Цели и функции управления предприятием или организацией

Встаёт вопрос, каким образом  и на основании каких документов владелец гостиницы вступает в сотрудничество с управляющей компанией.

Основываясь на практике, с  учетом российской специфики, нельзя дать однозначный ответ на этот вопрос, поскольку в каждом конкретном случае создается отдельный пакет договорных обязательств между владельцем и  управляющей компанией.

Тем не менее, существуют определенные стандарты, используемые при установлении отношений между владельцем и  управляющим. К договорам, которые  обычно заключаются при введении гостиницы в эксплуатацию, обычно относятся: Соглашение об управлении гостиницей, Лицензионное соглашение о предоставлении «Торговой марки» (Флага гостиницы), Соглашение о предоставлении «Ноу-хау», Соглашение о предоставлении персонала, Соглашение и предоставлении маркетинговых  услуг и услуг группы (предоставление системы резервирования, бронирования, консультаций по отдельным вопросам работы гостиницы) и ряд других договоров.

Основное место среди  указанных соглашений занимает Соглашение об управлении гостиницей. По сути, это  соглашение является рамочным и регулирует основы взаимоотношений между владельцем и управляющей компанией, которые  дополняются и раскрываются в  ряде отдельных договоров.

На сегодняшний день заключение Соглашения об управлении гостиницей встречается в основном в престижных, известных отелях, относящихся к  глобальным гостиничным цепям, однако даже у этих отелей Соглашения об управлении гостиницей выполнены в разных форматах.

Отдельно такого вида обязательств, как Соглашение об управлении гостиницей российским законодательством не предусмотрено. Однако, данный договор включает в  себя элементы нескольких договоров, предусмотренных  нормативно-правовыми актами, являясь  смешанным договором. К отношениям сторон по смешанному договору применяются  в соответствующих частях правила  о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или  существа смешанного договора. Таким  образом, Соглашение об управлении гостиницей, безусловно, может быть заключено  и может содержать в себе элементы и условия различных договоров, и совсем не обязательно пытаться «подтянуть» Соглашение об управлении гостиницей к какому-то конкретному  виду договоров, предусмотренному в  Гражданском кодексе Российской Федерации.

Соглашение об управлении гостиницей является правовой основой  сотрудничества российских гостиниц и  управляющих компаний, и, как уже  упоминалось выше, часто выступает  в качестве «рамочного соглашения». В этих соглашениях, в первую очередь, содержатся условия о том, что  гостиницы, приглашая управляющего, становятся полноценными участницами  выбранной ими гостиничной цепи, и в своей хозяйственной деятельности будут руководствоваться ее стандартами  и принципами. При этом все гостиницы, входящие в систему, неподконтрольны  друг другу и продолжают оставаться самостоятельными юридическими лицами. Однако управляющая компания приобретает широкие права в соответствии с Соглашением об управлении гостиницей.

Говоря о гостиницах и  о «Соглашении об управлении гостиницей», подразумевается не гостиница как юридическое лицо (отдельную компанию), а гостиницу как комплекс, предназначенный для оказания гостиничных услуг. Таким образом, имущество (гостиница) находится в собственности владельца или подконтрольного ему юридического лица, и, как обычно происходит, управляющая компания не приобретает полномочия единоличного исполнительного органа владельца или указанного подконтрольного ему юридического лица, а лишь получает в управление гостиницу как комплекс. На практике приходится сталкиваться с ситуацией, когда для целей функционирования гостиницы владельцем создается самостоятельно юридическое лицо. В дальнейшем право собственности на здание гостиницы и иные необходимые предметы могут быть переданы данному юридического лицу, либо же в отношении здания может быть заключен договор аренды между указанным юридическим лицом и владельцем. Такие действия направлены на обособление гостиницы от другого имущества владельца и в то же время позволяют упорядочить функционирование гостиницы. Однако необходимо отметить, что данные действия носят организационно-технический характер для внутренней структуры бизнеса владельца и не отражают действительных правовых отношений между управляющей компанией и владельцем.

Таким образом, говоря о «Соглашении об управлении гостиницей», необходимо учитывать его основополагающее значение и то, что от общей «проработанности» его условий зависит успех сотрудничества владельца и управляющей компании. На практике Соглашения об управлении гостиницей являются смешанными договорами и включают в себя условия как минимум двух договоров. Чаще всего, используя Соглашение об управлении гостиницей, стороны включают в него условия агентского договора и договора возмездного оказания услуг.

Заключая Соглашение об управлении гостиницей, управляющая компания оказывает  услуги по эксплуатации и управлению гостиницей в качестве агента от имени  и за счет владельца. Необходимо учитывать  некую эксклюзивность данного соглашения, поскольку обычно владелец назначает  одну конкретную управляющую компанию в качестве своего исключительного  агента для осуществления надзора, руководства и контроля за управлением  и деятельностью гостиницы.¹¹

Услуги управляющей компании по временному признаку разделяются  на два основных этапа – это  услуги до ввода в эксплуатацию гостиницы (предварительная деятельность) и  услуги после ввода в эксплуатацию гостиницы (собственно услуги по управлению).

По сути, предварительная  деятельность включает в себя следующие  виды услуг:

• обучение и наем рабочей силы, необходимой для гостиницы;
• предоставление помощи владельцу в отношении получения лицензий и разрешений, необходимых для управления гостиницей;
• оказание других услуг, относящихся к подготовке и организации работ по управлению гостиницей.

