Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом на примере ОАО «Виктория»

В системе организационно-распорядительной документации можно выделить основные группы документов:

• организационные (положения, инструкции, правила, уставы);
• распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, рекомендации);
• справочно-информационные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и докладные записки, перечни, справки, списки и др.) [12. C. 248].

Каждое подразделение  службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению.

Так, отдел кадров в  обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д.

Порядок работы с этими  документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией. К относятся: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т. д [4].

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями.

Шинкоренко О.Н. выделил основные вопросы проверки системы управления персоналом при проведении сертификации на соответствие требованиям стандартов серии ISO 9000:2000 [11]. Среди основных вопросов проверки есть и раздел, который помогает выявить наличие документов, определяющих основные направления деятельности по управлению персоналом. Перечень таких документов приведен в приложении А.

 

1.3 Основные требования  к организации кадровых служб  и оценка эффективности кадрового  делопроизводства

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации  и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления персоналом. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

По мнению Г. Щекина, организация делопроизводства кадровых служб, которые занимают важное место в системе делопроизводственного обеспечения управления персоналом, предусматривает решение ряда вопросов:

во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;

во-вторых, правильного  разграничения функций между  отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций;

в-третьих, правильного  нормирования труда работников кадровых служб;

в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб.

в-пятых, рациональной организации  рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда [12, C. 235-236].

Рабочие места сотрудников  кадровой службы должны оснащаться в соответствии с должностными категориями и инструкциями. При планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров специалисты рекомендуют учитывать следующие требования:

• устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;
• размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;
• материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках.
• средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются [12].

А.Я. Кибанов, Г.А. Мамед-заде и Т.А. Родкина выделили ряд показателей, с помощью которых можно оценивать эффективность деятельности подразделений управления персоналом по делопроизводственному обеспечению [5]:

1 Уровень организации делопроизводства, который находится по формуле 1:

Код  =  (К1 + К2 + К3) / 3,

(1.1)

где К_од  – уровень организации делопроизводства;

К₁ – уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации;

К₂ – уровень оперативности размножения документов;

К₃ – уровень оперативности работы с письмами.

2. Коэффициент уровня разработанности Положений (инструкций и т.д.) в системе управления персоналом, который определяется по формуле:

К_УР = N₁/N₂.              (1.2)

где N₁ – количество Положений. которые разработаны;

N₂ – необходимое количество Положений (инструкций).

3. Степень унификации документов

К_УНИФ = (Д_УНИФ/Д)×100%,              (1.3)

где Д – количество документов в системе управления персоналом;

Д_УНИФ – количество унифицированных документов в системе управления персоналом.

Проведенное исследование теоретических основ делопроизводственного  обеспечения управления персоналом позволило выяснить сущность изучаемого понятия и установить основные функции делопроизводства, реализуемые в службе управления персоналом.

Важным для достижения поставленной цели курсовой работы явилось  то, что в теоретическом разделе  были установлены унифицированные системы документации, которые внедрены и ведутся в подсистеме управления персоналом; установлено основное подразделение ответственное за кадровое делопроизводство (отдел кадров); определены требования к организации делопроизводственных подразделений в системе управления персоналом и установлены показатели эффективности делопроизводства.

 Все это дает  основу для решения поставленных  задач и к переходу к аналитической  части курсовой работы.

 

2 Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Виктория»

2.1 Общие сведения о  предприятии

 

Биробиджанская чулочно-трикотажная  фабрика, созданная в 1967 г., является единственным крупным предприятием по производству трикотажной продукции на российском Дальнем Востоке. В процессе приватизации фабрика была реорганизована в открытое акционерное общество «Биробиджанская промышленно-торговая трикотажная фирма «Виктория» (сокращенное фирменное наименование ОАО «Виктория»). Как юридическое лицо ОАО «Виктория» зарегистрировано 25.01.1993 г. постановлением главы г. Биробиджана № 47.

Предприятие расположено  в черте города по адресу: Пионерская, д. 62.

Что касается производственной специфики ОАО «Виктория», то основными  видами деятельности общества является: производство чулочно-носочных и трикотажных изделий, оптовая торговля, розничная торговля, сбор вторичных ресурсов, в том числе цветных и черных металлов и их реализация, организация складского и терминального хозяйств, организация общественного питания и иные виды деятельности, не запрещенные федеральным законом.

Целью деятельности общества является получение прибыли.

Со второго полугодия 2003 года для повышения эффективности производственной деятельности начался процесс создания зависимых организаций, которые по договорам подряда на территории предприятия ОАО «Виктория» оказывают ему услуги по аутсорсингу (бухгалтерского, по организации питания, ремонтного, транспортного, производственного характера).

