Контроль и его эффективность

 

 

Рассмотрим каждый вид контроля на данном предприятии более подробно.

Производственный контроль

Производственный контроль утверждается руководителем ООО «Уралмедсервис».

Основной целью, преследуемой программой производственного контроля в ООО «Уралмедсервис», является обеспечение благоприятной санитарной обстановки. Для фармацевтической отрасли, связанной с оказанием профилактической помощи населению, необходимо предусмотрен жесткий контроль над соблюдением:

• дезинфекционных и стерилизационных мероприятий;
• санитарно-противоэпидемических требований.

Внутренний контроль

В целях защиты прав и интересов покупателей в Российской Федерации введена в действие Система сертификации лекарственных средств. В соответствие с ней всей лекарственные средства подлежат реализации только при наличии сертификата соответствия. Сертификации подлежат все лекарственные препараты отечественного и зарубежного производства.

Таким образом,  в отделе сертификации на ООО «Уралмедсервис»,- проверяется наличие необходимых документов и срок их действия.

Так, каждый препарат должен иметь:

• паспорт завода изготовителя;
• сертификат соответствия на данное наименование товара и декларацию;
• регистрацию в Областном центре сертификации и контроля качества лекарственных средств в городе Челябинске.

Перед поступлением препаратов в розничную торговлю проводится идентификация лекарственного средства сертификату соответствия в Областном центре сертификации контроля качества лекарственных средств по трем показателям: «Описание», «Упаковка», «Маркировка». В аптечной сети ООО «Уралмедсервис» при реализации медицинских препаратов строго соблюдают все требования.

При поступлении товара на аптечный склад ООО «Уралмедсервис», приёмный отдел осуществляет входной контроль:

• фармспециалисты  проверяют маркировку товара, сведения о производителе,  дате изготовления  и сроке хранения, целостность и неповрежденность упаковок.
• отделом сертификации на этапе приемки лекарственных препаратов производится проверка наличия и соответствие необходимых документов.

И только после этого медикаменты отпускаются  в аптечные пункты на реализацию.

Кроме этого важно правильно хранить препараты. Для обеспечения надлежащих условий хранения в каждом аптечном учреждении ООО «Уралмедсервис» имеются в наличии необходимое торговое и холодильное оборудование. На каждой упаковке лекарственного средства указаны условия его хранения. В соответствии с этими указаниями и осуществляется хранение всех медикаментов.

Все поступающие лекарственные средства (независимо от источника их поступления) подвергаются приемочному контролю в аптеке. Приемочный контроль в аптеке заключается в проверке поступающих лекарственных средств на соответствие требованиям по показателям: «Описание», «Упаковка», «Маркировка»; в проверке правильности оформления сопроводительных документов, включая документы, подтверждающие качество лекарственных средств в соответствии с утвержденными в установленном порядке нормативными правовыми актами.

Контроль по показателю «Описание» включает проверку внешнего вида, цвета, запаха лекарственного средства. В случае сомнения в качестве лекарственных средств образцы направляются в аккредитованную в установленном порядке испытательную лабораторию (центр) для проведения дополнительных испытаний. Такие лекарственные средства с обозначением «Забраковано при приемочном контроле» хранятся в карантинной зоне помещения хранения изолированно от других лекарственных средств.

При проверке по показателю «Упаковка» особое внимание обращается на ее целостность и соответствие физико-химическим свойствам лекарственных средств.

При контроле по показателю «Маркировка» обращается внимание на соответствие оформления лекарственных средств требованиям нормативных правовых актов, утвержденных в установленном порядке. Проверяется соответствие маркировки первичной, вторичной и групповой упаковки лекарственного средства, наличие листовки – вкладыша на русском языке в упаковке (или отдельно в пачке на все количество готовых лекарственных препаратов).

