Cущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Неформальные  коммуникации. Неформальные коммуникации внутри организации существуют параллельно с формальными, но при этом не зависят от уровней иерархии и соединяют всех работников организации. Неформальные коммуникации дополняют формальные, а в ряде случаев оказываются даже более эффективными. Методами осуществления неформальных коммуникаций являются: разговоры между работниками разных уровней организации; частные телефонные или личные контакты работников с представителями других подразделений, основанные на дружбе и симпатии, для обеспечения более быстрого выполнения рабочих заданий или иных просьб, чем это возможно при использовании формальных методов коммуникации; «тайные» письменные материалы, циркулирующие между сотрудниками, например, карикатуры на руководителей, сатирические стихи; слухи, основанные на разных домыслах, догадках и информации, полученной из самых разных источников, тайные знаки и жесты, которыми обмениваются сотрудники, например, с целью предупреждения о появлении начальства.

В лучших компаниях руководство  прикладывает огромные усилия и затрачивает  большие материальные средства для  создания эффективных систем коммуникаций, которые основываются на современных  технологиях информационного обмена и культивировании неформального общения.

Некоторые организации  для расширения неформального общения  создают дополнительные условия, например, проводится политика открытых дверей, делающая доступным для общения  любого руководителя. Для обеспечения  пребывания персонала в постоянном информационном контакте в столовых специально устанавливаются большие столы, ежемесячно организуются совместные ланчи для менеджеров и персонала. По-новому обустраиваются помещения и рабочие места, убираются стены, так как отдельные кабинеты не способствуют открытому дружескому общению. Организуются клубы по интересам, открываются фитнес-центры. Перестраивается работа менеджеров по принципу «хождение в народ».

Практику «выходов в  народ» могут использовать руководители всех уровней. Общение с рядовыми работниками создает почву для позитивных отношений, менеджер из первых уст узнает, как живет тот или иной сотрудник, отдел, организация в целом. «Хождение в народ» способствует улучшению как восходящих, так и нисходящих организационных коммуникаций. Менеджеры, не общающиеся с работниками, чувствуют себя в стенах организации изолированными и отчужденными от персонала.⁵

Общественные  или массовые коммуникации представляют собой процесс передачи информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации: печать, радио, телевидение. Информация передается численно большим группам людей, при этом возможности обратной связи ограничены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Представьте в виде схемы структуру управления конкретной организации. Покажите иерархию управления, выявите недостатки этой структуры и дайте рекомендации по ее совершенствованию. В случае значительных изменений представьте новую структуру управления с учетом рекомендаций по ее совершенствованию.

На  текущий момент организационная структура ООО «А-маркет», выглядит следующим образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 5. Существующая организационная структура

 

Основываясь на анализе системы управления ООО  «А-маркет», отметим, что она не удовлетворяет  потребностям и целям организации (слишком малый ассортимент продукции, слабый охват возможных рынков сбыта, а также, малый рост объема продаж), вследствие чего структура подлежит усовершенствованию.

Для решения проблем предлагаем внести в штатное расписание одного менеджера  по развитию территории и подчинить обоих менеджеров коммерческому директору, т.е. создать в организации коммерческий отдел. Это позволит фирме быстрее реагировать на изменения рынка, увеличить долю занимаемого рынка в других регионах и решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

Также, для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия секретарю – делопроизводителю.

Для этих изменений должно быть утверждено новое штатное расписание (табл.1), в котором на секретаря - делопроизводителя дополнительно будут возложены обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад, а так же разработано положение о вновь созданном коммерческом отделе (Приложение 1) и должностная инструкция менеджера по развитию территории (Приложение 2).

 

Таблица 1

Штат головного офиса ООО  «А-маркет» с 01.01.2009

№	Наименование должностей	Количество  штатных единиц	Оклад
1	Директор	1	11000
2	Технический директор	1	9500
3	Коммерческий  директор	1	8700
4	Главный бухгалтер	1	8500
5	Менеджер  по продажам	1	6000
6	Производственные  рабочие	7	5500
7	Инженер-программист	1	5800
8	Бухгалтер	1	5500
9	Бухгалтер-кассир	1	5000
10	Инспектор по кадрам	1	4000
11	Секретарь-делопроизводитель	1	3800

Итого 106 300 руб.

