Калькуляция блюд ресторана

Калькуляционные карточки регистрируют в специальном реестре после подписи их лицами, которые несут ответственность за правильность установления продажных цен.

Исчисленные продажные цены необходимо сопоставить с ранее действующими ценами на такие же блюда и тщательно проанализировать причины возможных отклонений.

Следует отметить, что цены на полуфабрикаты и кулинарные изделия также исчисляются методом калькуляции исходя из стоимости сырьевого набора продукции по продажным ценам. Составим несколько калькуляционных карточек. При составлении карточек следует обратить внимание на следующее:

• если в рецептуру блюда входит какой-либо полуфабрикат (желе, соус, заправка и т.д.), то на него (полуфабрикат) составляется отдельно калькуляция, из которой берется цена полуфабриката, но без наценки, так как наценка не должна производиться дважды;

 

• если кондиции сырья отличны от тех, на которые приведена закладка в Сборнике рецептур, перерасчет делается с использованием Приложений и таблиц в конце Сборника;
• если картофель используют не в период с сентября по октябрь, а морковь и свеклу после января, следует увеличивать расход сырья по массе брутто;
• нормы закладки специй приведены в начале каждого раздела Сборника.

 

3. Требования к программе

 

База данных предназначена  для организации занимающейся организацией общественного питания. Она должна содержать калькуляционные карты и формировать необходимые отчеты, а также план-меню для посетителей. Главным назначением базы данных является организация автоматизации данных процессов. База данных разрабатывается для работы под управлением операционной системы Windows ХР с установленным программным комплексом Microsoft Office, включая базу данных Access. Данная база данных должна быть построена по технологиям и в полном соответствии с идеологией пакета Microsoft Office, что позволит пользователям свободно наращивать её функциональность. База данных должна работать на одном компьютере или в локальной сети. Основной режим работы – диалоговый, т.е. пользователь работает с базой данный, используя объекты форм поля, кнопки, списки, получая при этом необходимые отчеты в Access, используя для этого специальные шаблоны. Программа должна иметь простой и понятный рядовому пользователю интерфейс. Число объектов в формах должно быть минимальным, чтобы обеспечить быструю загрузку данных. База данных должна поставляться в открытом для изменений формате.

 

 

2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ДЛЯ КАЛЬКУЛЯЦИИ БЛЮД В РЕСТОРАНЕ В СРЕДЕ MS ACCESS

 

1.  Разработка таблиц и установка связей в базе данных для калькуляции блюд

 

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее - просто Access) - это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций.

Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

Создание базы данных начинается с создания таблиц, в которых и хранится информация о предметной области. База данных обычно включает несколько взаимосвязанных таблиц.

Создать таблицу можно в разных режимах: режиме таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Самый используемый режим - режим конструктора. В режиме конструктора открывается окно для описания структуры таблицы и других ее характеристик.

Для создания таблицы  необходимо открыть вкладку «Создание» и из меню «Таблицы» выбрать подходящую таблицу. В новом окне появится таблица, далее производится переход в режим «Конструктора» и осуществляется наполнение таблицы необходимой информацией, такой как: имена полей, тип данных для этих полей, ограничения на ввод данных и маски ввода и прочее.

Имя поля должно быть уникальным в пределах таблицы. И хотя система не запрещает использование  одинаковых имен полей в разных таблицах, избегается использование одинаковых имен для обозначения разных по смыслу атрибутов.

После задания  имени нужно выбрать тип поля. Если щелкнуть мышью по свободной  ячейке графы «Тип поля», то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно.

Графа «Описание» может не заполняться. Эта графа  используется в целях документирования проекта.

В списке допустимых типов полей имеется строка «Мастер подстановок». При его использовании можно создать поле, содержание которого формируется путем выбора значений из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы или запроса. Если источником для подстановки выбран столбец другой таблицы, то тип и длина поля, созданного таким способом, будут определяться типом и длиной элементов, служащих источником для подстановки значений.

Каждая реляционная таблица по определению имеет ключ. Access позволяет задавать ключ при описании таблицы, но также разрешает и отказаться от этой возможности. По ключу система автоматически выполняет индексирование, а также проверяет уникальность значений ключа при вводе новых записей или их корректировке. Создание таблиц базы данных ресторана показано в приложении А.

После создания таблиц осуществляется их связывание. Схема данных базы данных ресторана отображена ниже на рисунке 1.

База данных для калькуляции блюд в ресторане  содержит следующие таблицы:

 

 

№	Название таблицы	Имя поля	Тип данных
1	Список блюд	Номер рецептуры	Числовой
		Наименование  блюда	Текстовый
		Выход блюда	Числовой
		Себестоимость	Денежный
		Цена	Денежный
		Вид блюда	Числовой
		Включение в  меню	Логический
2	Состав блюда	Номер рецептуры	Числовой
		Код продукта	Числовой
		Норма, г	Текстовый
		Цена	Денежный
3	Кодировка продуктов	Код продукта	Числовой
		Наименование  продукта	Текстовый
		Цена, кг	Денежный
4	Вид блюда	Код вида	Числовой
		Название вида	Текстовый
5	Блюдо-себестоимость	Номер рецептуры	Числовой
		Себестоимость	Денежный
6	Наценка	Наценка на блюдо, %	Числовой
7	Меню	Номер рецептуры	Числовой
		Наименование  блюда	Текстовый
		Выход блюда	Числовой
		Цена	Денежный
		Вид блюда	Текстовый

 

Рисунок 1 –  Схема данных калькуляции блюд в  ресторане

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Разработка запросов в базе данных для калькуляции блюд запросов в базе данных ресторана

 

Запросы занимают особое место в управлении данными. Они позволяют выводить сводную  информацию из нескольких таблиц, анализировать  ее, можно даже изменять и удалять определенные данные.

