Проблемы формирования профессиональной кадровой службы в организации

ВВЕДЕНИЕ

 

Управление персоналом как теоретическая и прикладная отрасль управленческой науки и  практики стала формироваться на рубеже XIX и XX веков. Специальные подразделения, занимавшиеся вопросами, связанными с  персоналом, начали возникать в 20-30-х  годах прошлого столетия. С тех пор функции этих служб получили интенсивное развитие от вспомогательной технической работы до решения практически всех ключевых вопросов, связанных с управлением персоналом организации.

В настоящее время  службы управления персоналом выполняют ряд функций, которые раньше принадлежали экономическим, производственно-техническим и другим подразделениям. Такое сосредоточение функций в одном структурном подразделении позволяет реализовать эффективный инструментарий управления человеческими ресурсами организации. Сегодня внимание служб управления персоналом в основном уделяется совершенствованию трудовых отношений, подбору кандидатов на вакантные должности, разработке и реализации учебных программ и программ социального развития, а также мотивации и стимулированию трудовой деятельности. Принятие решений по перечисленным вопросам осуществляется не только руководителем кадровой службы, но и другими линейными руководителями организации.

Таким образом, на сегодняшний  день в работе служб управления персоналом все больше преобладают не учетные, а аналитические и организационные аспекты деятельности. При этом отмечено резкое возрастание профессионального уровня работников кадровых служб. Сегодня в их состав входят специалисты в области психологии и социологии, трудовых отношений, специалисты в области разработки и организации учебных программ, а также менеджеры.

В последнее время  во внутриорганизационном управлении появился ряд новых профессий  и специальностей таких, как специалисты  по отбору и найму персонала (рекрутеры), специалисты, проводящие собеседование с претендентами на вакантные должности (интервьюеры), специалисты по разработке учебных программ, тренеры (преподаватели), консультанты по вопросам развития карьер, профессиональной ориентации и организационной планирования.

Целью контрольной работы является исследование проблем формирования профессиональной кадровой службы в организации.

Для реализации данной цели необходимо решение следующих задач:

• дать характеристику особенностям формирования кадровой службы в современных рыночных условиях;
• охарактеризовать проблемы формирования профессиональной кадровой службы.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации. Требования к  оформлению постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов¹». Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, эффективного использования информационных технологий в делопроизводстве.

При написании работы мною использовалась литература. Было рассмотрено несколько книг по кадровому делопроизводству, авторами которых являются: Т.В.Кузнецова², Л.В.Санкина³, М.В.Кирсанова⁴. Ведение кадровой и бухгалтерской документации секретарем можно найти в журналах. Для своей работы мною использовались такие журналы как "Кадровое делопроизводство", "Кадры».

Основой для работы явились  ряд законодательных актов, которые  имеют важное значение. Среди них  следует выделить:

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»⁵, который содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок её документирования и доступа к ней.
• Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»⁶, который регламентирует порядок обеспечения доступа и сохранность документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

Среди нормативно-методических документов следует выделить:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»⁷, стандарт устанавливает современное толкование терминов.
• ГОСТ Р 6.30-2003⁸ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», стандарт устанавливает основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов.
• Общероссийские классификаторы Управленческой документации⁹, которые содержат коды унифицированных документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
 

1. ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

 

Поскольку кадровая служба призвана обеспечить человеческую составляющую работы фирмы, что служит важной гарантией эффективности деятельности организации, то среди наиболее значимых ее задач можно отметить:

• помощь фирме в достижении ее целей;
• эффективное использование мастерства и возможностей работников;
• обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными служащими;
• стремление к наиболее полному удовлетворению служащих своей работой, к их наиболее полному самовыражению;
• развитие и поддержание на высоким уровне качества жизни, которое делает желанной работу в этой фирме;
• связь управления персоналом со всеми служащими;
• помощь в сохранении хорошего морального климата;
• управление движением к взаимной выгоде индивидов, групп предприятий, общества.

Можно выделить две структуры управления персоналом в организации.

Штабная структура - специалисты  отделов по управлению персоналом, занимающиеся разработкой принципов  работы с персоналом организации, конкретных программ и организацией кадровых мероприятий (менеджеры по персоналу).

Линейная структура - менеджеры-практики, реализующие конкретные функции работы с персоналом в ходе выполнения собственных управленческих функций (линейные менеджеры).

Для того, чтобы иметь  возможность реализовывать различные  направления кадровой работы на уровне конкретных подразделений, структуры управления персоналом создают разветвленную сеть.

Однако для вновь  создаваемой организации все  это «великолепие» широкого многообразия структур и подразделений пока недоступно.

Что надо учитывать при  проектировании структуры управления персоналом в первую очередь?