 

Таблица 2

Дополнение к штату с 01.06.2009

№	Наименование  должностей	Количество  штатных единиц	Оклад
	ИСКЛЮЧАЮТСЯ:
1	Инспектор по кадрам	1	4000
	ДОБАВЛЯЮТСЯ:
2	Менеджер  по развитию территории	1	6000

 

Таблица 3

Предлагаемый штат предприятия  ООО «А-маркет»

№	Наименование должностей	Кол-во штатных единиц	Оклад
1	Директор	1	11000
2	Технический директор	1	9500
3	Коммерческий  директор	1	8700
4	Главный бухгалтер	1	8500
5	Менеджер  по продажам	1	6000
6	Менеджер  по развитию территории	1	6000
6	Производственные  рабочие	7	38500
7	Инженер-программист	1	5800
8	Бухгалтер	1	5500
9	Бухгалтер-кассир	1	5000
10	Секретарь-делопроизводитель	1	4800

Итого 109300

 

Как видно из штатного расписания, введение новой должности менеджера и  повышение заработной платы сотруднику (секретарю - делопроизводителю) влечет за собой повышение расходов для организации на заработную плату в размере 3000 рублей. Но вместе с тем эти расходы на реорганизацию оправданы, так как данное решение поможет фирме решить существующие проблемы с ассортиментом продукции, а более высокая оплата труда является мотивацией для более эффективной работы сотрудников, что сказывается на повышении качества оказываемых услуг, и вследствие этого, у предприятия будут более эффективные продажи и удовлетворение покупательского спроса. Тем самым данное решение поможет организации достичь поставленных целей.

Введя новое штатное расписание, перестроим организациионую структуру следующим  образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6. Предлагаемая организационная структура

 

Из  реорганизованной структуры видно, что новая введенная должность менеджера будет ориентирована на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента и расширению рынка сбыта. А организованный коммерческий отдел позволит оперативнее решать все вопросы, связанные со сбытовой и закупочной деятельностью. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задача. Составить таблицу принятия решений руководителями, работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме.

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров

 

Выявить недостатки в  таблице и наметить конкретные и  обоснованные предложения по ее совершенствованию.

 

РЕШЕНИЕ:

 

Таблица принятия решений  ООО «Б-маркет»

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров
1	Ввести в штат единицу  менеджера по развитию	Зам по экономике	Отдел кадров	Директор
2	Повысить оклад гл.бух.	Зам по экономике	Директор	Директор
3	Модернизация оборудования	Зам.по производству	Зам. по экономике	Директор
4	Премирование работников к празднику	Зам по экономике	Гл.бухгалтер	Директор
5	Провести аттестацию сотрудников бухгалтерии	Гл.бухгалтер	Зам. по экономике	Директор

 

Очевидно, что все решения  в данной фирме принимает директор. Значит перед нами пример «чистого автократа».

Как показывает практика и исследования ученых по данной теме, фирмы с подобным методом управления показывают самые низкие результаты работы. Таким образом, можно рекомендовать расширить сферу влияния других руководителей, а именно демократизировать структуру управления. Для этого можно и нужно директору выслушивать мнения подчиненных и дать им возможность принять на себя ответственность за принятие решений. Обычно подобная мера хорошо мотивирует работника, что в целом благоприятно сказывается на результатах работы предприятия в целом.

 

 

4. Тест. В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» МакГрегора мотивация должна осуществляться, опираясь на:

а) потребности  в самоуважении;

б) физиологические  потребности работника;

в) социальные потребности;

   г) потребности в безопасности.

Ответ:

б) ;в)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Максимцов М.М., Комаров М.А. / Менеджмент: Учебник для вузов / М: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002. — 359 с.
2. Амаглобели Н.Д., Столяренко А.М. / Психология менеджмента: Учебное пособие для студентов вузов / Москва / ЮНИТИ-ДАНА / 2005 г.
3. «Ассистент-словарь Проф» версия 7.2 / Москва/ Юна-консалт/  2008г. (http://yas.yuna.ru/ )
4. Мильнер Б.З. «Теория организации», Инфра-М, 2000.
5. Райсс М. «Оптимальная сложность управленческих структур» // Проблемы теории и практики управления. - 2004.
6. Смирнов Э.А.,«Основы Теории организации»: –М.: ЮНИТИ, 2008.
7. Веснин В.Р., «Основы менеджмента»: – М.: Триада - ЛТД, 2003.

 

¹ Основы менеджмента (учебное пособие),Чуйкин А.М. (http://exsolver.narod.ru/Books/Management/Osnovy/ c16.html)

² «Ассистент-словарь Проф» (http://yas.yuna.ru/ )

³ Амаглобели Н.Д., Столяренко А.М. / Психология менеджмента: Учебное пособие для студентов вузов / Москва / ЮНИТИ-ДАНА / 2005 с.354-356

⁴ NM 123 (http://nm123.by.ru/MEN/8.htm )

⁵ Максимцов М.М., Комаров М.А. / Менеджмент: Учебник для вузов / М: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002 с.166-173