Проектирование информационных систем

Введение……………………………………………………………………..2

Глава 1. Анализ предметной области и формирование требований к информационной системе………………………………………....................3

   1.1 Термины и понятия………………………………..............................3

   1.2 Характеристика кафедры……………………………………………...4

   1.3 Анализ существующих средств электронного документооборота…4

 

Глава 2. Проектирование информационной системы

   2.1.    Проведение обследования объекта автоматизации ……………..5

   2.2.    Анализ требований к системе……………………………………12

   2.3.    Техническое  задание ……………………………………………...14

   2.4.    Проектирование  ИС ……………………………………………..17

Заключение…………………………………………………………………21

Список литературы………………………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность темы исследования.

Документооборот любой кафедры высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом. Контрольные мероприятия министерства образования, связанные с лицензированием и аккредитацией учебного заведения, включают, в первую очередь, проверку состояния документации его кафедр.

Основную нагрузку по поддержке процессов кафедры, связанных с документооборотом, несут на себе методист кафедры и заведующий. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: электронной – в виде компьютерного файла на жестком диске компьютера кафедры и на бумажном носителе в распечатанном виде, сброшюрованном в конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией. При этом, число таких папок существенно, а количество хранящихся документов, как минимум, на порядок больше.

Несмотря на строгую классификацию, поиск документов представляет собой некоторые сложности. Причем, это касается и поиска электронных копий документов. Поиск же определенных разделов в документе представляет собой еще более трудоемкую задачу. Особенно усложняется анализ и поиск информации в других источниках, имеющих логические и информационные связи с текущим документом.

Поэтому целью данной курсовой работы является проектирование информационной системы документооборота кафедры.

 

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить и проанализировать предметную область кафедры
• Проанализировать существующие программные продукты
• Разработать системный проект (создание технического задания, построение UML-модели) электронного документооборота кафедры.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, и списка используемых источников.

Во введении обосновывается актуальность темы курсового проекта, формулируются цель и задачи.  В первой главе проводится анализ предметной области, рассматриваются наиболее известные системы электронного документооборота, формируются требования к системе. Во второй главе описывается практическая часть проектирования информационной системы с помощью IDEF0 и UML 2.0 технологий. В заключении формулируются основные результаты курсового проекта.

 

 

 

Глава 1. Проектирование информационной системы документооборота кафедры.

1.1 Термины и понятия

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [ГОСТ Р 51141-98].

Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»

Электронный документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, являющейся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Кроме того, согласно федеральному закону РФ "Об образовании в Российской Федерации" № 273-ФЗ:

Индивидуальный учебный план – учебный план, обеспечивающий освоение образовательной программы на основе индивидуализации ее содержания с учетом особенностей и образовательных потребностей конкретного обучающегося;

Образовательная организация – некоммерческая организация, осуществляющая на основании лицензии образовательную деятельность в качестве основного вида деятельности в соответствии с целями, ради достижения которых такая организация создана (далее будет рассматриваться как высшее учебное заведение (ВУЗ))

Образовательные организации, дающие высшее профессиональное образование, в качестве структурных подразделений имеют факультеты, кафедры, институты, реализующие образовательно-профессиональные программы, научно-исследовательские институты, научные центры, учебно-методический отдел и другие, занимающиеся организацией и проведением учебного процесса и научных исследований. Высшие учебные заведения разрабатывают и утверждают свои правила о факультетах или институтах.

Факультет, институт или приравненная к нему структурная единица является учебно-научно-методическим и административным подразделением высшего учебного заведения, осуществляющим подготовку студентов, магистрантов, курсантов, слушателей, аспирантов, повышением квалификации руководящих, инженерно-технических и педагогических работников соответствующей отрасли экономики, образования и культуры, а также руководством работой кафедр, относящихся к данному профилю специальности.

 

 

1.2 Характеристика  кафедры

Кафедра, или приравненная к нему структурная единица является основным учебно-научным структурным подразделением высшего учебного заведения (факультета или института). Основными задачами кафедры является следующие: осуществление учебной, методической и научно-исследовательской работы по одной или нескольким родственным специальностям, дисциплинам; воспитательная работа среди обучающихся; подготовка научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. В штат кафедры входят заведующий кафедрой, профессора, преподаватели, докторанты, аспиранты, учебно-вспомогательный персонал.

В настоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении.

Весь документооборот кафедры ведется в бумажной и электронной формах и включается в единую технологическую схему делопроизводства университета с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий. Эффективное функционирование кафедры предполагает оснащение ее средствами компьютерных и телекоммуникационных технологий.

Следствием этого является повышение роли автоматизации кафедрального документооборота.

 

1.3 Анализ существующих средств электронного документооборота

В настоящее время имеется множество программных средств и технологий, направленных на автоматизацию документооборота в организациях малого и среднего бизнеса. Они обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.

