Разработка PR-проекта «Пресс-клуб НГТУ»

 

 

Управление проектами

 

Проектом называется деятельность, направленная на достижения определенных целей с максимально  возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (ресурсам), а также качеству конечных результатов (документированных, например, в техническом задании). Проектом также часто называют ⁶:

• описание целей проектной  деятельности;

• описание процесса достижения проектных целей.

Любой проект начинается с планирования, включающего обязательную аналитическую часть — формула RACE. Планирование, в свою очередь, состоит из структурирования проекта и ресурсного анализа. Структурирование позволяет разделить цели на поддающиеся контролю работы, что дает возможность определять затраты и ресурсы для проекта (определять ресурсную потребность проекта и бюджет).

Цели структурирования проекта:

1) переход от общих  целей к привычной деятельности;

2) получение поддающихся  управлению и контролю блоков работы;

3) распределение ответственных  за работы;

4) более точное определение  бюджета и других требуемых  ресурсов.

Ресурсный анализ проекта  включает:

• определение списка наличных ресурсов;

• назначение требуемого объема каждого ресурса;

• определение ресурсной реализуемости проекта;

• определение календарных  дат для ресурсного обеспечения.

Временной анализ проекта  предполагает:

• определение продолжительности  работ;

• определение дат  начала и окончания работ;

• расстановку логических связей.

Управление проектом — это и управление изменениями в предметной области, времени, стоимости, качеств. Управление проектом позволяет управлять:

1) рисками,

2) контрактами, 

3) информационными потоками,

4) персоналом.

Под управлением проектом подразумевают деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограниченных во времени денежными средствами, а также качеству конкретных результатов проекта.

В основе метода управления объектом лежит методика сетевого планирования, разработанная в США конце 50-х годов.

Целенаправленные процессы, выполняемые человеком для удовлетворения различных потребностей, представляют собой организованную и упорядоченную  совокупность действий - операций, которые  делятся на два основных вида: рабочие операции и операции управления. К рабочим операциям относятся действия, непосредственно необходимые для выполнения процесса в соответствии с теми природными законами, которыми определяется ход данного процесса. Для облегчения и усовершенствования рабочих операций используются различные технические устройства, частично или полностью заменяющие человека в данной операции.

Для правильного и  качественного выполнения рабочих  операций необходимы сопровождающие их действия другого рода - операции управления, посредством которых обеспечиваются в нужные моменты начало, порядок следования и прекращение рабочих операций, выделяются необходимые для их выполнения ресурсы, придаются нужные параметры самому процессу. Совокупность управляющих операций образует процесс управления. Это наиболее важная часть в проектировании, потому управление проектами, а особенно контроль в управлении, позволяет гораздо более точно проанализировать процесс реализации проекта и принятия управленческих решений, а также ускорить процесс реализации проекта.

 

 

 

Оценка затрат и эффективность  проектов

 

Условием развития и  устойчивой жизнедеятельности любой  организации является эффективность  вложения инвестиций в определенные проекты. Проблема принятия решения  об инвестициях состоит в оценке плана предполагаемого развития событий с точки зрения того, насколько содержание плана и вероятные последствия его осуществления соответствуют ожидаемому результату, насколько этот проект будет эффективным.

Значение проектного анализа для планирования и осуществления  инвестиционной деятельности трудно переоценить. При этом особую важность имеет предварительный  анализ, который проводится на стадии разработки проектов и способствует принятию разумных и обоснованных управленческих решений.

Главным направлением предварительного анализа является определение показателей  возможной эффективности денежных вложений, т.е. отдачи от капитальных вложений, выявленных в эффективности проектов. Подробное всестороннее рассмотрение видов проектного анализа необходимо для эффективной деятельности предприятия, способного функционировать, основываясь на принципах рыночной экономики.

Инвестиционный проект (investment project) — план или программа  вложения инвестиций для достижения поставленных целей. Иногда под инвестиционным проектом понимают систему организационно-правовых, аналитических, инженерно-технических, экономических и расчетно-финансовых документов, необходимых для обоснования и проведения соответствующих работ по реализации проекта.

