Эффективность системы управления в организации

• коэффициент по приёму – это отношение числа принятых работников к среднесписочной численности ППП;
• коэффициент по увольнению – это отношение числа уволенных работников к среднесписочной численности ППП;
• коэффициент общего оборота - это отношение численности поступивших и выбывших работников к среднесписочной численности ППП;
• коэффициент постоянства состава персонала предприятия – это отношение числа работников, проработавших весь год к среднесписочной численности ППП;
• коэффициент текучести кадров – это отношение числа уволенных по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины к среднесписочной численности ППП.

Таким образом, мы логично убеждаемся в актуальности данных показателей при анализе  состояния производственно-хозяйственной  деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оценка  эффективности управления

Критериями оценки эффективного управления является множественность показателей, характеризующих результативность операционных систем или подсистем. Наиболее распространенными считаются следующие показатели.

1. Экономические – прибыль, рентабельность, доход.
2. Комплексные – производительность труда, производительность работы системы управления.

Экономические показатели эффективности являются наиболее понятными  и активно применяются там, где  можно четко измерить деятельность в денежном выражении. Обычно это  производственная деятельность, где есть нормы расходования материалов, труда, времени, денежных средств. Однако весь результат деятельности было бы слишком упрощенно сводить только к экономическим показателям. В условиях современного бизнеса предпочтительнее использовать комплексные показатели производительности.

Существует несколько  определений производительности:

• производительность в количественном выражении – это объем выпуска, отнесенный к объему потребляемых ресурсов (М. Мескон);
• производительность есть мера того, как распоряжаются конкретными ресурсами для своевременного выполнения целей, выраженных через количество и качество (Феликс).

Производительность является результатом системного подхода  к определению и оценке входных  и выходных ресурсов, а также процесса их преобразования. Элементами этой системы являются: форма организации труда, организационная структура, снабжение организации, технология, состояние внешней среды и т. д.

  Эффективность управления людьми (трудовыми ресурсами организации)

Это один из самых важных и сложных показателей. Он является комплексным и включает в себя следующие этапы, которые необходимо оценивать:

• Энергоемкость.
• Машипосмкость.
• Фондоемкость.
• Нормы выработки, ее рост и темпы.
• Коэффициент использования специалиста.
• Коэффициент использования АСУП.
• Коэффициент обеспечения ресурсами.
• Коэффициент (уровень) качества.
• Коэффициент бесперебойного обслуживания и т. д.

а) планирование трудовых ресурсов: оценка наличных ресурсов, оценка будущих ресурсов и разработка программы  удовлетворения будущих потребностей в ресурсах. Для повышения эффективности этого этапа необходимо разработать график работ и определить их содержание;

б) набор персонала: заключается  в создании необходимого резерва  кандидатов на все должности и  специальности, из которого организация отбирает затем работников.

в) отбор персонала: испытания, собеседования, оценка. Испытания с  применением методов моделирования  являются наиболее точными методами при отборе работников, однако стоимость  этих методов велика, поэтому необходимо отбирать то группы работников, ценность которых для организации велика, а с остальными проводить только собеседование. Оценка работника производится в соответствии с результатами его работы (например, по должностным инструкциям), а затем соотносится со временем ее исполнения;

г) определение заработной платы и льгот, которые производятся по результатам оценки работника;

д) профориентация и адаптация  работника, так как организация - это общественная система, и новый  работник должен к ней приспособиться (принять условия и правила существования организации);

е) обучение персонала. Эффективность данного процесса оценивается не сразу. Вложение в обучение иногда еще называют "инвестициями в будущее";

ж) результат оценка трудовой деятельности - повышение, понижение, увольнение - показатель общей эффективности  или неэффективности деятельности сотрудника. Иными словами, достигает ли сотрудник поставленной перед ним цели и с какими затратами.

  Производственная эффективность  или эффективность операционной  системы

Производственный процесс  разбит на отдельные операции и является совокупностью этих операций. В данном случае термины "производство" и "операция" взаимозаменяемы. Эффективность операций - это рыночная стоимость произведенных результатов (товаров, услуг и т. д.), деленная на общую величину затрат всех входящих ресурсов.

Рыночная стоимость  результатов работы организации  зависит не только от стоимости ресурса, потраченного на его создание, но и  от:

• качества выпущенного;
• состояния спроса на рынке;
• состояния предложения на рынке;
• гибкости (чуткости) организации к требованиям рынка. Общие затраты на создание результата зависят от следующих факторов:
• закупочные цены сырья;
• затраты на хранение и транспортировку;
• затраты, связанные с неритмичностью поставки, пересортицей и другими неблагоприятными факторами;
• затраты на оплату труда, стимулирующие премии и т. д.