Запрос в Access может быть использован в качестве источника данных для создания форм и отчетов, обеспечивает эффективный доступ к данным (уже не требуется открывать одновременно несколько форм или таблиц и подолгу выбирать нужные сведения – с этой работой быстро справиться заранее подготовленный запрос).

В Access предусмотрены следующие типы запросов:

1. простой запрос на выборку из определенных полей - запрос с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска. При создании простого запроса условие отбора записывается в соответствующий столбец бланка запроса. В Access при задании запроса ограничители можно не ставить. В зависимости от типа поля, которое вводится в выражение, определяющее условие отбора, ограничители добавляются системой автоматически: прямые кавычки (" ") вокруг строковых значений; символы (#) вокруг дат. В столбце можно записывать не только значение атрибута, но и знак операции сравнения; по умолчанию принимается знак равенства (=). Если в условии отбора должны использоваться операции сравнения, отличные от знака равенства, то их надо указывать в явном виде;
2. сложный запрос. Если в условиях отбора используется несколько полей, то они могут соединяться оператором «и» или «или», а ответ зависит от взаимного расположения аргументов поиска относительно друг друга;
3. перекрестный, выводящий данные в компактном формате, подобном формате электронной таблицы. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в левом столбце и образует заголовки строк, а второй - выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов. При создании перекрестного запроса в качестве источника данных можно задать только одну таблицу. Если для реализации запроса требуются поля из разных таблиц, то надо предварительно создать вспомогательный запрос, который будет включать все требуемые поля;
4. запрос на создание таблицы. Запрос на создание таблицы фактически означает запоминание результата запроса в таблице. Чтобы использовать такую возможность, необходимо создать запрос, результат которого следует поместить в новую таблицу. Затем в режиме конструктора запроса нужно выбрать Тип запроса/Создание таблицы. На экране появится диалоговое окно Создание таблицы. В поле «Имя таблицы» необходимо ввести имя таблицы, в которую будут переноситься данные;
5. корректирующий, то есть запросы на добавление, на удаление, на обновление записей из одной таблицы или нескольких связанных таблиц в конец другой таблицы;
6. запрос к связанным таблицам. Если была предварительно определена схема данных, то при добавлении таблиц в запрос они будут должным образом связаны. Даже если связи между таблицами не были созданы пользователем, то при добавлении в запрос двух таблиц, при условии, что они имеют поля с одинаковым или совместимым типом данных и одно из полей связи является ключевым, связи могут быть созданы автоматически. Автоматическое объединение можно разрешить или запретить;
7. специальные запросы, то есть поиск записей, не имеющих подчиненных и поиск повторяющихся записей;
8. запрос с параметрами. Если приходится часто выполнять однотипный запрос на выборку или перекрестный запрос, изменяя при этом значение какого-либо атрибута в условии отбора, то можно использовать запрос с параметрами. Запрос с параметрами не требует каждый раз вносить изменения в бланк запроса; вместо этого выводится приглашение пользователю ввести условия отбора. Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, в «Конструкторе запросов» необходимо ввести в ячейку строки «Условие отбора» текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его;
9. запрос в режиме сводной таблицы и сводной диаграммы. Сводная таблица или сводная диаграмма может быть получена при работе с таблицей, запросом или формой.

В базе данных ресторана  реализованы следующие запросы:

1. Запрос на обновление «Цена продуктов гр», в котором производится подсчет цены каждого ингредиента для каждого блюда, с учетом цены продукта и его нормы в блюде. Создание запроса приведено на рисунке 2;

Рисунок 2 –  Запрос на обновление «Дата поставки»

 

2. Запрос на создание таблицы «Суммирование продуктов». Создает таблицу «Блюдо-себестоимость», где суммирует цены ингредиентов для каждой рецептуры и выводит фактически его себестоимость (см. Приложение Б);
3. Запрос на обновление «Себестоимость». Обновляет себестоимость из таблицы «Блюдо-себестоимость» в таблицу «Список блюд» (см. Приложение В);
4. Запрос на обновление «Подсчет наценки (Список блюд)». Реализует подсчет наценки для таблицы «Список блюд» (см. Приложение Г);
5. Запрос на обновление «Подсчет наценки (меню)». В отличии от предыдущего запроса не подсчитывает наценку, а обновляет ее из таблицы «Список блюд» (см. Приложение Д);
6. Запрос на обновление «Цена соусы гарниры». Так как соусы и гарниры, имея собственную рецептуру, входят в состав блюд, выполняется подсчет их стоимости как отдельного продукта (см. Приложение Е);
7. Запрос на создание таблицы «Создание меню». Выбираются блюда по логическому полю «Включение в меню», которые будут включены в меню (см. Приложение Ж).

 

3.  Разработка пользовательских форм базе данных для калькуляции блюд

 

В базах данных Access информация вводится и обрабатывается с помощью форм. Формы являются электронными аналогами бумажных бланков и содержат области для ввода данных, называемые полями. Совокупность полей формы образует запись.

Любой элемент  в базе данных Access является графическим  объектом. Графические объекты, предназначенные  для ввода, отображения и поиска данных, называются элементами управления. Поля формы представляют собой элементы управления. Помимо полей формы могут включать такие элементы управления, как кнопки выбора и командные кнопки.

Так как информация в базах данных постоянно обновляется, необходимо добавлять в них новые  данные и удалять устаревшие. Проще всего выполнять эти функции с помощью форм.