Повышение эффективности формальных групп

Содержание

Введение                                                                                                                                               3

1. Понятие групп и их значимость                                                                                                    4

1.1. Формальные группы                                                                                                                    4

2. Развитие неформальных организаций  и их характеристики                                                      7

2.1. Образование неформальных организаций                                                                                 7

2.2. Характеристики неформальных  организаций                                                                         11

3. Управление неформальной организацией                                                                                  13

4. Повышение эффективности формальных  групп                                                                       16

4.1. Факторы, влияющие на эффективность  групп                                                                        16

4.2. Проведение эффективных собраний                                                                                        21

4.3. Управление с помощью комитетов                                                                                          22

Заключение                                                                                                                                         27

Список использованных источников                                                                                              28

 
Введение

 

            Организация – это  социальная категория и одновременно  – средство достижения целей. Это – место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

 

            Несмотря на то, что  неформальные организации созданы  не по воле руководства, они  представляют собой фактор, с которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников. Кроме того, как бы хорошо руководитель ни выполнял свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Руководителю и подчиненному часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность. Чтобы справляться с такими ситуациями, менеджер обязан понимать, какую роль в конкретной ситуации играет та или иная группа, и какое место в ней занимает процесс руководства.

 

            Одним из необходимых  условий эффективности управления  также является умение работать  в малых группах, таких как  различные комитеты или комиссии, созданные самими руководителями, и умение строить взаимоотношения со своими непосредственными подчиненными.

 
1. Понятие групп и их значимость

 

            Человек нуждается  в общении с себе подобными  и, по-видимому, получает радость  от такого общения. Большинство  из нас активно ищет взаимодействия  с другими людьми. Во многих  случаях наши контакты с другими  людьми кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.

 

            Каждый из нас принадлежит  одновременно ко многим группам. Мы – члены нескольких семейных групп: своей непосредственной семьи, семей бабушек и дедушек, двоюродных сестер и братьев, родственников жены или мужа и т.д. Большинство людей принадлежит также к нескольким группам друзей – кругу людей, которые довольно регулярно видятся друг с другом. Некоторые группы оказываются недолговечными, и их миссия проста. Когда миссия выполнена, или когда члены группы утрачивают к ней интерес, группа распадается. Примером такой группы могут быть несколько студентов, которые собираются вместе для подготовки к предстоящему экзамену. Другие группы могут существовать в течение нескольких лет и оказывать существенное влияние на своих членов или даже на внешнее окружение. Примером таких групп могут быть объединения школьников-подростков.

 

            По определению Марвина  Шоу, «группа – это два лица  или более, которые взаимодействуют  друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает  влияние на других и одновременно  находится под влиянием других  лиц».

1.1. Формальные  группы

 

            Исходя из определения  Шоу, можно считать, что организация  любого размера состоит из  нескольких групп. Руководство создает  группы по своей воле, когда  производит разделение труда  по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

 

            Эти группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называютсяформальными группами. Как бы малы они ни были, это – формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

 

            В организации существует  три основных типа формальных  групп:

-   группы руководителей;

-   производственные группы;

-   комитеты.

 

            Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной группы являются командир авиалайнера, второй пилот и бортинженер.

 

            Второй тип формальной  группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. Рабочие (целевые) группы имеются в составе таких известных компаний как «Хьюлетт-Паккард», «Моторола», «Техас Инструментс» и «Дженерал Моторс». Более двух третей от общего числа сотрудников компании «Техас Инструментс» (89 с лишним тыс. человек) являются членами целевых групп. За повышение общей эффективности компании они могут получать 15-ти процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня.

 

            Третий тип формальной  группы – комитет – будет рассмотрен ниже.

 

            Все командные и  рабочие группы, а также комитеты  должны эффективно работать –  как единый слаженный коллектив. Теперь уже нет необходимости  доказывать, что эффективное управление  каждой формальной группой внутри  организации имеет решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация в целом сможет эффективно выполнить свои глобальные задачи только при условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

1.2. Неформальные  группы

 

            Несмотря на то, что  неформальные организации создаются  не по воле руководства, они являются мощной силой, которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Более того, неформальные организации имеют свойство взаимопроникать. Некоторые руководители часто не осознают, что они сами примыкают к одной или нескольким таким неформальным организациям.

 

            Начало исследованию  неформальных групп было положено  знаменитой серией экспериментов, проведенных Элтоном Мэйо. Пусть  и не безупречные, эти эксперименты  оказали воздействие на понимание  руководителями факторов поведения.

 
3. Развитие неформальных организаций  и их характеристики

3.1. Образование  неформальных организаций

 

            Формальная организация  создается по воле руководства. Но как только она создана, она становится также и социальной  средой, где люди взаимодействуют  отнюдь не по предписаниям  руководства. Люди из разных подгрупп  общаются за чашкой кофе, во  время собраний, за обедом и  после работы. Из социальных взаимоотношений  рождается множество дружественных  групп, неформальных групп, которые  все вместе представляют неформальную организацию.

 

            Неформальная организация – это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации. Важно понять, что в большой организации существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому некоторые авторы считают, что неформальная организация – это, по существу, сеть неформальных организаций. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

 

            У неформальных организаций  много общего с формальными  организациями, в которые они  оказываются вписанными. Они в  некотором роде организованы  так же, как и формальные организации  – у них имеется иерархия, лидеры  и задачи. В спонтанно возникших (эмерджентных) организациях также  имеются неписаные правила, называемые  нормами, которые служат для членов  организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой  поощрений и санкций. Специфика  в том, что формальная организация  создана по заранее продуманному  плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. На рис.1. показана разница в механизмах образования формальных и неформальных организаций.