Понятие «инвестиционный  проект» употребляется в двух смыслах: ⁷

- как, дело, деятельность, мероприятие, предполагающее осуществление  комплекса каких-либо действий, обеспечивающих  достижение определенных целей  (получение определенных результатов). Близким по смыслу в этом случае являются термины «хозяйственное мероприятие», «работа (комплекс работ)», «проект»;

- как система организационно-правовых  и расчетно-финансовых документов, необходимых для осуществления  каких-либо действий или описывающих такие действия.

Несмотря на разнообразие проектов, их анализ обычно следует некоторой общей схеме, которая включает специальные разделы, оценивающие коммерческую, техническую, финансовую, экономическую и институциональную выполнимость проекта. 

Необходимо отметить, что способ оценки затрат напрямую зависит от типа и масштаба проекта, который необходимо реализовать, а эффективность проекта определяется после проведения специально разработанных исследований, которые выявляют видимые изменения, и определяют эффективность проделанной работы. А также под эффективностью проектов подразумевается соответствие полученных результатов поставленным целям и задачам проекта, на этапе планирования.

 

 

 

 

 

Специфика PR-проектов

 

Чтобы выявить специфику PR-проекта, его особенности и отличия от обычного понимания такого понятия как проект, для начала необходимо разобраться в понятиях и ввести определение PR-проекта.

PR-проект - формирование определенной системы ценностей у целевых групп, связанных с тактическими маркетинговыми задачами или отдельными проектами фирмы.

У PR-проекта, как у всякого  проекта, есть четыре характерных признака: ⁸

1) проекты направлены  на достижение конкретных целей;

2) проекты включают в себя  координированное выполнение взаимосвязанных  действий;

3) проекты имеют ограниченную  протяженность во времени с  определенным началом и концом;

4) все проекты в  определенной степени неповторимы  и уникальны.

Среди многообразия различных PR-документов, активно сейчас используемых в технологиях public relations, особняком стоит техническое задание (PR-brief) на разработку проекта по предоставлению услуг в области связей с общественностью.

PR-brief помогает специалистам  в области связей с общественностью  не только ознакомиться с маркетинговыми  или корпоративными целями, задачами или проблемами клиента, но и уяснить для себя его потребности, причины возникновения проблемы, с которой он столкнулся, выявить, какие конкретные задачи ставятся перед агентством, каких конкретно услуг ждет клиент, какие результаты он надеется получить и согласно каким критериям будет оцениваться эффективность реализованной кампании. Словом, четко и заблаговременно определить правила, которых должно придерживаться PR-агентство при разработке PR-проекта, презентации своих предложений по его будущей реализации, а также обозначить рамки и направления будущего сотрудничества и взаимодействия с заказчиком PR-акции или PR-кампании в случае одобрения предложений. Одна из служебных функций PR-brief и состоит именно в том, чтобы еще до разработки и практической реализации проекта четко расставить все точки над i, оговорив в письменном виде специфику запрашиваемых услуг и наиболее удобный алгоритм рабочих отношений «клиент — PR-агентство». Внутреннее наполнение брифа может сильно изменяться в зависимости от корпоративной специфики, культуры и философии клиента, отрасли бизнеса, в которой он работает, особенностей его товаров и услуг, масштаба деятельности и специализации, конкретной ситуации на рынке в данный момент, имеющегося бюджета⁹.

Этапы разработки PR-проектов:

