Разработка реляционной базы данных и программное обеспечение для автоматизации учета и контроля работ

ВВЕДЕНИЕ

 

  Базой данных называется система организованных данных, структурированных специальным образом и связанных с ними программных средств, а также технических и языковых средств, предназначенных для обеспечения накопления, хранения, обработки и коллективного использования этих данных. В широком смысле база данных есть любая упорядоченная совокупность данных. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает  их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы.

В связи с  широким применением информационных технологий в экономической, технической, юридической и других областях, возникает необходимость разработки информационных систем, позволяющих хранить обрабатывать накопленные данные. Широкое применение нашли базы и банки данных, которые в настоящее время применяются практически во всех сферах деятельность.

СУБД (Система управления базами данных) – комплекс программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.   Главной функцией всех систем управления является  накопление и поиск информации, что успешно реализуется путём создания баз данных.

База данных – это поименованная и организованная (структурированная) совокупность взаимосвязанных данных, которые отражают состояние объектов конкретной предметной области и находятся под центральным программным управлением.  В базе данных данные представлены совокупностью файлов (таблиц).

 

   Наиболее распространенная СУБД Microsoft Access.

СУБД Access включена в пакет прикладных приложения Microsoft Office, имеет встроенный язык SQL, язык запросов и дает возможность программировать на Visual Basic for Applications.

СУБД Ms Access рассматривает такие объекты как таблицы, формы, запросы, отчеты, модули, которые отображаются на главном окне СУБД.

Для дипломной  работы была поставлена задача компьютеризации  ведения  документации по объектам фирмы «ИП Ткаченко С.Ю.» Эта фирма занимается ремонтом компьютеров , устанавливает программное обеспечение на компьютерах клиентов, выполняет настройку и диагностику вычислительной техники. Необходимо создать  базу данных для администрации фирмы для оперативного учета и контроля выполнения работ, по персоналу фирмы, клиентам и выполненным заказам.        Анализ технологии обработки и хранения документов  показывает, что большое количество избыточных операций выполняется при оформлении документов, что влечет за собой огромное количество ошибок, и являются источником потерь времени и степени достоверности данных.

Актуальность  создания программного средства состоит  в усовершенствовании управления работами и получении оперативной и  объективной информации по основным показателям деятельности «ИП Ткаченко С.Ю.»

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Постановка  задачи

 

Разработать реляционную  базу данных и программное обеспечение 

 для автоматизации  учета и контроля  работ на  объектах фирмы 

 «ИП Ткаченко С.Ю.», получении оперативной и объективной информации по основным показателям деятельности «ИП Ткаченко С.Ю.».

  Создаваемый программный комплекс должен обеспечивать выполнение следующих функций:

     ввод, хранение и обработку информации по персоналу, их личных и

     профессиональных данных;

    ввод, хранение и обработку данных по клиентам и их заказам;

     выборки данных и обработку результатов деятельности фирмы;

    вывод ведомости  работ, выполненных указанным работником за текущий месяц с их сметной стоимостью;

    вывод списка выполненных работ за указанный месяц или год всеми работниками (сгруппировать по каждому работнику);

            вывод работы, не оплаченные полностью;

      вывод суммы ремонтов по фирме, за введенный месяц, год, их количество;

       формировать бланк - счет клиенту за выполненные работы;

     вывод результатов анализа работы в виде отчетов и  диаграмм.

         Разработать удобный и дружественный интерфейс для работы с программой  пользователей любого уровня подготовки. Предусмотреть защиту программного средства паролем.

 

 

 

 

 

            2 Средства решения задачи

 

  2.1 Технические средства

 

 

Минимальные системные требования для корректной работы данной программы (при небольших объемах информации в базе данных):

 Процессор Celeron 2,53 GHz;

Оперативной памяти 256 Mb;

Видеоадаптер:    S 3Inc. Trio 64 V2 dx/gx

Звук – не обязателен,

А так же: монитор, клавиатура, мышь, CD-ROM и DVD-ROM

Но для большей  скорости обработки информации  рекомендуемые системные требования (для пользователя):

процессор не менее Pentium 4 2.8 GHz;

оперативной памяти не менее 512 Mb;

Видео – отдельным  модулем;

А так же: монитор - COMPAQ 1024 (лучше ЖК),

клавиатура, мышь (оптическая), DVD-ROM. 

Конечно же  – чем больше частота процессора и оперативная память, тем быстрее работать в СУБД MS Access.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2  Инструментальные  средства

 

 

Информация, хранящаяся в базе данных, является оперативной, часто обновляемой для получения  динамики развития деятельности фирмы.

Исходя из простоты работы с СУБД был выбран объектно-ориентированный метод, воплощенный в среде программирования СУБД Microsoft Access 2003 из пакета Microsoft Office XP. СУБД Microsoft Access относится к реляционным системам управлении базами данных. Реляционная база данных (relational database) представляет собой совокупность таблиц, связанных между собой определёнными отношениями  и предназначенных для хранения данных. Отношения между таблицами являются существенной частью этой модели данных. Однако, когда говорят об MS Access, под базой данных подразумевают более широкое понятие – приложение, которое основано на реляционной базе данных и имеющее интерфейс, позволяющий работать с хранящимися в ней данными. Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчёты.  Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путём ответа пользователя на ряд вопросов, что упрощает процесс конструирования.

