Планирование личной работы руководителя

 

 

4. План и распорядок  дня руководителя

Распорядок рабочего дня может быть индивидуальным (для руководителей структурного подразделения, мастера) и коллективным (для руководителей верхней ступени управления).

Индивидуальный распорядок рабочего дня руководителей среднего звена и отдельных исполнителей строится с учетом распорядка дня руководителей верхней ступени управления. Вместе они представляют единую систему планирования рабочего времени руководителей всех звеньев управления.

Наиболее часто в качестве типового периода берется месяц или неделя.

Типовая рабочая неделя - простейший тип распорядка рабочего дня. Ее достоинство - в простоте и краткости графического изображения. Однако при этом в распорядок не попадают работы, повторяющиеся менее четырех раз в месяц, квартал и т.п. Типовой месяц в некоторой мере устраняет этот недостаток, так как все работы, выполняемые хотя бы один раз в месяц, находят отражение, но при этом затрудняется согласованность во времени работы различных руководителей.

Независимо от типа распорядка рабочего дня при его разработке следует учитывать ряд рекомендаций, выработанных наукой и практикой.

В распорядок дня необходимо заложить оптимальное соотношение затрат времени руководителей на выполнение административных, организационных и творческих работ.

Для выполнения работ, требующих наибольших творческих усилий или сосредоточенного внимания, надо выделять часы, совпадающие с зонами максимальной работоспособности (2-й, 3-й часы работы).

Для работы с поступившими документами, почтой, для диспетчерских совещаний можно использовать первый утренний час, т.е. период врабатываемости.

Для работ, не требующих значительных творческих усилий, связанных с текущими организационными решениями, можно отвести предобеденное время или конец рабочего дня.

Дневные часы целесообразно использовать на внешние контакты, совещания. Ни в коем случае не следует тратить на совещания утренние часы, особенно если эти совещания носят информативный характер.

Особое время следует выделить для решения творческих и перспективных вопросов (в области техники, технологии, экономики), просмотра литературы.

Целесообразно предусмотреть чередование работ, различных по характеру. Практически продолжительность одного вида деятельности не должна превышать 1,5—2 ч, после чего можно перейти к работе другого рода.

В частности, при планировании работы мастеров рекомендуется, чтобы число перемен работы в течение часа не превышало трех. Это связано с тем, что затраты времени на большинство постоянно повторяющихся работ мастера составляют I5—20 мин и редко превышают 1 час. Поэтому для мастеров, начальников участков предпочтителен распорядок с почасовой разбивкой рабочего дня. Для руководителей более высокого уровня управления более применим график с разбивкой дня на двухчасовые периоды.

В распорядке рабочего дня руководителей высшего уровня управления (упоминавшийся выше коллективный распорядок) необходимо точно указать время, когда решаются вопросы, требующие участия нескольких руководителей (например, совещания, балансовые комиссии и т.п.).

В распорядке рабочего дня всех руководителей целесообразно предусматривать резервное время. Необходимо выделить часы для приема подчиненных по служебным вопросам. Распорядок рабочего дня должен упорядочить проведение совещаний, отведя для них определенные дни и часы. Составленный распорядок дня нуждается в апробации и при необходимости может периодически корректироваться.

Наиболее детальным как по содержанию, так и по времени является распорядок низовых линейных руководителей. Ниже приводится рекомендуемый распорядок дня начальника цеха завода:

Рекомендуемый (типовой) распорядок дня работы начальника цеха

Часы

Выполняемая работа

7.30—8.00       8.00—8.30   8.30—9.30       9.30—10.00   10.00—11.00 Понедельник       Вторник         Среда           Пятница       23-го и 25-го каждого месяца 11.00—12.00   12.00—13.30             13.30—14.30 14.30—15.00     Понедельник Четверг   Пятница       15.00—15.30     15.30—16.30       Среда 16.30       Раз в квартал