В отношениях с работниками  гостиницы управляющая компания выступает как агент владельца  и обязуется от имени, по поручению  и за счет владельца находить рабочую  силу, принимать на работу, перемещать, платить, надзирать и увольнять  с работы всех служащих и работников, необходимых для управления гостиницей, а также полностью определять кадровую политику гостиницы. При этом необходимо учитывать, что на практике владелец является непосредственным работодателем всех служащих гостиницы, за исключением определенных старших руководителей гостиницы и иностранных работников, которые являются работниками управляющей компании, и в обязанности и расходы владельца входит установление для всех своих работников плана медицинского страхования и увеличение стандартного пенсионного фонда, что обычно оговаривается управляющей компанией и владельцем в так называемом «годовом плане работ» или бюджете гостиницы.

После ввода гостиницы  в эксплуатацию управляющая компания становится обладателем исключительных прав и обязанностей по надзору, управлению и руководству гостиницей. В обязанности  управляющей компании также входит определение всех программ управления, подлежащих исполнению, согласно положениям Соглашения об управлении гостиницей. К основным правам и обязанностям управляющей компании относятся  следующие:

• установление всех цен, таблиц расценок, стоимости номеров, стоимости арендной платы и, в согласовании с этим, направление и контролирование сбора, выплаты и выдачи счетов на все виды услуг, а также доходов от управления гостиницей;
• ведение бухгалтерского и иного управленческого учета, а также хранение соответствующих бухгалтерских и иных учетных документов гостиницы;
• оказание услуг по заключению лизинговых, лицензионных и концессионных соглашений для всех общественных мест в гостинице, включая все магазины, офисные площади и холлы; все эти лизинговые, лицензионные и концессионные соглашения должны быть на имя владельца и могут быть подписаны управляющей компанией от имени владельца;
• оказание услуг по поддержанию гостиницы и мебели, предметов обстановки и оборудования в должном порядке, отремонтированном и в хорошем состоянии, включая, без ограничений, замену по необходимости, улучшение, достройку и видоизменение в гостинице, в соответствии с утвержденным годовым планом работы, согласованным сторонами Соглашения об управлении гостиницей;
• от имени владельца ведение переговоров и заключение контрактов по обслуживанию и приобретению лицензий и разрешений, необходимых для управления гостиницей, в том числе, контрактов по обслуживанию жизненно важных систем, электрообеспечения, телефонной связи, уборки, поддержки сохранности лифтов и отопительных котлов, по уходу за системами микроклимата, системы обслуживания телевизионного обеспечения, услуги прачечной и химчистки и другие виды услуг, рекомендованные управляющей компанией. Однако необходимо учитывать, что обычно любой контракт, который является длительным (то есть, заключен на срок, превышающий один 1 год, либо который заключен на сумму, превышающую определенный лимит, должен быть утвержден владельцем;
• проведение переговоров и заключение от имени владельца соглашений по банкетным помещениям и гостиничным номерам и соглашений по проведению развлекательных программ для гостиницы;
• организация закупок в отношении всего инвентаря, продовольствия, бытового обеспечения, которые при нормальном ведении управления необходимы и нужны в обслуживании и для функционирования гостиницы;
• подготовка и предоставление на согласование владельцу годового плана работы гостиницы;
• выполнение иных задач, обычно принятых и очевидных для управления гостиницей, и т.д.¹²

Главной целью управляющей  компании является работа комплекса  как гостиницы и получение  максимальной прибыли в результате оказания гостиничных услуг данным комплексом в соответствии со стандартами  качества, применяемыми в зависимости  от «флага» гостиницы.

Соответственно, и вознаграждение управляющей компании состоит из двух частей – базовой платы за управление и поощрительного вознаграждения.

Подводя итог нашим рассуждениям о Соглашении об управлении гостиницей и его правовой природе, я пришла к выводу о том, что это смешанный договор, содержащий в себе элементы агентского договора и договора об оказании услуг, обычно заключаемый между двумя юридическими лицами, одним из которых является международная гостиничная сеть, а другим, соответственно, – владелец гостиницы как имущественного комплекса. Таким образом, заключая Соглашение об управлении гостиницей в России и подчиняя его российскому праву, владельцу следует иметь в виду, что на указанное соглашение будут распространяться гражданско-правовые нормы, относящиеся к агентскому договору и договору возмездного оказания услуг.

Делая вывод, следует сказать, что соглашение об управлении гостиницей является правовой основой сотрудничества российских гостиниц и управляющих  компаний.

2.4 Shelter – система управления гостиницей

Существует множество систем управлений гостиницами. Одна из многих – это  Shelter. Рассмотрим ее поподробнее.

UCS Shelter-это новая разработка UCS, принципиально отличающаяся от других программных продуктов фирмы, поскольку здесь автоматизированы такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически. Таким образом, установив в ресторанах и барах гостиницы систему UCS R-Keeper, складскую систему UCS StoreHouse, систему автоматизации гостиницы UCS Shelter, Вы осуществите комплексную автоматизацию гостиницы.

Система решает следующие крупные  задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,
• управление ресурсами гостиницы,
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• автоматизация текущей деятельности,
• ведение базы данных гостей,
• многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• взаимодействие с другими системами.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф - контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.

Система UCS Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции. Этими рабочими местами могут, например, быть:

1. Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах;
• информация о наличии мест в гостинице;
• информация о состоянии счетов гостей;
• ввод данных о заездах (check-in, check-out);
• размещение гостей;
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
• резервирование (индивидуальное, служебное);
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• работа со счетами гостей и клиентов;
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
• печать и выставление счетов клиентам;
• создание мастер-фолио;
• информация обо всех платежах и услугах;
• печать дневных отчетов;
• доступ к архиву счетов;
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.