 На этикетках упаковки  с лекарственными средствами, предназначенными  для изготовления растворов для  инъекций и инфузий, должно быть  указание «Годен для инъекций». Упаковки с наркотическими средствами, психотропными, ядовитыми и сильнодействующими  веществами должны быть оформлены  в соответствии с требованиями  законодательства Российской Федерации и иных утвержденных в установленном порядке нормативных правовых актов.

Таким образом, на ООО «Уралмедсервис» жесткий внутренний  контроль, направленный на медикаменты. Это необходимо и обусловлено законодательством.

Бюрократический контроль

На предприятии так же существует бюрократический контроль. Данный вид контроля представляет собой правила, обязанности, права, внутренний распорядок рабочего дня, которые закреплены в уставе организации и должностных инструкциях.

        В  Уставе ООО «Уралмедсервис» отражены  следующие аспекты:

• общие положения;
• фирменное наименование и место нахождение;
• цель и предмет деятельности;
• правовое положение общества;
• ответственность общества[13].

Клановый контроль

Клановый контроль представлен традициями, нормами, отношениями в коллективе.

В ООО «Уралмедсервис» благоприятный морально- психологический климат.  В данной организации персонал работает  в  своем  изначальном

составе, то есть не было каких-либо кадровых перестановок, из  организации  никтоне уходил, новых работников не принимали. Коллектив  очень сплоченный  и там  имеет  место   тесные   дружеские   отношения.   Таким образом в ООО «Уралмедсервис» персонал доверяет друг другу, а что самое главное своему руководителю. Тем самым осуществляется клановый контроль. Т.е. весь персонал согласен со своими обязанностями и старается выполнить их по максимуму.

Таким образом, были рассмотрена система контроля в организации. Проверим данную систему на эффективность по следующим критериям.

Определение эффективности системы контроля в целом в ООО «Уралмедсервис»:

• Контроль с ориентацией на результаты.

В ООО «Уралмедсервис» данный критерий эффективен. Контроль руководителя нацелен на конечный результат. А именно на прибыль, издержки, персонал. В отчетном периоде руководителю предоставляются отчеты.

• Контроль на соответствие делу.

Контроль в ООО «Уралмедсервис» контроль нацелен на персонал, организацию в целом, медикаменты, помещение, здания  и т.д.

• Регулярность и своевременность контроля.

Контроль в ООО «Уралмедсервис» проводится регулярно и своевременно.

• Гибкость контроля.

Система контроля постоянно переоценивается с учетом новых изменений в законодательстве или структуре персонала.

• Простота контроля.

Контроль осуществляется в организации непосредственно руководителем. Поэтому затраты на проведение контроля минимальны.

Таким образом, в ООО «Уралмедсервис» действует эффективная система контроля, которая охватывает основные объекты организации, которые необходимо контролировать.

Однако, если рассмотреть периодичность контроля и его централизацию, можно выявить следующие проблемы:

• контроль проводится редко, что может способствовать отклонению от намеченного результата;
• централизация контроля в руках руководителя организации, тем самым высока вероятность, что будут пропущены некоторые важные объекты контроля.

В следующем пункте даны рекомендации по совершенствованию системы контроля в ООО «Уралмедсервис».

 

2.3 Разработка рекомендаций  по совершенствованию организации  системы контроля предприятия ООО «Уралмедсервис»

Новые условия хозяйствования, основанные на закономерностях и особенностях развития фармрынка, требуют принципиально нового подхода к управлению аптечными организациями. Рыночная экономика более, чем плановая государственная, подвержена внешним, случайным воздействиям. Для того чтобы подготовить предприятие к внезапным изменениям во внешней среде, обосновать критические параметры его развития, необходимо повышать качество управления аптечной организацией и ее управляемость.

Фарморганизации на рынке представлены структурами, реализующими лекарственную помощь. Специфика этой деятельности определяется тем, что она ориентирована на выполнение как социальной функции - обеспечение населения товарами аптечного ассортимента, так и экономической - повышение дохода, обеспечивающего само существование аптеки. Обеспечение финансовой устойчивости и повышение эффективности деятельности в современных условиях достигается при помощи постоянного мониторинга основных процессов, влияющих на результаты деятельности.