В результате чего на сегодняшний  день предприятие ОАО «Виктория» разделено на шесть дочерних организаций, использующих упрощенную систему налогообложения: ЗАО «Виктория-Текс» (производство чулочно-носочных изделий); ЗАО «Гамма» (кеттельно-стачечная обработка изделий); ЗАО «Мастер» (изготовление трикотажных изделий); ЗАО «Успех» (вязание и отделка трикотажного полотна); ЗАО «Вика» (администрация фабрики); ООО «Виктория-Плюс» (организация сбыта и ведения розничной торговли).

Каждое дочернее предприятие  имеет свою организационную структуру. Общая структура ОАО «Виктория» представлена в Приложении Б.

Для реализации продукции  в г. Хабаровске, Владивостоке и Благовещенске  созданы торговые представительства  ОАО «Виктория» и продолжаются работы по расширению сети на  территории Дальнего Востока.

При работе в одну смену  предприятие способно выпускать в год около 15 млн. пар чулочно-носочных изделий и около 3 млн. штук трикотажных изделий.

2.2. Краткий анализ системы управления и хозяйственной деятельности предприятия

Органами управления ОАО «Виктория» являются:

• общее собрание акционеров;
• совет директоров, избираемый в количестве семи членов;
• коллегиальный исполнительный орган – правление в количестве 4 членов;
• единоличный исполнительный орган – генеральный директор.

К компетенции генерального директора общества относятся все вопросы руководства текущей деятельности общества за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания акционеров и Совета директоров.

Генеральному директору  подчиняются два заместителя, которые  курируют деятельность предприятия  по направлениям: по техническим и по коммерческим вопросам.

Кроме этого непосредственно  генеральному директору подчиняются  главный юрисконсульт, корпоративный  секретарь, начальник отдела кадров и начальник штаба гражданской  обороны.

Информационной базой  анализа хозяйственной деятельности предприятия являются данные бухгалтерского учета и отчетности, изучение которых позволяет оценить хозяйственное положение организации, изменения, происходящие убедиться в наличии прибылей и пассивах, выявить перспективы развития.

В 2008 г. в ОАО «Виктория» работало 507 человек. Из них по категориям: руководители – 21 человек (4,2%); специалисты – 55 человек (10,8%); рабочие – 431 человека (85%).

Проанализируем далее  основные технико-экономические и  финансовые показатели ОАО «Виктория» и на его основе составим таблицу 2.1.

1. Чистая выручка от реализации продукции (работ, услуг) – это валовая выручка от реализации за вычетом налога на добавленную стоимость, акцизов, возвращенных товаров и ценовых скидок. Данный показатель является реальной базой для последующего расчета показателей прибыли и оценке рентабельности предприятия. По результатам анализа было выявлено, что выручка от реализации с 2006 по 2008 года увеличилась на 28,7%.
2. Себестоимость реализованной продукции характеризует абсолютные размеры затрат на производство, снижение которых дает прибыль. В данную статью включаются производственные, коммерческие и управленческие расходы предприятия на реализованную продукцию.

С 2006 по 2008 года себестоимость  выпускаемой продукции предприятия увеличилась на 30,7%, и ее рост незначительно превышает рост объема продаж.

3. Чистая прибыль – от ее динамики зависит само существование предприятия, рабочие места для его работников, выплата дивидендов в организации. С 2006 по 2008 года чистая прибыль значительно увеличилась (на 261,9%).
4. Основные средства (ОС) являются одним из важнейших факторов производства. Стоимость основных средств с 2006 по 2008 год практически не изменилась.

 

Таблица 2.1 – Основные технико-экономические и финансовые показатели ОАО «Виктория»

Показатели	2006, значен.	2007		2008
		значен.	отн. откл., %	значен.	отн. откл.,%.
1. Выручка от реализации  продукции, работ, услуг, тыс. руб.	133271	157244	18,0	171576	28,7
2. Себестоимость проданных  товаров, продукции, работ, услуг,  тыс. руб.	122424	141621	15,7	159952	30,7
3. Чистая прибыль после  уплаты налога, тыс. руб.	4579	3868	-15,5	16571	261,9
4. Средняя стоимость  основных средств, тыс. руб.	36301	41519	14,4	35182	-3,1
5. Производительность  труда, тыс. руб. / чел.	282,4	319,0	13,0	338,4	19,9
6. Численность персонала,  чел.	472	493	4,4	507	7,4
7. Среднемесячная заработная  плата, тыс. руб.	6,1	7,5	23,0	9,2	50,8