Понятие и сущность коммуникации в организации

                                                                                  Содержание

 

Введение

1. Понятие и сущность коммуникации в организации

1.1 Коммуникации и их значение  в процессе деятельности организации

1.2 Структура коммуникационного процесса

1.3 Организационные коммуникации

1.4 Современные информационные технологии

2. Анализ деятельности ТТФОМСа

2.1 Характеристика ТТФОМСа

2.2 Анализ этапов коммуникационного  процесса в ТТФОМСе

2.3 Анализ Коммуникационных сетей  в ТТФОМСе

3. Пути улучшения коммуникационного  процесса в ТТФОМСе

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              Введение

 

                Умение общаться с людьми - такой же покупаемый

               за деньги товар, как сахар или кофе, И я готов

               платить за это умение больше, чем за какой -

              либо другой товар в этом мире.

                                                                     Дж. Рокфеллер

 

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

          В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникациям носит межличностный характер и осуществляется

путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это "что" передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Цель курсовой работы — исследование сущности коммуникаций, ее структуры, внутрифирменные коммуникации и коммуникации между организацией и внешней средой.

 

 

 

 

 

         1. Понятие и сущность коммуникации в организации

         1.1 Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации

 

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления. На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе, которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации. Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:

Управленческую информацию различают как:

• исходную, она кладется в основу принятия решений;
• организационную, она используется при реализации решений;
• регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;
• учетно-контрольную, она использует на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию можно подразделить на:

• внутренню;

 

• внешнюю.

Внутренняя информация - это информация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя - об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческая информация может быть:

• открытой
• для служебного пользования;
• секретной;
• совершенно секретной;
• совершенно секретной особой важности;

Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя. Управляющая информация выполняет в организации следующие задачи:

• обслуживание функции управления - от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;
• связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;
• обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определенную линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.

Важно знать об управленческой информации:

• какая исходная информация необходима для принятия решения;
• в каких информационных документах оформляется решение;
• какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;
• какая информация о ходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;
• кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;
• каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;
• кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней;
• пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением;
• место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта хранения, переработки и использования, кто использует информацию;
• лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые;
• формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

 

1.2 Структура  коммуникационного процесса

 

Коммуникации по своей природе — это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить.

Простейшая модель коммуникации выглядит следующим образом:

       

Структура процесса коммуникаций.

• источник (или отправитель);
• сообщение;
• канал;
• получатель;
• обратная связь.

Рассмотрим каждый из названных компонентов в этой структуре.

Источник - создатель сообщения, лицо, которое сообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

• организация;
• индивид;
• группа индивидов.

Сообщение - информация, которую источник передает получателю.

Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправитель передавать, кодируется, т. е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

Канал - средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы - передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т. д.

По видам коммуникации различают:

По субъекту и средствам коммуникаций

1. Межличностные
2. Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий

По форме общения

1. Вербальные
2. Невербальные

По каналам общения

1. Формальные
2. Неформальные

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов)

1. Вертикальные
2. Горизонтальные
3. Диагональные

По направленности общения

1. Нисходящие
2. Восходящие

Межличностные коммуникации — коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях "лицом к лицу" и в группах с помощью слов и несловесных средств общения.

Эффективность межличностных коммуникаций зависит прежде всего от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от своей компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

На межличностные коммуникации влияют следующие факторы, представленные на рисунке 1.

 

            

         Рис. 1. Факторы, влияющие на межличностные коммуникации

 

Доверие получателей к отправителю, как к руководителю, так и к личности — также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.