Совершенствование организационной структуры предприятия "Владимирский городской узел электросвязи"

1. Бюрократическая модель

Бюрократия - организация, основанная на законной и формальной системе власти(полномочия). Немецкий социолог Макс Вебер (1864-1920) определил бюрократию как "единственный самый лучший путь делать дела” и определил пять основных характеристик бюрократии:

• Четкое разделение труда, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов
• Иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.
• Наличие взаимоувязанной системы обобщенных правил и стандартов,  обеспечивающей однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей и скоординированность различных задач.
• Дух формальной обезличенности, с которым официальные лица выполняют свои должностные обязанности.
• Осуществление найма на работу и продвижения по служебной лестнице в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Вебер рассмотрел бюрократическую форму организации, как логическую, рациональную, эффективную. Современные примеры бюрократических систем - учебные заведения, некоторые правительственные учреждения. Достоинством бюрократии является то, что надежность правил и стандартов, основанный на формальной экспертизе прием на работу часто повышают эффективность работы организации. Относительная простота и историческое первенство бюрократической модели упрощает понимание процесса проектирования организации.

С другой стороны чрезмерная увлеченность бюрократическим подходом приводит к негибкости, жесткости, пренебрежению к личности и социальным проблемам.

2. Поведенческая модель

Поведенческая модель - вторая универсальная модель, разработанная Ренсисом Ликертом.

Поведенческая модель основана на восьми ключевых процессах: лидерство, побуждение, связь, взаимодействия, принятие решений, нацеливание (установка целей), контроль, и выполнение. Управление в любой организации может рассматриваться как набор из этих восьми элементов. Для того, чтобы точно определить, к какой модели относится ВГУЭС, необходимо проанализировать эти ключевые процессы.

Таблица 5. Реализация по ключевым процессам модели организации.

Ключевые процессы	Характеристика процессов	Бюрократия	2	3	Поведенческая модель
Лидерство	Подчиненные не имеют возможности обсуждать проблемы с начальством, которому, в свою очередь не интересно мнение служащих	+
Мотивация	В данное время большой уровень увольнений и сокращений.  У сотрудников негативное отношение к организации.	+
Связь	Информация не полностью доводится до подчиненных, атмосфера подозрительности	+
Взаимодействие	Подчиненные мало влияют на цели и методы организации, механически выполняя свою работу.	+
Принятие решений	На верхнем и среднем уровнях управления, относительно децентрализовано.			+
Установка целей	Только на верхнем уровне управления, не поощряется участие коллектива	+
Контроль	Централизованный, но с некоторым присутствием самоконтроля		+
Выполнение	Отсутствие стремления к совершенствованию, руководители не заботятся о развитии трудовых ресурсах	+

2 – ближе к бюрократии 

3- ближе к поведенческой  модели

На основе анализа ключевых процессов, приведенных в таблице, можно сделать вывод, что ВГУЭС относится к бюрократической модели.

 

1.5.4.Характеристика организационной структуры по параметрам

Характеристика организационной структуры по параметрам:

- затраты  на содержание системы управления: сумму на затраты перечисляет  головная организация ОАО «Центр  Телеком» в Москве;

- напряженность  труда в подразделениях: так как  данная организация предоставляет  услуги связи и передачи информации  по всей области, то объем работ  очень большой. Структурные подразделения  по направлениям (Интернет, услуги  междугородной и международной  связи и др.) работают напряженно  в оперативном режиме;

- информационная  нагрузка на работающих: большая  нагрузка на руководителей центров, так как к ним поступает  большое количество информации  на бумажных носителях. Постоянное  изменение бухгалтерских компьютерных  программ требует от сотрудников  самостоятельного их изучения, что  значительно затрудняет их работу;

- время обработки  информации: на верхних уровнях  управления процесс обработки  информации проходит достаточно  быстро. Но так как на предприятии  четыре уровня управления, то  до исполнителей информация может  в некоторых случаях доходить  достаточно долго;

- время реагирования  на производственные сбои: так  как  организация занимается предоставлением  услуг связи, то сбои устраняются  за короткий промежуток времени;

- время решения  задач управления: зависит от  конкретной задачи. Например, задачи  планово-экономического отдела требуют  значительного времени.;

- количество  ошибок в управленческих решениях: так как управление занимается  решением важных задач, то количество  ошибок сведено к минимуму, но  никакой руководитель не застрахован  от них.