  Эффективность управления операционными  системами

Цель этой системы - обеспечение  экономически эффективной реализации целей организации. Уровень реализации целей и будет общим показателем  эффективности данной системы. К ее элементам относятся:

• процесс или параметр, которые должны быть выделены как объект управления;
• обратная связь или процесс измерения результата, которая реализуется через эффективную систему контроля;
• сравнение или система, определяющая отклонения результатов от стандартов; точность, скорость и невысокие затраты будут являться залогом эффективности этого этапа;
• корректирующая и плановая системы, которые по результатам предыдущих этапов производят изменения деятельности организации в сторону повышения общего эффекта ее деятельности.

Для того чтобы оценить  уровень реализации целей, изначально определяют цели деятельности количественно. Например, часто встречаемая цель организации как достижение определенной отдачи на вложенный капитал. Уровень  достижения этой цели измеряется достаточно просто - сравнением планового (целевого) показателя и фактического. Если результаты равны или фактический больше планового, то система сработала эффективно (цель достигнута). Если фактический показатель отдачи ниже, чем планировали, то тогда необходимо определить, на каких этапах и в каких системах эффективность не была достигнута, а именно, какие подразделения не выполнили своих целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Контроль  эффективности управления.

Контроль – это обязательный этап процесса управления и ни один руководитель не может без него обойтись. На первый взгляд, контролировать довольно просто, однако руководители часто сталкиваются с различными проблемами, которые снижают эффективность контроля. На деле это выливается в невыполненные поручения, нарушенные сроки, «забытые» дела и т.д. Если контроль поставлен грамотно, организация легче достигает своих целей, если в системе контроля есть прорехи, то проблемы неизбежны. Функция контроля, прежде всего, направлена на повышение управляемости организацией. Управляемость представляет собой соотношение поставленных задач к выполненным. Если все поставленные задачи выполнены точно и в срок, то управляемость равна 100%. В жизни такое случается крайне редко. Тем не менее, существуют способы приблизиться к заветному идеалу. И то, каким образом организована система контроля в организации, напрямую влияет и на исполнительскую дисциплину и на повышение доли выполненных поручений, и в целом на достижение целей. В данной статье речь пойдет о том, каким образом организовать систему контроля в своей организации, чтобы она повышала управляемость компанией, какие инструменты контроля эффективны в различных ситуациях, с какими типичными трудностями сталкиваются руководители, осуществляя контроль и как их преодолевать.

В чем состоит  суть контроля как функции управления

Напомним, что процесс  управления состоит из 4 основных этапов:

•  планирование

•  организация

•  мотивация

•  контроль

То есть контроль представляет собой заключительную стадию процесса управления. Другими словами суть управления состоит в том, чтобы, проанализировав ситуацию определить цели и задачи, составить план их выполнения, продумать, как организовать выполнение задачи, обеспечив исполнителей необходимыми ресурсами, настроить исполнителей на выполнение задачи и проконтролировать ее исполнение, при необходимости внести коррективы в полученные результаты и учесть их в будущем. На первый взгляд выглядит просто. Однако, подводные рифы подстерегают руководителя практически на каждом шагу.

Итак, что же представляет собой контроль как управленческая функция?

Процесс контроля состоит  нескольких этапов:

•  установка стандартов,

•  оценка достигнутых результатов,

•  проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Стандарты - это конкретные цели, выполнение которых поддается  измерению.

Стандарты, используемые для контроля, неразрывно связывают  его с процессом планирования. То есть для того, чтобы что-то проконтролировать, нужно сначала поставить задачу и задать критерии ее успешного выполнения.

Например, чтобы проконтролировать  хорошо или плохо сотрудник подготовил коммерческое предложение для клиента  необходимо сначала установить стандарт данного коммерческого предложения, как по форме (шрифты, заголовки, поля и т.д.), так и по содержанию (структура документа, наличие обязательных разделов, доступность изложения, четкая аргументация и т.д.). Если этого не сделано, то любые замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то собственно процесс контроля сильно упрощается.

Таким образом, суть контроля состоит в том, чтобы проверить  выполнено или нет задание (цель, задача, план, работа), в полном ли объеме, в нужные ли сроки и насколько качественно.

Виды контроля

В зависимости от того, в какой момент процесса выполнения задания осуществляется контроль, выделяют 3 вида контроля:

•  предварительный

•  текущий

•  заключительный

В зависимости от характера  задания могут использоваться как  все виды контроля, так и не все. Например, если сотрудник выполняет  определенную работу постоянно и  хорошо с ней справляется, можно  использовать только заключительный контроль. Если же задание новое и руководитель не уверен, хорошо ли сотрудник справиться с задачей, то лучше использовать все виды контроля.

Виды контроля	Что подлежит контролю	Более адекватные инструменты контроля
Предварительный контроль	Контроль понимания	Беседа
Текущий контроль	Контроль соблюдения технологии выполнения работы Контроль промежуточных результатов, выяснение хода выполнения задачи	Наблюдение  Совещание Беседа  Письменный отчет
Заключительный контроль	Контроль качества результата	Письменный отчет Беседа  Совещание Анализ продуктов деятельности

 

Принципы  контроля

Выделим несколько наиболее существенных принципов контроля, соблюдение которых обеспечивает его эффективность.