Создание базы данных «Оказание услуг»

3. Выполнить запрос и сохранить с именем Перекрестный запрос.

Рис. 13 Перекрестный запрос

 

 

 

 

 

6. Описание типа и структуры отчетов.

 

Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов (Toolbox), отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления. При этом некоторые элементы управления можно создавать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство процессом создания.

К создаваемому отчету можно применить один из предлагаемых Access автоформатов, позволяющих быстро настроить внешний вид отчета. Более того, Access позволяет создавать свои собственные автоформаты и применять их к другим отчетам.

Чтобы открыть отчет в режиме Конструктора, выделите нужный отчет в окне базы данных и выберите команду Вид | Конструктор (View | Design View) или нажмите кнопку Конструктор (Design) в окне базы данных.

Структура отчета

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы (sections) отчета включают заголовок, примечание, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид (View) в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета, которая может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид | Заголовок/примечание отчета (View | Report Header/Footer). Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer) будет отмечена флажком. В этом случае команда Вид | Заголовок/примечание отчета (View | Report Header/Footer) позволяет удалить области заголовка и примечания из отчета.

При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид | Колонтитулы (View | Page Header/Footer). Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтитулы (Page Header/Footer) будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид | Колонтитулы (View | Page Header/Footer). Если колонтитулы содержат какие-то элементы, Access отобразит предупреждение о том, что в случае удаления колонтитулов будет удалено и их содержимое.

Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы: Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer). В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество этих разделов.

Рис. 14 Отчет списка клиентов, посещаемых ателье

 

               Вид управляющей кнопочной формы

Для того чтобы создать кнопочную форму предполагается следующая последовательность действий:

1. В главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер кнопочных форм».
2. Появляется диалоговое окно «Диспетчер кнопочных форм» состоящая из пяти кнопок: «Закрыть, Создать, Изменить, Удалить, По умолчанию». Нажимаем кнопку «Изменить». Появляется диалоговое окно «Изменение страницы кнопочной формы» состоящая из двух полей «Название кнопочной формы» и «Элементы данной кнопочной формы» нажимаем кнопку «создать»

 

 

 

                       Заключение

Какие возможности дает знание програмы. С помощью Office Access можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access .

Office Access имеет интерфейс разработчика интерактивных форм и отчетов «что-видишь-на-экране-то-и-получаешь» (WYSIWYG). Можно самостоятельно разрабатывать и редактировать проекты формы на экране в режиме реального времени, а также осуществлять предварительный просмотр созданной формы. Данная функция позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в процессе создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице.

 

 

 

 

              Список литературы

 

 

1. Разработка баз данных в системе Microsoft Access : учебник для учреждений среднего профессионального образования по специальностям 2202 "Автоматизированные системы обработки информации и управления" (по отраслям), 2203 "Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем" / А.В.Кузин, В.М.Демин. - Москва : Форум : Инфра-М, 2005.
2. Использование Microsoft Office Access 2003 : перевод с английского / Роджер Дженнингс. - Москва [и др.] : Вильямс, 2005.
3. Формы, отчеты и запросы в Microsoft Access 2003 : перевод с английского / Пол Мак-Федрис. - Москва [и др.] : Вильямс, 2005.
4. Microsoft Office Access 2007 / Ирина Харитонова, Лада Рудикова. - Санкт-Петербург : БХВ-Петербург, 2008.
5. Access 2007 в кармане / А. Н. Кушнир. - Москва : Эксмо, 2008.
6. Анализ данных в Access. Сборник рецептов : [перевод с английского] / Кен Блюттман, Уэйн Фриз. - Санкт-Петербург [и др.] : Питер : Питер Пресс, 2008.