Создание базы данных «Видеотека»

1.3 Краткая характеристика  СУБД Access

СУБД Access  относится к СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета для офиса Microsoft Office Professional. Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

• высокую степень универсальности и продуманности  интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной  квалификации. В частности, реализована  система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования  в режим их непосредственной эксплуатации;

• глубоко развитые возможности интеграции с  другими программными продуктами, входящими  в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

• богатый набор визуальных средств разработки;

• набор команд и функций, предлагаемых разработчикам  программных 
  продуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает большинству современных требований к представлению и обработке данных;

• возможность использования OLE технологии, что позволяет установить связь с объектами другого  приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access;
• существует набор “мастеров” по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов.

Основные компоненты (объектами) базы данных:

Таблица – фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных.

Запрос – вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.

 Типы запросов, которые  могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных;

• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные (запрос на добавление (удаление) записей,  запрос на создание (обновление) таблицы);

• перекрестные  запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;

• запрос  с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;

• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL (запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос).

Форма – это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет – это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос – одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда – основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.

 

 

Глава 2. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ПРОГРАММНОЙ СРЕДЕ MS ACCESS НА ПРИМЕРЕ БАЗЫ ДАННЫХ «ВИДЕОТЕКА»

2.1 Разработка структуры  и создание базы данных «Видеотека» и ее основных объектов

Технология работы с базами данных включает в себя несколько  этапов:

1. Построение инфологической модели базы.

Для построения информационно-логической модели необходимо выделить источники  данных, определить посредством каких  параметров будут описываться объекты  БД, уточнить решаемые с помощью  БД задачи и продумать проблемы, которые могут возникнуть в будущем.

В видеотеке необходимо хранить  разнообразную информацию о дисках, чтобы оперативно можно было определить информацию о наличии в видеотеке  некоторого диска, по определенному  жанру, или определенного режиссера. Необходимо учесть, что диски одного режиссера могут иметь одинаковое название, поэтому дискам нужно присваивать  некоторые уникальные шифры.

Работать с базой данных «Видеотека» будут следующие  пользователи:

• сотрудники видеотеки;
• клиенты.

Сотрудники должны иметь  возможность добавлять новые  кассеты, вести учет выдачи и возврата дисков, записывать нового клиента  и удалять клиентов которые уже  не пользуются услугами видеотеки.

Клиент должен иметь возможность  просматривать каталог дисков по жанру, по режиссерам и получать информацию о наличие диска и возможности  его получения.

Информация о клиентах и сотрудниках должна быть полной и достаточной для определения  категории клиента, либо сотрудника, номер паспорта, места жительства и т.д. Необходимо учесть, что среди  них могут быть однофамильцы, поэтому  у каждого должен быть уникальный шифр.

2. Создание структуры таблиц базы данных.

Предполагает определение  групп и типов данных, которые  будут храниться в таблицах, задание  размера полей в каждой таблице, определение общих элементов  таблиц - ключей. А также организация  связей между таблицами.

Создание таблиц в БД «Видеотека»

Один из наиболее сложных  этапов в процессе создания базы данных  –  разработка таблиц, так как  результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление  о структуре таблицы.

Таблицы должны содержать  всю информацию разрабатываемой  базы.

В базе данных «Видеотека»  содержится 4 таблицы: диски с фильмами, клиенты, прокат дисков, сотрудники видеотеки. Между ними организована связь типом  «один-ко-многим» (рис. 1, Приложение)

Таблица «Диски с фильмами» (рис. 2, Приложение), содержит подробную информацию о дисках, а именно поля: код, название фильма, режиссер, актеры, жанр, кинокомпания, страна, длительность, описание, дата премьерного мирового показа, количество дисков в видеотеке, стоимость проката, сайт фильма, обложка.

Таблица 1. Организация структуры таблицы "Диски с фильмами"

Имя поля	Тип данных	Особенности
Код	Счетчик (случайные значения)	Ключевое поле
Название фильма	Текстовый	Размер поля – 50 символов
Режиссер	Текстовый	Размер поля – 75 символов
Актеры	Текстовый	Размер поля – 255 символов
Жанр	Текстовый	Размер поля – 30 символов
Кинокомпания	Текстовый	Размер поля – 50 символов
Страна	Текстовый	Размер поля – 30 символов
Длительность	Дата/время	Время вводится по маске  ввода «00:00:00»
Описание	Поле МЕМО
Дата мирового премьерного показа	Дата/время	Дата вводиться  по маске «00.00.0000»
Количество дисков в  видеотеке	Числовой	Размер поля – длинное целое
Стоимость проката	Числовой	Формат поля – денежный
Сайт фильма	Гиперссылка
Обложка	Вложение	Вложенный рисунок

Таблица «Диски с фильмами»  представлена рисунком 2 (см. Приложение), на котором наглядно демонстрируется отображение связей.

