Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

В соответствии с последовательностью  стадий технического процесса преобразование информации  все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп:

• сбора и регистрации информации;
• передачи информации;
• хранение информации;
• обработка информации;
• выдача информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств – преобразование формы информации в вид удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки  информации: (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видео терминальные устройства (дисплеи) графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в виде, удобном для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенную выше классификацию технических средств службы управления персоналом организации условия, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники  и связи создает новые возможности  для решения комплекса задач  в системе управления персоналом. Однако следует принимать во внимание тот факт, что совершенствование методов и средств управления во всех случаях подчинено требованиям достижения поставленных целей (выполнение работ, оказание услуг). Это обуславливает в определенные периоды времени неравномерность использования и обновления отдельных элементов действующей системы управления. Отсутствие в ней определенных резервов может отрицательно повлиять на конечные результаты работы.

В этих условиях необходимо так называемое резервирование системы  управления, заблаговременное придание ее элементам прогрессивности. Это положение имеет особое значение для формирования информационного и технического обеспечения.

Решение данной задачи обеспечивается проектированием и внедрением систем автоматизированной обработки информации (САОН) как базового элемента организационно – управленческой структуры системы управления персоналом.

Целью создания САОН является повышение результативности функционирования системы управления персоналом за счет улучшения использования имеющихся ресурсов путем мобилизации резервов, не нашедших применения в силу ограниченных возможностей традиционных методов и средств управления.

Повышение эффективности  функционирования системы управления персоналом организации в условиях применения САОН достигается за счет повышения качества решения задач управления, улучшения использования имеющихся ресурсов (материальных, финансовых, технических, кадровых) и рационализации деятельности персонала управления.

Таким образом, информационное и техническое обеспечение являются неотъемлемой частью системы управления персоналом организации. Поэтому разработанные информационной и техническое обеспечение является составной частью работы руководителя по управлению персоналом организации.

4.Нормативно – методическое  и правовое обеспечение системы управления персоналом

 

Нормативно – методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов организационного, организационно –  методического, организационно – распорядительного, технического, нормативно – технического, техническо-экономического и экономического характера, а также нормативно – справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управление персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно – методическое обеспечение создает условия  для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и принятия решения методических документов, а также ведение нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение  системы управление персоналом нормативно – методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

Нормативно – методические документы системы управления персоналом подразделяются на следующие группы:

1. Нормативно  - справочные документы. Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К данной группе относятся:

а) первичные операционные нормы времени и расценки, нормы времени на выполнение управленческих процедур:

• маршрутно-технологическая карта;
• операционно-технологическая карта;
• технологическая карта управления процедур;
• оперограмма.

б) производные нормы  и нормативы, полученные на основе первичных:

• программа выпуска продукции;
• сменно – суточные задания.

в) нормы, установленные  вышестоящими органами (нормы налогообложения  фонда оплаты труда; размер подоходного  налога с физических лиц):

• инструкция государственной налоговой службы РФ по применению закона РФ “О подоходном налоге с физических лиц”.

2. Документы организационного, организационно – распорядительного и организационно – методического характера. Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. К данной группе относятся:

а) законодательные акты по вопросам труда и кадров:

• гражданский кодекс РФ;
• кодекс законов о труде;
• закон “О занятости населения РФ”.

б) указы президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.:

• Указ Президента РФ “О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы”;
• Постановление Правительства РФ “О мерах по социальной защите инвалидов”.

в) руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы  Минтруда и других государственных  органов:

• постановление Минтруда РФ “Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих”;
• общеотраслевые методические указания “Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства”;

г) приказы, положения  инструкции, методические указания, правила  и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если подчиняется организация:

• инструкция министерства об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах;

д) приказы, положения, правила  и другие документы, управляемые  руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.д.:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция;
• штатное расписание.

3. Документы технического, технико-экономического и экономического характера. Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К данной группе относятся:

а) нормы планирования помещения и рабочих мест:

• временные санитарные нормы и правила работников ВИ;

б) стандарты качества;

в) часовая тарифная ставка;

г) коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования;

д) коэффициенты доплаты  за сверхурочные работы;

е) нормативы организации  труда руководителей инженерных подразделений.

На основе типовых  документов с учетом особенностей организации  работники службы управления персоналом разрабатывают документы для  внутреннего использования. Так, важным организационно – распорядительными  документами являются “Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

• общие положения;
• порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
• основные обязанности администрации;
• основные обязанности рабочих и служащих;
• рабочее время и его использование;
• поощрения за успех в работе;
• ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Важнейшим организационным  документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно – хозяйственной деятельности и на календарный год.

К документам организационно – методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:

положение по формированию кадрового резерва в организации;

положение по организации  адаптации работников;

рекомендации по организации подбора и отбора персонала;

положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;

положение по оплате и  стимулирования труда;

инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Важнейшими внутренними  организационно – регламентирующими  документами являются положения  о подразделении и должностная  инструкция.

Положение о подразделении  - документ, регламентируемый деятельность какого – либо структурного подразделения: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положений включает следующие разделы:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно – правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.).
2. Задачи подразделения.
3. Оргструктура подразделения (схема с указанием линейно – функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).
4. Функции подразделения.
5. Взаимоотношение подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой с передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).
6. Права подразделения (в пределах возложенных функций) рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное выполнение).
7. Ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное выполнение).

Типовое положение о  подразделениях, в том числе и  покадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнения применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

Должностная инструкция – документ регламентирующий, деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований  к должности, содержащихся в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально – экономических условий.