Организация рабочего места секретаря в ООО "Индиго"

 

 

Во второй главе была дана характеристика туристического агентства «Индиго», приведена ее организационная структура, а также численный состав сотрудников. Кроме того, были рассмотрены требования к квалификации секретаря, должностные обязанности, рассмотрены основные виды деятельности и временные затраты на них.

Исходя из специфики работы секретаря, его места в компании, целесообразно предложить рекомендации по совершенствованию рабочего места, уделить внимание не только организационным моментам, но и психофизиологическим и эргономическим требованиям. В следующей главе будут предложены мероприятия по совершенствованию организации рабочего места секретаря ООО «Индиго».

 

Глава 3. Рекомендации по организации рабочего места секретаря

 

3.1. Планировка рабочего  места секретаря

 

Общие требования к организации и оборудованию рабочих мест с ПК.

• конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы.

• высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 – 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

• рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту – не менее 500 мм, глубину на уровне колен – не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.

• конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПК, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

• рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

• поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

• клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 – 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.

• для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» – планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.

• центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 – 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.

• по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.

• от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах [9].

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную. Расположение должно соответствовать техническому процессу обработки документов, чтобы избегать ненужных перемещений как документов, так и секретаря. Следует избегать загроможденности пространства ненужными для непосредственной работы предметами. Обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в электрическую сеть – необходимое условие обустройства рабочего места секретаря.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен иметь постоянное место. Расположение предметов должно систематизироваться по видам выполняемых работ. Это поможет сэкономить время, также будет препятствовать пропаже документов.

На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними – настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. Также под рукой должны быть расположены средства «малой» оргтехники: дырокол, сшиватель документов – степлер, конвертовскрывающая машина.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

В соответствии с общими требованиями, приведена рекомендуемая схема планировки на рисунке 2.

Площадь составляет 15 кв. м (3 x 5).

Рисунок 2. Рекомендуемая планировка рабочего места

Как видно из планировки, рабочее место сформировано компактно с точки зрения организационных требований. Вся техника, ящики с документами находятся в пределах досягаемости, источник естественного освещения находится слева от сотрудника, секретарь видит входящих и ожидающих посетителей, монитор при этом скрыт от посторонних наблюдателей, что является фактором защиты конфиденциальной информации.

 

3.2. Требования к условиям труда в приемной

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха (таблица 5).  Таблица 5 - Основные санитарно-гигиенические нормы труда Санитарно-гигиенические факторы Нормативные показатели Температура воздуха, ° С: летом зимой   22-25  18-21 Относительная влажность воздуха, % 40-60 Скорость движения воздуха, м/с, не более 0,2 Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания   300  150 Уровень шума, дБ, не более 40-65 Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли 15-20 Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение, так как большинство документационных операций связано с использованием зрения. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение. Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа). Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом. Из приведенных в табл. 5 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%. Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание - это чистота воздуха. При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем. Наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания. Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом. Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк). Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Стоит потрудиться и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников. При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета. В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным. Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума. Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня. Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, плакаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. 3.3.  Расчет затрат на  организацию рабочего места секретаря  ООО «Индиго»

