Проектирование и внедрение информационной системы реструктуризируемого предприятия

 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Байкальский государственный  университет экономики и права 

Факультет экономики предприятия  и управления бизнесом

Кафедра экономики предприятия  и предпринимательской деятельности

 

 

 

 

 

 

 

ДОКЛАД

на тему: «Проектирование  и внедрение информационной системы  реструктуризируемого предприятия»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проверил:                                                             Полынько Э.С.

 

 

Выполнил:                                                             Грибанова Н.С. ПД-09-1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск, 2013 

 

Реинжиниринг  бизнес-процессов 

Внедрение информационных технологий и реализованных на их основе информационных систем в повседневную деятельность предприятия дает ему тактические  и долгосрочные преимущества в бизнесе. Стремление руководства к использованию  ИТ может остаться лишь благими намерениями, если оно не будет следовать сложившимся требованиям и правилам разработки, проектирования и внедрения ИТ. Выше говорилось о базовых требованиях к стандартизации объектов и функциональных задач, без которых реализуемая система не будет являться открытой системой, что приведет впоследствии к многочисленным проблемам при ее внедрении и эксплуатации. Следование требованиям стандартов при разработке ИС автоматически приводит к тому, чтобы само предприятие - внешняя среда для ИС - также отвечало необходимым требованиям: определение и стандартизация классов пользователей и объектов, топология потоков данных и работ, архитектура наследуемых систем, состояние бизнес-процессов и т.д.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой  посредством управляющего воздействия  и с помощью определенных ресурсов за определенное время входы процесса преобразуются в выходы - в результаты, представляющие ценность для потребителя  и приносящие прибыль изготовителю.

Бизнес-процесс в масштабах  предприятия реализуется в виде сети основных, вспомогательных, поддерживающих и управленческих процессов (рис. 6.6).

Рисунок 6.6

При этом разделение на основные и вспомогательные процессы в определяющей степени зависит от предметной области и направления деятельности предприятия: для производственной компании, например, деятельность юридического отдела является вспомогательной, а для юридической или консалтинговой фирмы - основной. Идентификация процессов является обязательным условием, без реализации которого невозможна информатизация деятельности.

Руководители предприятия, решившиеся на внедрение ИТ, должны твердо усвоить: начало работ по проектированию информационной системы чаще всего влечет за собой обязательный реинжиниринг бизнес-процессов! Реинжиниринг представляет собой множество методик и рекомендаций, среди них нужно выбрать те, которые наилучшим образом удовлетворяют поставленным целям.

Реинжиниринг бизнес-процессов - это совокупность методов и действий, служащих для перепроектирования процессов  в соответствии с изменившимися  условиями внешней и внутренней среды и/или целями бизнеса.

Существует несколько  базовых правил, которых следует  придерживаться в процессе проведения реинжиниринга:

разработка последовательных пошаговых процедур для перепроектирования процессов;

использование в проектировании стандартных языков и нотаций;

наличие эвристических и  прагматических показателей, позволяющих  оценить или измерить степень  соответствия перепроектированного процесса или функциональности заданным целям;

подход к решению частных  задач и к их совокупности должен быть системным;

даже небольшое улучшение  должно давать быстрый положительный эффект.

Реинжиниринг деловых  процессов и функций начинается с пересмотра целей предприятия, его структуры, анализа потребностей внутренних пользователей и рынка, производимых продуктов и услуг (рис. 6.7). 

Рисунок 6.7

Перепланирование целей  и задач предполагает пересмотр  политики предприятия и ответа на следующие вопросы:

Какие новые вызовы предъявляют  нам изменившиеся условия бизнеса?

Что представляет собой предприятие  сейчас, и что мы хотим от него в будущем?

Каких именно потребителей мы обслуживаем, насколько мы удовлетворяем  их требования и ожидания, и что  нужно сделать для привлечения  новых?

Какие именно показатели определяют эффективность деятельности предприятия, производительность труда и качество продукта, является ли это определение  полным и адекватным?

Какие именно информационные технологии и средства помогут нам в этом?

Для ответа на эти ключевые вопросы необходимо в первую очередь  провести детальное описание бизнес-архитектуры предприятия, его бизнес-логики, построить функциональную модель взаимодействия бизнес-процессов, ресурсов и персонала и отразить ее в архитектуре ИС, содержании модулей информационных подсистем и визуализации форм представления информации. Необходимо также иметь методики и инструменты реорганизации процессов, решения прикладных задач и управления проектом реинжиниринга (рис. 6.8).

Описание бизнес-архитектуры позволяет:

построить схему основных потоков данных, работ, движения финансов и документов;

понять, как информация распределяется между подразделениями и кто является конечным пользователем в том или ином бизнес-процессе;

описать взаимодействие процессов  и модулей информационной системы;

определить критическую  важность видов информации для конкретных уровней управления предприятием;

выявить дублированные структуры и связи.

Рисунок 6.8 - Базовая основа улучшения процесса

Результатом такого описания является:

уточненная карта сети процессов;

матрица взаимосвязей процессов  и подразделений, вовлеченных в  эти процессы;

информация о том, какие  системы автоматизации существуют, при выполнении каких операций применяются, где и какие данные используются, какие системы автоматизации  и информатизации необходимо разработать;

функциональные схемы  потоков данных (Data Flow), работ (Work Flow), финансовых потоков (Cash Flow), потоков управленческих воздействий (Control Flow) и документооборота (Doc Flow).