Эффективное управление деятельностью ООО «Уралмедсервис» все в большей мере зависит от качества информационного обеспечения. Сегодня оно основано преимущественно на данных бухгалтерской отчетности, которые не позволяют объективно и оперативно оценить внутреннее состояние организации, т.к. фиксируют прошлые события и рассчитаны в основном на коммуникацию с внешними пользователями.

Поэтому для повышения эффективности деятельности ООО «Уралмедсервис»и, соответственно, качества управления аптечной организацией необходимы:

• постоянный мониторинг хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Уралмедсервис»;
• управление экономикой аптечной организации на основе внедрения управленческого учета;
• внедрение системы внутреннего контроля (управленческо-финансового, налогового и других видов аудита).

Таким образом, разработка адаптационных механизмов управления на современном этапе предполагает обязательное осуществление учета и повседневного внутреннего контроля всех производственных процессов.

Так, систему внутреннего контроля ООО «Уралмедсервис» представляют, с одной стороны, управленческо-финансовый контроль через децентрализованное руководство, с другой стороны - внутрихозяйственный аудит.

Построению децентрализованной организационной структуры должно предшествовать создание глубоко проработанных положений, стандартов, инструкций и иных регламентирующих документов.

Организация центров ответственности. Одна из наиболее важных задач - правильно сформировать центры ответственности и определить сферу их полномочий.

На основании проведенных научных исследований разработан и предложен примерный перечень центров ответственности ООО «Уралмедсервис», оказывающих влияние на результаты деятельности.

Центр дохода включает подразделения маркетингово-сбытовой деятельности, руководители которых отвечают не только за выручку от реализации товаров и услуг, но и за затраты, связанные с их сбытом.

Центр формирования расходов (с составлением бюджетов) является одним из наиболее важных центров, влияющих на результаты деятельности ООО «Уралмедсервис», он осуществляет контроль над формированием расходов на всех этапах производственной деятельности.

Центр маржинального дохода занимается составлением следующих бюджетов: себестоимости реализованной продукции; валовой прибыли.

Центр прибыли: его руководитель ответственен не только за затраты, но и за финансовые результаты деятельности ООО «Уралмедсервис» своего структурного подразделения.

Центр инвестиций: его руководитель несет ответственность за затраты и результаты инвестиционного процесса, эффективность использования капитальных вложений.

Информационную базу центров ответственности обеспечивают бюджеты, состоящие из двух основных взаимосвязанных блоков: операционных и финансовых бюджетов. Операционные бюджеты дополнены вспомогательными и специальными бюджетами.

При формировании состава операционных бюджетов (и распределении их) по центрам ответственности необходимо учитывать, что они должны охватывать все стороны хозяйственной деятельности ООО «Уралмедсервис».

Разработка организационной структуры процесса бюджетирования включает следующие направления:

Разработка финансовой структуры - предусматривает организацию центров ответственности, взаимодействующих между собой через бюджеты и делегирование полномочий в части составления конкретных бюджетов менеджерам центров ответственности. С этой целью разрабатывается положение об ответственности менеджеров. Менеджер должен обладать достаточными полномочиями, чтобы влиять на хозяйственную деятельность своего подразделения и нести ответственность за результаты деятельности.

Разработка бюджетного регламента - предполагает стандартизацию процесса с помощью бюджетных форм, инструкций и процедур, разработанных в аптечной организации. Бюджетный регламент включает: определение периода бюджетирования, схемы документооборота по составлению конкретного бюджета.

Утверждение регламентов в учетной политике - включает утверждение регламентов в специальном положении или в разделе учетной политики, где перечисляется состав бюджетов, период бюджетирования (год, квартал, месяц).