Обход цеха, проверка выполнения сметных заданий за предыдущую смену. Решение оперативных вопросов по организации работы первой смены Решение вопросов взаимоувязки работы цеха со смежными цехами и отделами Оперативное совещание о ходе выполнения номенклатуры плана производства. Постановка задач участкам на последние сутки Оперативность работы на участках и в службах Час организации труда и производства Совещание по организации экономической работы в цехе (первая неделя месяца), совещание по ремонту оборудования, зданий и сооружений (вторая неделя) Совещание по уровню организации труда в цехе (первая— третья недели) Совещание по вопросу техники безопасности и производственной санитарии (вторая неделя) Совещание по совершенствованию технологической подготовки производства, механизации и автоматизации труда. Проверка выполнения оргтехплана. Рационализаторская работа (первая — вторая недели) Совещание по совершенствованию оперативно-производственного планирования и диспетчирования (первая — третья недели) Совещание по подготовке к выполнению плана производства последующего месяца Участие в работе с партийным, профсоюзным и комсомольским активами. Встречи и проведение бесед с рабочими в обеденный перерыв. Контроль организации общественного питания Подготовка к диспетчерскому совещанию. Диспетчерское совещание Обеденный перерыв Оперативная работа. Контроль правильности материального обеспечения сменных заданий День партийной и комсомольской учебы Проверка цеховой комиссией состояния техники безопасности Прием работников цеха по личным вопросам (вторая — четвертая недели). Ознакомление с новой научно-технической информацией Контроль выполнения намеченных мероприятий по организации труда и производства. Работа со службами цеха Обход цеха. Проверка выполнения заданий за смену. Решение вопросов организационной работы второй смены День качества по заводу Час мастера. Отчет о выполнении сменных заданий. Решение вопросов, возникших у мастеров. Организация работы мастеров Заседание аттестационной комиссии цеха. Заседание профкома по подведению итогов социалистического соревнования. Заседание производственного совещания и другие мероприятия

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Вопрос 1. Напишите приказ о назначении на должность бухгалтера с соблюдением всех реквизитов документа

Общество с ограниченной ответственностью

 «______________________________»

 П Р И К А З

от 16 ноября 2011 г. № П-008

 “О назначении на  должность бухгалтера”.

 ПРИКАЗЫВАЮ:

На основании заявления о приеме на работу принять на должность бухгалтера _________ ____________ _____________ с 16 ноября 2011 г, с правом второй подписи банковских и финансовых документов.

Генеральный директор _______________

Согласовано: Начальник юридического отдела __________________

Начальник отдела по кадрам __________________

Вопрос 2. Приняв на работу менеджера, вы надеялись на более эффективную работу, но в результате разочарованы, так как он не соответствует одному из важнейших качеств менеджера - самодисциплине. Он не обязателен, не собран, не умеет отказывать. Но, тем не менее, он отличный профессионал в своей деятельности. Как вы разрешите данную ситуацию?

Самодисциплина это колесо. Оно вращается по жизни, соприкасаясь то одной, то другой частью своей окружности с поверхностью трудностей – работа, диета, деньги, телевизор и покатились… Здесь не сделай этого, здесь поведи себя так и так далее.

А теперь представьте себе, что это колесо каменное. Почему? Да потому, что как только на нем появляется маленький надкол, он дает мощную трещину, и все колесо самодисциплины готово расколоться на части. Одна кружка пива редко бывает одной. Конфета в единственном числе звучит только в будущем времени и всегда оказывается во множественном в прошедшем. Продолжительность “сегодня” во фразе “сегодня не пойду в спортзал” может длиться дольше, чем этот спортзал строили.  А фраза “в последний раз” вызывает у всех ухмылку вне зависимости от контекста.

Маленький надкол, вызывает длинную трещину, которая тянется со стороны диеты к работе, к отношениям и далее во все стороны, раскалывая все каменное колесо самодисциплины на части. Человек расклеился: “Я так устал. Все, хочу в отпуск!”