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют руководителей. Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная – место первого контакта с фирмой. Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы – плакатами, картинами, стендами. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Кроме того, в приемной должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы. Посетителям и клиентам должно быть комфортно в приемной, они не должны быть обделены вниманием со стороны агентства, должны получить ответы на все интересующие вопросы. В случае, когда руководитель не может сразу принять посетителя, секретарь должен вежливо попросить подождать, уточнив время ожидания или предложить нанести визит в другое, более подходящее время. Исходя из рассмотренных требований, планировки и рекомендаций, рассчитаем затраты на оформление приемной и рабочего места секретаря в соответствии со спецификой отрасли: на приобретение необходимого оборудования, мебели, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и других видов затрат (таблица 6). Для расчета были использованы данные интернет – магазинов, специализирующихся на предоставлении услуг офисным службам. Количество стульев соответствует планировке.  Расчет размеров окна  для жалюзи: 1) 1,3 м*1,4 м=1,82 кв.м. (округляем  до 2); Отсюда следует, что необходимо заказать 2 кв. м жалюзи по цене 459 руб. за кв. м: 2) 450 руб.*2=900 руб. Комната, как указывалось выше, имеет размерность 3×5. Высота, согласно требованиям к офисным помещениям – не менее 3 м. Соответственно этим данным выполняем расчет площади монтажа. Расчет затрат на звукоизоляцию со стоимостью материала 210 руб. за 1 кв.м: 1)3 м ×5м ×2=30 кв.м 2)3м×3м×2 = 18 кв.м 3)48 кв.м × 210 руб. = 10 080 руб. Предлагается использовать средства эстетизации, такие как картины с изображением природы, тематические плакаты с изображением стран мира, стендов информационного характера. Кроме того, предлагается приобрести комнатные цветы. Они также должны соответствовать интерьеру, способствовать благоприятной обстановке. Все меры направлены на такую  организацию рабочего места, которая бы отражала специфику деятельности агентства, способствовала поддержанию статуса компании, была комфортной  как для секретаря, так и для посетителей и клиентов фирмы.   Таблица 6. Расчет затрат на организацию рабочего места секретаря туристического агентства Наименование Цена, руб Расчет затрат, руб       Компьютер 23694 23 694       Принтер 4042 4 042       Сканер 10286 10 286       Стол рабочий 4 490 4 490       Стул 730 730*4 =2 920       Стеллаж для документации 1400 1400       Вешалка для одежды 900 900       Офисная бумага 137 137*100=13 700       Картридж 703 703*2= 1 406       Настольный офисный набор 270 270       Обои бежевые 127 127*5=635       Жалюзи вертикальные 450 450*2=900       Звукоизоляция 210 48*210=10 080       Кондиционер 22 602 22 602       Стенд информационный 4080 4 080       Календарь настенный 238 238       Изготовление плакатов 200 200*2=400       Картины 1320 1320*3=3960       Цветы       Аглаонема Мария 590 590       Алоказия 590 590       Кокос 1490 1 490       Финик Канарский 950 950       Орхидея - Фаленопсис 749 749       Итого 110 372       Таким образом, для организации рабочего места секретаря необходимо 110 372 руб. Такие затраты можно назвать оправданными, так как приемная – лицо компании, клиент делает выводы о фирме во время первого знакомства с организацией. Руководство должно позаботиться о том, чтобы первое знакомство с компанией оставило положительное впечатление, на что  и были направлены мероприятия данной главы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль руководителя» включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Обязанность руководителя – организовать рабочее место своего помощника рационально: и с точки зрения организационных требований, и психофизиологических.

Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда. Кроме того, необходимо помнить о клиентах, позаботиться и об их комфорте.

В ходе работы были рассмотрены теоретические аспекты понятия рабочее место, проклассифицировано по критериям конкретное рабочее место, была приведена рекомендуемая планировка рабочего места, общие требования, согласно которым были рассчитаны затраты на приобретение необходимых для оформления и оснащения рабочего места материалов, оборудования, принадлежностей.

 Были предложены мероприятия  по дизайну: обои нейтрального  цвета, вертикальные жалюзи, оформление  стен картинами, плакатами, информационным  стендом.

Для регулирования температуры в помещении предложено приобрести кондиционер, в таком случае нет необходимости проветривать помещение.

Для избавления секретаря и посетителей от шума предложено мероприятие по звукоизоляции помещения. Сделаны соответствующие расчеты.

Кроме того, предложены мероприятия по озеленению. В таблице 6 указаны наименования и расценка комнатных растений. Они будут способствовать не только снятию психологического напряжения, но и отражать специфику деятельности компании: в списке рекомендованы растения разных стран.

Данные мероприятия позволят организовать рабочее место секретаря в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями, отразить стиль работы, занять определенную нишу на рынке туристических услуг, заработать положительную репутацию, статус на рынке.

Кроме экономической эффективности, можно сказать об эффективности социальной. Потребитель, почувствовав вежливое отношение, комфортную обстановку, внимание, без сомнения отметит для себя организацию, будет пользоваться ее услугами и советовать турфирму  другим. 

Список литературы

 

1. Рофе А.И. «Научная организация труда», 2005г.
2. Пушкин П.С., Овчинников С.И. «Научная организация труда и техническое нормирование», М., 2001г.
3. Горбунова М. От оценки рабочих мест - к аттестации персонала. // Управление персоналом. - 23 - 2005. с. 26-30.
4. Очакова А.И. и др. «Научная  организация  и  нормирование труда  на предприятиях». Учебник   М.: Радио и связь,2001г.
5. Пашуто В.П. «Организация и нормирование труда на предприятии» Мн,2001г.
6. http://www.indigotur.ru <http://www.indigotur.ru>
7. А.И.Орлов Менеджмент Учебник. М.: Издательство "Изумруд", 2003. http://www.profi.ua/job-descriptions/view/53/
8. Черняк Т.В. Проектирование рабочих мест служащих. – Новосибирск: СибАГС, 2003. – 108с.
9. http://www.propokupki.ru/nastolnye_nabory/
10. http://www.vip- flowers.org/index.php?categoryID=341&sort=Price&direction=ASC&offset=24
11. http://4149661.ru/katalog/stofis/
12. http://www.ufa-kartina.ru/price.html