1. На первом месте стоит изучение организации, для которой разрабатывается проект, ее место и роль на рынке, важность выпускаемой ею продукции или предоставляемых услуг, выдающиеся успехи и достижения, отличающие данную фирму от других компаний;
2. Особенности позиционирования и ее специфика, описание сильных и слабых сторон;
3. Затем следует краткое описание проблемы, с которой столкнулся клиент, то на что необходимо направить PR-деятельность;
4. Определение основных целевых аудиторий, на которые будет осуществляться воздействие в ходе PR-мероприятий, а также лидеров общественного мнения и особо значимых лиц. Последние будут задействованы как активные союзники или партнеры по проекту, с целью поднятия авторитета организованного события, повышения интереса к нему со стороны СМИ и представителей групп целевой общественности и, в конечном итоге, усиления действенности акций за счет обеспечения их высокой явки на организуемые PR-события;
5. На основе четкого определения аудиторий ранжируются по степени значимости и целевые СМИ. Они могут наиболее оперативно, адекватно и в достаточном объеме донести ключевые послания целевым аудиториям;
6. Выявление основных конкурентов, специфики и особенностей проводимых ими текущих лоббистских, рекламных, промо- и PR-акций;
7. Один из основополагающих пунктов является определение общего характера будущего проекта;
8. Немалое значение отводится формату проекта (отдельное событие или целая кампания), масштабам заказываемых акций и географическому охвату проекта;
9. Подробно прописываются элементы PR-технологии;
10. Расписывается подробно продолжительность PR-проекта, ключевые этапы его реализации, наиболее выигрышные, с точки зрения клиента, даты главных событий;
11. Определения бюджета проекта и использование технических ресурсов. Под техническими ресурсами подразумеваются различного рода средства технического обеспечения акций (компьютеры, мультимедийные проекторы, экраны); информационно-рекламная атрибутика, имеющаяся у клиента в наличии (постеры, стенды, баннеры, флаги, брошюры, листовки, прайс-листы); промо-материалы (образцы или макеты продукции); традиционная корпоративная сувенирная продукция с логотипом и символикой фирмы или бренда (блокноты, авторучки, кружки, пакеты, бейсболки, футболки и т. д.);
12. Завершающий этап - оценка эффективности реализованного проекта в целом.

 

1. Название проекта

Создание на базе НГТУ пресс-клуба для гармоничной коммуникации между СМИ, лидерами и проектами  регионального уровня.

2. Сведения об  организации, осуществляющей проект

Спонсором в данном случае является Новосибирский филиал Общества с Ограниченной Ответственностью «Ломо-Элтем» располагается по адресу: 630049, г. Новосибирск, ул. Галущака 1, офис 4, а/я 506.

Данное предприятие является филиалом ООО «Ломо-Элтем». Кроме Новосибирского, ООО «Ломо-Элтем» имеет филиалы в таких городах как Москва, Санкт-Петербург, Омск и Владивосток. Компания является официальным дилером ОАО «ЛОМО» (Ленинградское Оптико-Механическое Объединение) и осуществляет поставки на Российский рынок медицинской техники, изделий медицинского назначения, средств дезинфекции и расходных материалов.

Виды деятельности, осуществляемые ООО «Ломо-Элтем»:

• приобретение, хранение и продажа медицинского оборудования, медицинской техники, запасных частей и комплектующих к медицинской технике;
• продажа изделий медицинского назначения;
• продажа предметов санитарии и гигиены;
• поставка стоматологического оборудования и материалов;
• сервисные услуги и ремонт медицинской техники.

Новосибирский филиал осуществляет поставку вышеуказанной продукции на рынки  Западной и Восточной Сибири, Кузбасса и Алтайского края, осуществляет гарантийное и сервисное обслуживание медицинской техники.

Фирма ориентирована на получение  прибыли, следовательно, важнейшим  показателем финансово-хозяйственной  деятельности является чистая прибыль. На предприятии ведется анализ динамики показателей, который формируется в форме отчета и направляется руководству ООО «Ломо-Элтем», а на основании его делаются выводы по совершенствованию политики управления организацией в целом, в т.ч. ООО «Ломо-Элтем».

Исходным методом для стратегического исследования внешней среды является SWOT-анализ.

При заполнении матрицы вдвигались следующие требования:

• строгое соблюдение последовательности этапов. Данное требование выдвигается для того, чтобы руководитель предприятия начинал анализ именно с внешней среды, то есть видел положение организации в этой среде;
• сильные и слабые стороны организации необходимо увязывать с возможностями и угрозами, которые возможны в исследуемой стратегической перспективе;
• после заполнения каждая позиция обсуждается, и на основании обсуждения делается общий вывод, который внесен в таблицу 1.