Опыт многих руководителей показывает, что самодисциплину нельзя иметь, ее надо практиковать. Каждый день колесо надо катить и не допускать на нем надколов, которые точно приведут к трещинам – ведь  оно каменное.

Но как?

Колесо же не должно быть полностью каменным, иначе оно покроется трещинами в течение дней. На нем должен обязательно быть наружный резиновый слой – да пиво это плохо, но раз – два в месяц это допустимо! Да, спать до 11 это проявление лени, но однажды в выходной это нормально. Небольшое, очень редкое исключение – это и есть резиновый слой  на каменном колесе самодисциплины. Именно этот слой позволяет людям годами двигаться вперед к своим целям в жизни и не сойти с дистанции. Резиновая прослойка, должна быть настолько тонкой, насколько она может быть. Со временем можно отрегулировать ее толщину.

Без мягкого, резинового слоя в скором будущем колесо самодисциплины даст небольшой надкол и разрушит все то, что было создано за время качения этого инструмента. Колесо самодисциплины должно быть каменным, а не ватным.

Главное в колесе самодисциплины это то, что его надо катить. Поэтому, если менеджер хороший профессионал – он труженик, а обязательность, собранность, силу воли – при подходящей мотивации он может натренировать, как тренируют мышцы. Для этого есть отличные методики. ПОЭТОМУ ТАКОГО МЕНЕДЖЕРА МОЖНО НА РАБОТЕ ОСТАВИТЬ.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Результаты проведенного изучения на актуальную тему в рамках контрольной работы позволяют сделать следующие выводы:

Чтобы достигать целей и четко выполнять свои функции руководитель должен правильно организовывать свой труд, а значит, он должен планировать его процессы. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Предстоящие дела руководителя должны разделятся на долго, средне- и кратко- и срочные, и должна быть устанавлена их приоритетность. Установление периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее целесообразной очередности дел.

Руководитель должен планировать свое рабочее время путем разбивки его на время для основной деятельности и время для приема  посетителей, (запись ведется заранее).

Свою личную работу он должен планировать серьезно и ответственно.

Чтобы совершенствовать планирование организации личной работы руководитель должен предварительно провести инвентаризацию своего  рабочего и свободного времени, конкретно сформулировать цели и задачи своей работы, их сроки и результаты. При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Чтобы все запланированные главные дела оказались решенными  необходимо обязательно установить приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому довольно таки простому правилу, то можно достичь следующего: соблюдать установленные сроки; получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы; избегать конфликтов; избегать стрессовых ситуаций и перегрузок. Очередность дел можно определять с помощью методов: принципа Парето (соотношение 80:20), установления приоритетов с помощью анализа АБВ.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

Организация рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”.

Чтобы совершенствовать свой интеллект, повышать профессиональный уровень образования руководитель должен применять рациональное чтение, которое означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Следует контролировать выполнение принятых решений всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Контроль над результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль). Контроль над результатами должен служить улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Аникин Б.А. Высший менеджмент для руководителя: учебное пособие/ Б.А. Аникин. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: Инфра-М, 2006.-144 с.

2. Бовыкин В. И. Новый менеджмент (управление предприятиями на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления). - М.: Экономика, 2007.

3. Бусыгин А.В. Менеджмент: введение в специальность; учебное пособие. -М.: Бусыгин, 2007.-168 с.
4. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: Учебник для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова; Под ред. Д.Д. Вачугова. -М.: Высшая школа, 2008.-367 с.
5. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. -М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.-504 с.
6. Виханский О.С. Менеджмент: Учебник.- 3-е изд. / О.С. Виханский, А.И. Наумов -М.: Гардарики, 2006.-528 с.
7. Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. /Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007.

8. Друкер П. Эффективное управление: Пер. с англ. — 2-изд, М.: ФАИР-ПРЕСС, 2007.