Проектирование функциональной подсистемы приема документов в ВУЗ

т.е. в формировании национальной (региональной) научной и интеллектуальной элиты.

Одной из необходимых процедур учебной функции является прием  документов от абитуриентов в ВУЗ. При  выполнении этой работы приходится иметь  дело с большим количеством информации. Бумажный документооборот требует  больших затрат времени и человеческих ресурсов. Поэтому автоматизация  части выполняемой работы (например, автоматическое заполнение заявления о поступлении) может значительно упростить задачу.

2 Функциональное  моделирование бизнес-процесса

Прием документов о поступлении  является важной функцией ВУЗа. Эту  работу осуществляют сотрудники приемной комиссии. При этом необходимо организовать работу приемной комиссии, а именно определить сроки приема документов, обработать полученные данные, сформировать результаты и огласить их. Пи непосредственном приеме документов сотрудник приемной комиссии должен предоставить абитуриенту  всю необходимую информацию о  правилах приема, специальностях и  т.д., помочь в оформлении заявления, ему так же необходимо принять  все необходимые документы или  их копии (набор документов определяется правилами приема документов в ВУЗ), провести обработку полученных данных и сообщить абитуриенту, если каких-либо документов недостает.

Функциональная модель системы  представляет собой функциональную модель бизнес-процесса «Функциональная  подсистема приема документов в ВУЗ».

Главным блоком информационной системы является непосредственно  прием документов в ВУЗ. На входе пакет документов абитуриента, а выходной – объявление результатов и приказ о зачислении студентов в ВУЗ. В качестве управление данной системы выступают устав ВУЗа, законодательство Российской Федерации в области образования, правовые акты федерального округа в области образования, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, правила приема в ВУЗ. Участниками процесса приема документов являются абитуриенты, сотрудники приемной комиссии и ректор университета.

Рисунок 1 – Информационная модель приема документов в ВУЗ

Следующим этапом выполняется  декомпозиция главного блока на 4 части  – организация работы по приему документов (на входе - пакет документов от абитуриента, управляющие документы – устав УГАТУ, правила приема в ВУЗ, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники - абитуриент и сотрудник приемной комиссии, на выходе – комплект документов), осуществление обработки документов(на входе - комплект документов , управляющие документы – устав УГАТУ, законодательство Российской Федерации в области образования, правовые акты федерального округа в области образования, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники - сотрудники приемной комиссии, на выходе – обработанные документы), формирование результатов(на входе – обработанные документы, управляющие документы – устав УГАТУ, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники - ректор и сотрудники приемной комиссии, на выходе – приказ о зачислении) и их объявление (на входе – приказ о зачислении, управляющие документы –должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники - сотрудники приемной комиссии, на выходе – объявленные результаты). Данная декомпозиция представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Декомпозиция главного блока «Принятие документов в ВУЗ»

Далее осуществляется дальнейшее разделение блока организации работы по приему документов в ВУЗ. Этот блок разбивается на 5 действий: проведение консультаций для абитуриентов (на входе – пакет документов абитуриента, управляющие документы – устав УГАТУ, правила приема в ВУЗ, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники – абитуриент и сотрудник приемной комиссии, на выходе – результат консультации, отказ от обучения), формирование заявления (на входе – результат консультации, пакет документов, управляющие документы –правила приема в ВУЗ, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники – абитуриент и сотрудник приемной комиссии, на выходе – заявление), принятие документов (на входе – заявление, пакет документов, управляющие документы –правила приема в ВУЗ, должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники –сотрудники приемной комиссии, на выходе – принятые документы), сортировка документов(на входе – принятые документы, управляющие документы –должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники –сотрудники приемной комиссии, на выходе – комплекты документов, список недостающих документов) и сообщение об отсутствии документов (на входе – список недостающих документов, управляющие документы –должностные инструкции сотрудников ВУЗа, участники –абитуриент и сотрудники приемной комиссии, на выходе – оповещение о недостающих документах) . Данная декомпозиция представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Декомпозиция блока «Организация работы по приему документов»

3 Разработка технического задания на прием документов ВУЗ

3.1 Общие сведения

Полное наименование системы – Автоматизация процесса заполнения заявления о поступлении в ВУЗ.

Назначение создания – предназначен  для ускорения процедуры оформления и подачи заявления о поступлении в ВУЗ, автоматизации и учета процесса.

Цели создания системы – обеспечить наиболее удобный для сотрудника приемной комиссии процесс создания заявления о поступлении в ВУЗ, а так же обеспечить наиболее удобное хранение данных.

Информационная система  создается на основании следующих данных, которыми и заполняется специальная форма заявления:

• личные данные абитуриента;
• желаемые направления обучения;
• дата подачи заявления;
• адрес и контакты представителя заявителя.

3.2 Назначение и цели создания системы

Автоматизированная информационная система «Прием документов в ВУЗ» предназначена для комплексного информационно-аналитического обеспечения  процессов регионального образовательного учреждения «Уфимский государственный  авиационный технический университет», в части исполнения следующих  процессов:

- автоматизация процессов  заполнения заявлений при подаче  документов абитуриентом;

- автоматизация процессов  формулировки результатов вступительных  испытаний;

- ведение документооборота  по учету абитуриентов

 АИС «Прием документов  в ВУЗ» предполагается использовать  в УГАТУ, и в его территориальных  филиалах, задействованных в исполнении  вышеперечисленных процессов. 

Основными целями создания АИС «Прием документов в ВУЗ» являются:

- Улучшение  существующей  системы приема и обработки                                                                                                                                                                        документов абитуриентов при  поступлении в ВУЗ

- Повышение эффективности  исполнения процессов путем сокращения  непроизводительных и дублирующих  операций, оптимизации информационного  взаимодействия участников процессов.  
-Повышение удобства и комфорта (снижение временных затрат)  сотрудников приемной комиссии и абитуриентов

Для реализации поставленных целей система должна решать следующие  задачи: 
-Ввод данных реестров; 
- Редактирование данных реестров; 
- Построение аналитических отчетов и выписок; 
- Интеграция с существующими АИС других государственных органов;

3.3 Характеристика объектов автоматизации

Объектом автоматизации  являются процессы по принятию и обработке  документов в ВУЗ. 
Процессы принятия и обработки документов включают в себя: 
- оперативного учета абитуриентов;  
- ведение документооборота по абитуриентам;  
- публикация  части информации в открытом доступе

Данные процессы осуществляются следующими специалистами: 
- Сотрудники приемной комиссии; 
- Ректор.

3.4 Общие требования  к системе

Организация автоматизированного  процесса документооборота при приеме документов абитуриентов ВУЗ. Сокращение времени оформления документации, значительное упрощение этого процесса. Формирование единой базы данных абитуриентов. Хранение информации определенный срок. Быстрый  доступ к необходимым данным. Формирование единого подхода к способам представления  информации. Возможность передачи данных другим функциональным службам. Все данные должны быть защищены от несанкционированного доступа.

 
3.5 Требования к видам обеспечения

• информационному: состав, структура и организация данных; осуществление обмена данными между компонентами системы и между ее частями; информационная совместимость со смежными системами и передача в них необходимых данных; СУБД; контроль данных и ведение информационных массивов; формы документов, формируемые в программах, информация об абитуриентах, справочники, документы в бумажном, электронном видах и т. д.