1.5.5. Определение степени централизации

Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными,  децентрализованные организации – это такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления. В сильно централизованных организациях управляющие среднего звена имеют очень большие полномочия в конкретных областях деятельности.

Степень централизации варьирует от организации, где большая часть полномочия, необходимые для принятия важнейших решений, остаются на высшем уровне управления, до организации, где большая часть таких прав и полномочий делегируется нижестоящим уровням управления.

Понять, насколько данная организация централизованна, можно определив следующие ее характеристики:

1. Важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях.

По данной характеристике ВГУЭС можно отнести к централизованной организации, так как все важные решения принимаются на высших уровнях управления.

2.Последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях.

Руководители нижнего и среднего звена не могут принимать решения, затрагивающие более, чем одну функцию, то организация, по-видимому, централизованная.

3. Количество контроля за работой подчиненных.

 В  централизованной организации, руководство  высшего звена часто проверяет повседневные решения подчиненных ему руководителей.

На основании вышеперечисленных характеристик можно сделать вывод, что организация централизованная.

 

1.5.6.Анализ информационные потоков

 

Между подразделениями существует информационная связь, которую можно представить в виде таблицы информационных потоков.

Проанализировав данную таблицу можно сделать вывод, что большое количество информации поступает от высшего уровня управления. Это еще раз подтверждает, что организация централизована.  