Функциональная модель поможет  составить точные спецификации всех операций, процедур и взаимосвязей между ними. Такая модель, если она  построена правильно, обеспечивает исчерпывающее описание функционирующего процесса и всех имеющихся в нем  потоков информации. Эта модель описывает  состояние "Как есть" (As Is). По результатам анализа возможных путей улучшения от реальной модели нужно перейти к модели, характеризующей улучшения: модель "Как будет" (As To Be), вариант "Как должно быть" (рис. 6.9). 

 

Рисунок 6.9 - Схема реинжиниринга бизнес-процесса

Функциональное моделирование  является достаточно серьезной проблемой. Его полнота и соответствие построенной  модели зависят как от средств  моделирования, так и от квалификации специалистов, выполняющих это моделирование.

Реинжиниринг бизнес-процессов  является сложным и многоаспектным проектом, требующим тщательного  планирования и проработки деталей.

 

 

 

Внедрение информационных систем

Внедрение корпоративной  ИС, разработанной самостоятельно или  приобретенной у поставщика, зачастую сопровождается ломкой (перепроектированием) существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под  требования стандартов и логику внедряемой системы. Отметим сразу, что внедрение  ИС решает ряд управленческих и технических проблем, однако порождает проблемы, связанные с человеческим фактором.

Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает  управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние  потоки информации, ликвидирует узкие  места в управлении. Однако после  того как система успешно установлена, "обкатана" в работе и показала свою эффективность, у части сотрудников  выявляется нежелание использовать ИС в работе. В результате проведенного реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большой степени дублируют работу других или вовсе не нужны. Кроме того, внедрение КИС сопровождается обязательным обучением, но, как показывает российский опыт, желающих переучиваться не так много. Ломка старых навыков и прививание новых - долгий и трудный процесс!

Надо четко понимать, что  корпоративная ИС призвана упростить  управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой  точки зрения можно оценивать пользу от ее внедрения.

Следуя этой логике, становится понятно, что хотя корпоративная  ИС предназначена в целом для  обеспечения всех пользователей  необходимой информацией, управление разработкой и внедрение КИС  является прерогативой высшего руководства  компании! Понимают ли это руководители?

Здесь тоже приходится бороться с живучими стереотипами. "Зачем  мне корпоративная система, если дела на предприятии и так идут хорошо?". "Зачем, что-то ломать, если все работает?". Но ведь ломать-то чаще всего и не надо. На первом этапе  нужно лишь грамотно и корректно  формализовать и перенести идентифицированные процессы, в рамках которых живет  предприятие, в корпоративную ИС. Подобная формализация лишь отточит, отшлифует  удачные маркетинговые и производственные находки, оптимизирует процесс управления и контроля и позволит в дальнейшем проводить целенаправленные изменения.

Внедрение новой ИС - сложный  процесс, длящийся от нескольких месяцев  для небольших ИС до нескольких лет  для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов  и большим количеством поставщиков. Успех проекта по разработке (или  приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия  к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы  действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению  сопротивления на всех уровнях сложившейся организации.

К настоящему времени сложился стандартный набор приемов внедрения  ИС. Основное правило: выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.

Критически важными для  внедрения являются следующие факторы:

наличие четко сформулированных целей проекта и требований к  ИС;

наличие стратегии внедрения  и использования ИС;

проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей "Как есть" и "Как будет";

планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;

участие высшего руководства  во внедрении системы;

проведение работ по внедрению  ИС специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами  предприятия;

регулярный мониторинг качества выполняемых работ;

быстрое получение положительных  результатов хотя бы в части внедренных модулей ИС или в процессе ее опытной эксплуатации.

Перед началом разработки проекта внедрения необходимо:

максимально формализовать  цели проекта внедрения ИС;

оценить минимально необходимые  затраты и статьи расхода;

установить высокий приоритет  проекта внедрения перед остальными текущими проектами;

наделить руководителя проекта  максимально возможными полномочиями;

провести массовую просветительскую работу с персоналом предприятия  с целью довести до каждого  важность и необходимость предстоящих  преобразований;

разработать организационные  меры для применения новых информационных технологий;

распределить персональную ответственность по всем этапам внедрения и опытной эксплуатации.

Необходимо также определить функциональные сферы внедрения  модулей информационной системы:

организационное управление;

организационно-административное обеспечение;

управление бизнес-процессами;

управленческий, планово-финансовый и бухгалтерский учет;

управление персоналом;

управление документацией;

управление материально-техническим  обеспечением;

управление связями с клиентами и внешней средой.

Кроме того, что перечислено  выше, надо задать технологические  требования к внедрению ИС:

системная платформа - внедрение  и адаптация готового решения  от производителя или разработка на заказ в соответствии с техническим  заданием заказчика;

интегрируемость - данные хранятся и обрабатываются в едином информационном пространстве; это обеспечивает их полноту, непротиворечивость, достоверность  и возможность многократного  использования; система может включать в себя вновь разработанные и  уже используемые технологии и приложения;