Практически все  системы управления базами данных - СУБД позволяют вводить, добавлять, удалять, обрабатывать и передавать   информацию, хранимую в базах данных.

Microsoft Access специально спроектирован для создания   многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В СУБД Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Применение Microsoft Access обусловлено её широкими возможностями для хранения, поиска и представления информации, удобстве автоматизации выполнения повторяющихся процессов.

      СУБД  Microsoft Access— мощное приложение Windows, впервые работа СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows, что и обуславливает популярность этого программного средства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3  Информационное  обеспечение задачи

3.1 Входная информация

 

Исходные данные для ввода в таблицы базы данных формируются на основе следующих  первичных документов:

личные дела персонала фирмы;

контактные  данные по клиентам, которые и сейчас используются для работы с клиентами, но хранятся на бумажных носителях (в обычных папках);

прайс-листы  выполняемых работ;

информация  из журнала учета заказов, который  ведет администратор фирмы.

          Все эти документы были представлены  мне при обсуждении структуры таблиц базы данных с заказчиком, но сами данные в таблицах  не соответствуют реальным значениям по просьбе администрации фирмы. Все фактические данные в таблицы заносятся самим заказчиком.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 База данных

 

Для обеспечения  функционирования информационной системы создана база данных «ИП Ткаченко С.Ю.», состоящая из 7 таблиц. Перечень таблиц приведён на рисунке 1. 

Рисунок 1 –  Главное окно базы данных.

Структура каждой таблицы разрабатывалась в режиме конструктора.

Рисунок  2 - Таблица «Персонал» представлена в режиме просмотра, в поле «Должность» показан список из справочника.

Рисунок  3 - Таблица «Персонал» представлена в режиме конструктора.

Таблица 2 - «Клиенты»

Рисунок 3 –  таблица Клиенты.

В ней хранится только контактная информация о клиенте.

 

 

Таблица 3 – «Заказы». Это главная таблица и из нее выполняются все выборки данных о работе и каждого работника, и всей фирмы в целом.

Далее представлены таблицы-справочники.

Таблица 4 – «Должности»

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 5 –  «Виды выполняемых работ»

Таблица 6 –со  справочной информацией «Образование»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Выходные  данные

 

Программное обеспечение  формирует следующие выходные документы:

личные и профессиональные данные персонала фирмы по запросу    

пользователя;

         выбор работ, выполненных конкретным работником за отчетный

период с подсчетом  общих сумм;

выбор данных по долгам клиентов, которые не полностью оплатили

выполненные работы;

диаграмма для анализа  данных.

В программе  предусмотрен режим не только просмотра всех выходных документов, но и печать их по желанию пользователя. Примеры выходных документов в виде отчетов представлены ниже.Выборки из таблиц выполнялись через запросы.

Выбор информации  о работнике. По введенной фамилии в диалоговое окно выводится вся необходимая информация о работнике.

После ввода  на экран выводится следующая  таблица

 

Рисунок 4 – Вывод данных по требованию пользователя

 

 

 

Выбор работ за месяц. Здесь  также нужно вводить значение параметра в диалоговое окно.

Рисунок 5 –  таблица- результат запроса

В отчете, который  построен по этому запросу, будут  подведены итоги по суммам

Рисунок 6 –  отчет о работе за указанный месяц.

Выбор работ  за указанный пользователем год.

В отчете также  подведены итоговые суммы.

 

Рисунок 7 –Отчет о заказах фирмы за год.

 

В настоящее  время неустойчивой экономики требования к персоналу очень высоки и  поэтому важно знать и оценивать  эффективность работы каждого работника. Для этого выполнен запрос и отчет. В этом запросе выводятся сравнительные данные о работе каждого сотрудника фирмы.  В отчете информация сгруппирована по фамилиям  и по каждой группе заказов подводятся итоги.  В соответствии со структурой программного средства в данной работе сформировано несколько запросов, которые построены с помощью Конструктора QBE (Query By Example) – Запрос по образцу. Запрос по QBE позволяет записать в условие отбора данных все необходимые логические конструкции и выражения.

 

 

Рисунок 8 – Общий вид  запроса и отчета, в котором  отображены данные о работе каждого сотрудника фирмы.

 

Для оценки работы конкретного  сотрудника выводится запрос по одному работнику. Его фамилия вводится в диалоговое окно и затем выводится  в запрос и отчет

По отчету видны и суммы  заказов сотрудника, и количество выполненных работ.

Рисунок 9 –  выбор заказов одного конкретного  сотрудника.

 

Прежде, чем  оформлять бланк-счет клиенту за выполненную работу, необходимо убедиться, что он полностью оплатил работу специалиста.

Для этого создан запрос – Оплаченные заказы.

Рисунок 10- Запрос по оплате заказов.

Отчет по этому  запросу приведен ниже.

Рисунок 11 –  Отчет по оплате заказов

 

 

 

 

3.4 Информационная  модель

 

На рисунке 12 отображено взаимодействие входной информации, созданных баз данных (файлов) и выходной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 12 – Информационная модель задачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Программное обеспечение