Входящая информация			Исходящая информация
От кого	Что, в каком виде	Периодичность	Что, в каком виде	Периодичность	Кому
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС	Приказ, указание, задание  в виде документа на бумажном носителе, по факсу или телеграммой, устно	Ежедневно и по мере поступления	Отчет о выполнении в виде служебной записки, письмо-ответ	Ежедневно и по мере выполнения	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС	Приказ, указание, задание  в виде документа на бумажном носителе, по факсу или телеграммой, устно	Ежедневно и по мере поступления	Отчет о выполнении в виде служебной записки, письмо-ответ	Ежедневно и по мере выполнения	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС,  Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС	Приказ, указание, задание  в виде документа на бумажном носителе, по факсу или телеграммой, устно	Ежедневно и по мере поступления	Отчет о выполнении в виде служебной записки, письмо-ответ	Ежедневно и по мере выполнения	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС	Приказ, указание, задание  в виде документа на бумажном носителе, по факсу или телеграммой, устно	Ежедневно и по мере поступления	Отчет о выполнении в виде служебной записки, письмо-ответ	Ежедневно и по мере выполнения	Начальник ВГУЭС,  Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС,  Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС	Приказ, указание, задание  в виде документа на бумажном носителе, по факсу или телеграммой, устно	Ежедневно и по мере поступления	Отчет о выполнении в виде служебной записки, письмо-ответ	Ежедневно и по мере выполнения	Начальник ВГУЭС,  Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС  Группа качества ВГУЭС	Приказ, указание, задание, рекомендации	По мере необходимости	Отчет о выполнении	По мере выполнения	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС  Группа качества ВГУЭС
Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС	Приказы и распоряжения в виде документа на бумажном носителе по факсу или телеграммой, по электронной почте	По мере необходимости	Письмо-ответ  в виде документа на бумажном носителе по факсу, по электронной почте.	По мере выполнения, согласно указанным  срокам	Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС	Приказ, указание, задание	По мере необходимости	Отчет в виде служебной записки, завизированные акты комиссии по вводу объектов связи	По мере выполнения	Начальник Центра ГТС, зам. начальника Центра ГТС, Владимирскому филиалу ОАО «ЦентрТелеком»
Технический совет ВГУЭС, ПЭО ВГУЭС	Рацпредложения оформленные и одобренные к применению, регламент качества	По мере поступления	Акт о внедрении, отчет о выполнении качественных показателей.	По мере выполнения	Начальнику Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС, ПЭО ВГУЭС
Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, Сервисный центр ВГУЭС	Приказ о присоединении сетей операторов связи в виде телеграммы, копии договоров взаимодействия, списки неплательщиков.	Ежедневно или по мере необходимости	Отчет в виде акта выполненных  работ	По мере выполнения	Начальник Центра ГТС, Центр продаж услуг связи
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС ЦППЗ, оперативный дежурный	Приказ, указание, задание   заявки	Ежемесячно	Отчет о выполнении	По мере необходимости	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС ЦППЗ, оперативный дежурный, СОУ
Владимирский филиал ОАО  «ЦентрТелеком», Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,	Приказ	Ежедневно и по мре поступлени	Отчет в устной и письменной форме	Ежедневно и по мере выполн	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, станционный цех, планово-экономический отдел, бухгалтерия, расчетная группа, цех развития
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, Абоненты ВГТС (работники центра приема заявок,  КРОССов), присоединенные операторы связи	Регистрационно-контрольные карточки Заявки в устной (по телефону) или в письменной форме, запрос	Ежедневно и по мере поступления	Отчет в письменной форме Ответ в устной форме (по телефону) или ответ- письмо	Ежеквартально   Ежедневно и по мере поступления,	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  Абоненты ВГТС (работники центра  приема заявок,  КРОССов), присоединенные операторы связи
Заместитель начальника центра	Инструкции	По мере поступления	Отчет о выполнении	По мере необходимости	Заместитель начальника центра
Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, планово-экономический отдел	Приказ, указание, задание, формы отчетов	Ежемесячно, ежеквартально и по мере поступления	Отчет о выполнении	Ежемесячно, ежеквартально и по мере поступления	Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,, планово-экономический отдел
Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС	Указание, задание в виде документа на бумажном носителе по факсу или телеграммой	По мере поступления	Технические решения в письменной форме	По мере выполнения, согласно указанным  срокам	Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,  зам. начальника Центра ГТС
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, инженер по ОТ и ТБ	Приказ, инструкции по ОТ и ТБ	По мере поступления	Отчет о выполнении росписи в журналах	Ежедневно и по мере поступления	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,, инженер по ОТ и ТБ
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, инженер по ОТ и ТБ	Приказ, инструкции по пожарной безопасности	По мере поступления	Отчет о выполнении росписи в журналах	Ежедневно и по мере поступления	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС,, инженер по ОТ и ТБ
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, Ведущий специалист	Приказ, указания инструкции	По мере поступления	Отчет о выполнении	Ежедневно и по мере поступления	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, Ведущий специалист
Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, Ведущий специалист	Приказ, указания инструкции	По мере поступления	Отчет о выполнении	Ежедневно и по мере поступления	Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, Ведущий специалист
Начальник ВГУЭС, заместитель начальника ВГУЭС, Отдел кадров	Приказ, указание, задание	По мере необходимости	План, отчет о проведении техучебы, заявки и предложения	По мере необходимости	Начальник ВГУЭС,  Начальник Центра ГТС, Отдел кадров
Начальник ВГУЭС, заместитель начальника ВГУЭС	Указание, задание, обращения и претензии абонентов	По мере поступления	Отчет о выполнении, ответы на жалобы	По мере поступления	Начальник ВГУЭС,  Начальник Центра ГТС,
Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, заместитель начальника ВГУЭС, подразделения ВГУЭС	Приказы и распоряжения в виде документа на бумажном носителе по факсу или телеграммой, по электронной почте	По мере поступления	Письмо-ответ в виде документа на бумажном носителе по факсу или телеграммой, по электронной почте. Согласно Инструкции по ведению делопроизводства во Владимирском филиале ОАО «ЦентрТелеком»	По мере выполнения, согласно указанным  срокам	Владимирский филиал ОАО "ЦентрТелеком" Начальник ВГУЭС, Начальник Центра ГТС, подразделения ВГУЭС
Цех продаж услуг связи	Наряд на исполнение на бумажном носителе по факсу, Устно по телефону	По мере поступления	Отчет о принятии и выполнении наряда Регистрация в журнале	По мере поступления	Цех продаж услуг связи

 

 

 

1.5.7.Основные объекты организации

Структура организации ВГУЭС состоит из четырех уровней управления: начальник узла, заместители начальника узла, начальники центров, начальники цехов.

Отметим достоинства и недостатки данной организационной структуры.