Таблица «Клиенты» (рис. 3, Приложение), содержит информацию о каждом клиенте видеотеки: код клиента, фамилия, имя, отчество, адрес, телефон.

Таблица 2. Структура таблицы "Клиенты"

Имя поля	Тип данных	Особенности
Код клиента	Счетчик	Ключевое поле
Фамилия	Текстовый	Размер поля – 40 символов
Имя	Текстовый	Размер поля – 30 символов
Отчество	Текстовый	Размер поля – 40 символов
Адрес	Текстовый	Размер поля – 255 символов
Телефон	Текстовый	Размер поля – 20 символов, маска ввода – «0-000-000-00-00»

 Таблица «Клиенты»  представлена рисунком 3 (Приложение), на котором наглядно демонстрируется отображение связей.

Таблица «Персонал» (рис. 4, Приложение), содержит информацию о работниках видеотеки: код сотрудника, фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер паспорта, адрес, телефон, должность.

Таблица 3. Структура таблицы "Персонал"

Имя поля	Тип данных	Особенности
Код сотрудника	Счетчик	Ключевое поле
Фамилия	Текстовый	Размер поля – 40 символов
Имя	Текстовый	Размер поля – 30 символов
Отчество	Текстовый	Размер поля – 40 символов
Дата рождения	Дата/время	Формат поля – краткий  формат даты, маска ввода – «00.00.0000»
№ паспорта	Текстовый	Маска ввода – «0000 000000»
Адрес	Текстовый	Размер поля – 40 символов
Телефон	Текстовый	Размер поля – 20 символов, маска ввода – «0-000-000-00-00»
Должность	Текстовый	Размер поля – 50 символов

Таблица «Персонал» представлена рисунком 4 (Приложение), на котором наглядно демонстрируется отображение связей.

Таблица «Прокат» (рис. 5, Приложение), содержит поля: код проката, дата выдачи, дата возврата, просрочка, код фильма, код клиента, код сотрудника.

Таблица 4. Структура таблицы "Прокат "

Имя поля	Тип данных	Особенности
Код проката	Счетчик	Ключевое поле
Дата выдачи	Дата/время	Маска ввода – «00.00.0000»
Дата возврата	Дата/время	Маска ввода – «00.00.0000»
Просрочка	Логический
Код фильма	Числовой	Поле вставлено из таблицы  «Диски с фильмами»  и позволяет  выбрать код фильма  по  его названию.
Код клиента	Числовой	Поле вставлено из таблицы  «Клиенты»  и позволяет выбрать код клиента  по  его фамилии.
Код сотрудника	Числовой	Поле вставлено из таблицы  «Персонал»  и позволяет выбрать код сотрудника  по  его фамилии.

Таблица «Прокат дисков»  представлена рисунком 5 (Приложение).

Ввод, поиск и обработка  данных, содержащихся в таблицах (создание форм, фильтров и запросов)

Ввод и редактирование данных могут производиться двумя  способами: с помощью специальных  форм и непосредственно в таблице  без использования форм. Обработка  информации в базе данных производится путем выполнения запросов или в  процессе выполнения специально разработанной  программы.

3. Создание запросов

В БД «Видеотека»  создано 6 запросов, необходимых для нахождения нужной информации и данных. Запросы позволяют клиентам видеотеки находить интересующие их фильмы по различным критериям, а также узнать имеется ли тот или иной диск в прокате. Сотрудникам помогают вести учет занятых и свободных дисков, анализировать взятые диски клиентами в определенный день, а также отслеживать их возврат. 

1. Запрос с параметром на выборку дисков по жанру. Запрос содержит следующие поля: название фильма, режиссера, страну, жанр, длительность и описание фильма (рис. 6, Приложение);
2. Запрос с параметром на выборку дисков по кинокомпании. Запрос содержит следующие поля: название фильма, режиссера, кинокомпанию, жанр, актеров, длительность и описание фильма (рис. 7, Приложение);
3. Запрос с параметром на выборку дисков по режиссеру. Запрос содержит следующие поля: режиссер, название фильма, жанр, страна, длительность, описание, количество дисков в видеотеке, обложку (рис. 8, Приложение);
4. Запрос с параметром на выборку диска по стране. Запрос содержит следующие поля: название фильма, режиссер, актеры, жанр, страна, кинокомпании, длительность, описание (рис. 9, Приложение);
5. Запрос_клиенты позволяет просматривать какие диски клиент брал, а так же сроки проката и наличие просрочки. Запрос содержит следующие поля: номер клиента, фамилия клиента, режиссер, название фильма, дата выдачи, дата возврата, просрочка, код сотрудника, фамилия сотрудника (рис. 10, Приложение);
6. Запрос_сотрудники позволяет просматривать с каким клиентом сотрудники работали. Запрос содержит следующие поля: код сотрудника, фамилия сотрудника, имя сотрудника, номер клиента, фамилия клиента, имя клиента, код проката (рис. 11, Приложение).