается договор о сотрудничестве: договор распечатывают, передают через других сотрудников на подпись к директору, там же ставится печать компании, после чего договор снова приносят в диспетчерский отдел, где его сканируют и отсылают клиенту вместе с  рекомендациями от других клиентов, реквизитами, сканированными копиями первой и последней страниц устава компании, сканированной копией приказа о назначении директора компании,  сканированными копиями свидетельств компании (о постановке на учет в налоговых органах, о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц), сканированными копиями первой и третьей страниц паспорта директора компании. Затем формируется карточка водителя, отсылается на проверку к клиенту заказчику в службу безопасности, после чего вручную вбиваются данные на автомобиль и на водителя в экспедиторскую расписку, договор-заявку на перевозку груза, затем на лист простоя, затем в доверенность на перевозку груза, в товарно-транспортные накладные, в памятку водителя. Далее документы распечатывают, ставят синюю печать компании, подпись директора (опять же документы передаются лично или через других сотрудников), сканируют и одни отправляют исполнителю, другие отправляют заказчику. Постоянная суета с «бумажками», отсутствие документооборота даже внутри отдела и пробежки из одного кабинета в другой приводят к срывам заказов и к повышению текущих расходов (на канцтовары, мобильную связь, интернет). Кроме того диспетчера вынуждены вручную вести журнал диспетчера, номера исходящих договоров-заявок на перевозку грузов всегда перепутаны и дублируются, так как каждый ведет отдельный журнал.