В качестве положительных сторон можно выделить:

- наша  организационная структура имеет  довольно простое построение, так  как имеет только четыре уровня  управления;

- каждый  подчиненный имеет только одного  руководителя;

- распоряжения  начальника узла передаются через  его заместителей к начальникам  центров, которые в свою очередь  доводят их до своих подчиненных;

- высокий  уровень ответственности начальников  подразделений, так как все они  отчитываются перед начальником  узла.

Отрицательные стороны:

- начальник  узла и его заместители должны  обладать обширным уровнем знаний, касающихся работы подчиняющихся  им подразделений;

- перегруженность  начальников центров, так как  им подчиняется большое количество  цехов;

- нехватка  заместителей в управленческом  секторе;

- отсутствие  отдела маркетинга;

- не все  системы автоматизированы, большие  потоки бумажной информации (приказы, распоряжения);

- отсутствие  отдела управления человеческими  ресурсами

- отсутствие  единого отдела контроля качества  по всей деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

Часть вторая

Исходя из положительных и отрицательных сторон старой организационной структуры, стратегий, целей, миссии, бизнес-процессов, организационных разрывов, а также из вышеперечисленных направлений деятельности можно разработать новую организационную структуру.

 

2.1. Предложения по реструктуризации  организационной структуры

Предложения по реструктуризации:

• Введение отдела маркетинга

Введение отдела маркетинга необходимо, так как функции маркетинга выполняются неполноценно, нет развития,  минимальное внимание ориентации на клиента, недостаточная реклама.

• Суздальский центр перенесения услуг перенесен в Суздаль

Необходимость переноса Суздальского центра в город Суздаль обусловлено большими финансовыми затратами на его содержание в рамках ВГУЭС.

• Замена отдела кадров на отдел по работе с персоналом

На предприятии ВГУЭС отдел кадров выполнял функции только найма и увольнения работников. Отдел по работе с персоналом дополнительно к этому осуществляет развитие и обучение персонала, разрабатывает и определяет стратегии в области  человеческих ресурсов.

• Перераспределение обязанностей начальников центров

Перераспределение обязанностей начальников центров обусловлено тем, что подчиненные им подразделения относятся к разным сферам деятельности. Более узкая специализация даст более глубокое знание специфики своей работы.

• Ввод должности начальника по управлению и социальному обеспечению служащих

В связи с перегрузкой начальника узла вводится должность начальника по управлению и социальному обеспечению служащих. Это позволит осуществлять более детальный контроль за подчиненными ему отделами, повысит эффективность их работы.

• Переименование названий должностей начальников

Старые названия должностей не отражают деятельность, которую они осуществляют.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Разработка положения об организационной структуре

 

Для составления Положения об организационной структуре необходимо составить и проанализировать анкеты, отражающие перечень  основных направлений деятельности и бизнес-проектов ВГУЭС, основных функций обеспечения направлений деятельности, основных функций менеджмента ВГУЭС, структурных звеньев ВГУЭС. На основании анализа анкет составляются матрицы, в которых отражается взаимосвязь структурных подразделений и деятельности организации.

В соответствии с полученными данными из анкет и матриц составляется Положение об организационной структуре.

 

Анкета 1

Перечень  основных направлений деятельности и бизнес-проектов ВГУЭС

 

Код направления	Направление	Код бизнеса	Бизнес-проект
1	Услуги	1.1.	Предоставление услуг местной и внутризоновой телефонной связи
2	Услуги	1.2	Предоставление услуг местной, междугородной и международной телефонной связи с использованием таксофонов и пунктов коллективного пользования
3	Услуги	1.3	Предоставление услуг междугородной и международной телефонной связи.
4.	Услуги	1.4	Предоставление услуг телематических служб (в том числе служба электронной почты, служба доступа к информационным ресурсам, информационно - справочная служба,  интернет).
5.	Услуги	1.5	Предоставление услуг передачи  данных
6.	Услуги	1.6	Междугородный видеотелефон
7.	Услуги	1.7	Предоставление услуг телеграфной связи (в том числе услуги "телеграмма", услуги сети АТ / Телекс)
8.	Услуги	1.8	Передача и прием факсимильных сообщений
9.	Услуги	1.9	Предоставление услуг радиотелефонной связи