Стоит отметить, что поставка вычислительной техники и установка на нее стандартных программ компании Microsoft не позволяет решить всех проблем. Использование таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает лишь частично автоматизировать некоторые этапы работы с документами, но они не приспособлены для решения задач комплексной автоматизации электронного документооборота. При этом использование дополнительных программ, не предназначенных для комплексного подхода к решению задач электронного документооборота делает, эти задачи только более сложными и запутанными.

Далее рассмотрим программные продукты, решающие проблемы электронного документооборота на предприятиях.

Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений подойдет самая дорогая система - LANDOCS которая при внедрении в полной комплектации может быть настроена практически на любые способы организации механизмов управления.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. У программного продукта существуют сложности с настройкой прав доступа. Кроме того отсутствует англоязычный интерфейс.

"ЕВФРАТ-Документооборот". Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более  масштабируемым за счет использования  уникальной объектно-ориентированной  СУБД "НИКА" (внутренняя разработка  Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

IBM Notes – программный  продукт, платформа для автоматизации  совместной деятельности рабочих  групп

Основные функции:

• среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности
• криптозащита (шифрование и электронная подпись)
• клиент электронной почты
• почтовый сервер
• персональный и групповой календари, планировщик задач
• набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций)
• репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных

 

2. Проектирование  информационной системы

2.1. Проведение  обследования объекта автоматизации

В данной работе объектом автоматизации является документооборот кафедры. Предмет исследования составляют бизнес-модели и практики организации документооборота кафедры, а так же методологии и технологии проектирования информационных систем.

Кафедра является основным структурным подразделением вуза, осуществляющим учебную, методическую и научно-исследовательскую деятельность по одной или нескольким родственным дисциплинам,  внеучебную работу со студентами, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации.

В соответствии с направлениями деятельности кафедры делятся на три вида: общеобразовательные (общеуниверситетские), общепрофессиональные и специальные, а также кафедры можно подразделить на выпускающие и невыпускающие.

Общеобразовательные (общеуниверситетские) кафедры осуществляют подготовку специалистов по общеобразовательным и естественнонаучным дисциплинам, общим для стандартов и учебных планов всех или подавляющего большинства направлений подготовки специалистов.

Общепрофессиональные кафедры осуществляют подготовку специалистов по общепрофессиональным дисциплинам, входящим в стандарты отдельных групп направлений подготовки бакалавров, дипломированных специалистов и/или магистров.

Специальная (академическая, межвузовская, межотраслевая) кафедра - это кафедра, ведущая преподавание спецкурсов или осуществляющая подготовку либо переподготовку специалистов по узкому специальному профилю. Она создается специальным решением Ученого совета вуза, в котором оговаривается сфера и порядок ее деятельности.

Выпускающие – это кафедры, приобретающие статус выпускающей согласно приказу по университету, в котором ей поручается быть ответственной за подготовку и выпуск специалистов по соответствующей учебной специальности или направлению.

Независимо от статуса кафедры ее главной задачей является организация и осуществление на высоком учебно-методическом уровне подготовки специалистов (определенного направления) высокой профессиональной квалификации, воспитательной работы среди студентов, преподавателей, сотрудников, научных исследований по профилю кафедры, подготовка научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Необходимо отметить, что организационно-методическая работа представляет собой как отдельный вид деятельности кафедры, связанный с организацией делопроизводства, так и обеспечивающий процесс для других видов деятельности.

Анализ источников, беседа с заведующим кафедрой позволяют выделить следующие виды деятельности данного структурного подразделения ВУЗа: учебно-воспитательная, научно-исследовательская, организационно-методическая

Определим содержание основных видов деятельности:

учебно-воспитательная деятельность:

учебная деятельность – осуществление образовательного процесса:

– ведение аудиторных занятий на очном и заочном и других отделениях;

– проведение консультаций и индивидуальной работы на очном и заочном отделениях;

– проведение открытых занятий;

– организация производственных и учебных практик;

– входной и итоговый контроль, промежуточная аттестация;

– курсовое и дипломное проектирование;

– государственная аттестация выпускников;

воспитательная деятельность:

– работа кураторов групп;

– воспитательная работа в общежитии;

– взаимодействие с родителями;

– культурно-массовая работа;

– спортивная деятельность.

организационно-методическое обеспечение учебно-воспитательной деятельности:

– разработка учебных и рабочих программ, учебно-методических комплексов;

– участие в методических семинарах и конференциях;

– разработка учебников, учебных и учебно-методических пособий по дисциплинам кафедры.

 научно-исследовательская деятельность:

научно-исследовательская деятельность – разработка новых методов решения задач и проведение научных исследований:

– участие в конкурсах грантов и программ; заключение хозяйственных договоров на проведение научных исследований;