1. Уровень, на котором  предполагается реализовывать управление  персоналом.

-Либо это станет  предметом заботы и учета на  высшем корпоративном уровне, и  мы сможем говорить о корпоративном  управлении персоналом.

-Либо это будет  вменено только в обязанность  среднему уровню и тогда мы  сможем говорить об организации  работы с персоналом, которую  будет проводить руководитель  кадрового подразделения вместе  с линейными менеджерами.

-Либо в организации  речь будет идти об исполнительском уровне управления персоналом, что, как правило, выражается или в кадровой работе (документировании трудовых отношений), или в решении отдельных проблем (разрешения конфликтных ситуаций, наборе персонала), и тогда мы будем говорить об уровне исполнителей - сотрудников кадровых подразделений (как правило, отдела кадров в традиционном представлении).

2. Штат  службы управления персоналом. Даже в самых больших корпорациях непосредственно в службах управления персоналом работает не более 150 человек. В среднем 1 специалист приходится на 200 занятых.

Более точно количество сотрудников (Ч), необходимых для  выполнения работ по комплектованию и учету кадров, можно рассчитать по формуле:

Ч = Т₁*К₁ / Ф_п ,

Где Т₁ - суммарная трудоемкость затрат, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал), ч;  К₁ - численность персонала; Ф_п - фонд оплаты труда.

Штат служб управления персоналом для некоторых типов  предприятий иллюстрирует табл. 1. 

 

Таблица 1. Штат служб  управления персоналом.

Отрасль и размер предприятия	Норма персонала на одного сотрудника	Число сотрудников кадровой службы
Обрабатывающая: До 500 - 999 чел. 1000 - 4900 чел. Св. 5000 чел.	116 130 352	1 - 2 20 - 90 7 - 126
Исследование и развитие	102	1 - 60
Общ. нужды.	154	1 - 110
Больницы	180	1 - 28
Банки	98	1 - 72
Страховые компании	101	1 - 145
Транспортировка и распространение	272	1 - 75
Правительств. учреждения	272	2 - 104
Образование	161	1 - 46
Др. фирмы	194	1 - 20

 

 

Следует учитывать, что  существуют еще и национальные нормы  расчета соотношения числа сотрудников кадровых служб и персонала. Так, в России на одного сотрудника кадровой службы приходится 50 - 100 человек, в Германии - 130 - 150 чел., во Франции - 130, В США - 100, в Японии - 40 человек.

3. Основные задачи, решаемые  службой по управлению персоналом.

При характеристике в  целом содержания деятельности служб  по управлению персоналом выделяют следующие  задачи

- решение штабных проблем  (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина) - 33%;

- компенсации и пособия - 28, 5%;

- обучение, повышение квалификации - 1%;

- трудовые отношения  - 10% .

Приведем результаты сопоставительного анализа основных функций управления персоналом на крупных  предприятиях США и Германии (табл.2).  

 

Таблица 2. Основные функции  управления персоналом на предприятиях США и Германии

США

Германия

Наем и увольнение: Анализ деятельности, разработка критериев  оценки, прогноз изменения требований к кандидатам, отбор кандидатов с  использованием широкого оценочного инструментария. Обеспечение безопасных условий труда и охраны здоровья: Мед. Обследование, программы страхования, инспекция труда, эргономическая экспертиза. Развитие персонала: Подготовка, переподготовка - повышение  квалификации, связь с учебными заведениями, разработка плана карьеры. Организация заработной платы и компенсаций: Разработка уровней и процедур выплат, установление персональных ставок почасовой оплаты труда, расчет фирменного пенсионного обеспечения, единовременные выплаты, перевод денежных средств  в банки, организация стимулирующих  финансовых программ. Обеспечение трудовых отношений: Изучение и подготовка контрактов по найму, соглашения между профсоюзами  и администрацией, связь с общественностью  и прессой, рассмотрение споров, конфликтов, анализ жалоб и предложений персонала.

Административная деятельность: Применение на практике нормативных  документов в области организации  и оплаты труда. Трудоустройство: Прием на работу, ознакомление с требованиями рабочего места и условиями работы, продвижения, увольнения. Обеспечение благоприятных условий труда и техники безопасности: Инспекция труда, медицинское обследование, эргономическая экспертиза. Подготовка, переподготовка, повышение  квалификации: Повышение квалификации, оценка потенциала персонала, определение путей продвижения  персонала.  Материальное стимулирование: Весь комплекс вопросов по организации  оплаты труда, разработка и совершенствование  систем стимулирования, аттестация рабочих  мест, изучение положения на рынке  труда, разработка отдельных статей коллективного договора. Соц. Вопросы. Контакты с профсоюзами, содействие проведению общественных мероприятий, анализ и выявление причин соц. напряженности.