Использование программного обеспечения в работе кадровых служб

Кадры представляют собой  и объект, и цель кадровой политики, реализация которой предполагает формирование, распределение и рациональное использование  квалифицированных работников, занятых  в производственных и непроизводственных отраслях общественного производства, т.е. собственно кадров.

1.2 Классификация кадров

В более общем и универсальном  понимании политика представляет собой  особый вид человеческой деятельности, связанный с получением и осуществлением власти, прежде всего государственной. Это сфера деятельности между  классами, нациями и другими социальными  группами, ядром которой является проблема получения, удержания и  использования государственной  власти.

Как одна из сфер общественной жизни политика взаимодействует  с другими сферами, подвергаясь  их влиянию и одновременно детерминируя их функционирование и развитие. Поэтому  изучение политических явлений предполагает выяснение экономических и других интересов, которыми они определяются, а также всей системы социальных факторов, через которые пробивают  свой путь приоритетные экономические  интересы. Таким образом, промежуточным  и соединительным звеном между политикой  и экономикой являются социальные факторы  и социальная структура, которые  непосредственно представляют основы политики, определяя ее субъекты, интересы, характер и направление политических процессов.

Поэтому кадры - не только социально-экономическая, но и политическая проблема. Постановка любой социально-экономической или  политической задачи требует участия  людей, способных ее решать. При этом, чем глубже преобразования в общественной, государственной или хозяйственной  деятельности, тем значительнее изменения  в кадровой политике.

Кадры - понятие одновременно собирательное и многоуровневое. Собирательное - потому, что объединяет работников различных отраслей деятельности, профессий, специальностей, видов труда. В этом смысле употребляют выражения кадры хозяйственные, научные, медицинские, преподавательские, военные и т.п. Принадлежность работника к той или иной отрасли дает лишь наиболее общее представление о его положении в общественном разделении труда, выполняемых функциях и профессиональных качествах.

С точки зрения социальной роли и правового положения различают  следующие основные прослойки кадров управления:

• политические деятели и кадры общественных и политических организаций;
• государственные служащие, т.е. аппарат органов государственной власти управления;
• кадры хозяйственные, научные, медицинские, преподавательские, т.е. основные профессиональные работники отдельных отраслей хозяйства, культуры, науки, просвещения, здравоохранения и т.д.

Различия этих категорий  кадров отражаются как на их правовом положении, да и на содержании выполняемых  ими функций.

Порядок комплектования штатов общественных организаций, их структура  предъявляемые к кадрам требования определяются уставами этих организаций  внутренними актами, издаваемыми  на основе принципов общественного  самоуправления. Положение государственных  служащих определяется местом того или  иного органа в системе государственной  власти и управления, конкретной функцией, которую они выполняют в том  или ином учреждении. Следовательно, наделение властными полномочиями с учетом иерархии органов в системе  государственной власти и управления, субординация или координация в  отношениях между должностными лицами - вот что характеризует, прежде всего, положение государственных служащих. В других отраслях деятельности (промышленность, наука, культура, здравоохранение, просвещение, бытовое обслуживание и т.д.) на передний план выдвигаются такие требования, как профессионализм, деловитость, предприимчивость, наличие специальных  способностей и дарований. Набор  этих качеств зависит от рода профессиональной деятельности и конкретных условий, в которых она осуществляется.

Кадры можно классифицировать и по многим другим признакам: классовому; социально-демографическому; профессионально-квалификационному; отраслевой принадлежности. Принадлежность работника к той или иной группе характеризует определенные черты  его профессиональной деятельности, предъявляемые к нему требования и групповые интересы.

1.3 Социальная  и кадровая политика

Определяя, какие кадры  потребуются для выполнения стоящих  перед обществом задач, необходимо разрабатывать меры по их подготовке, правильному распределению и  использованию в каждом конкретном случае. Такая программа должна предусматривать:

• анализ положения, существующего в области кадров, прежде всего кадров управления, их распределения по узловым участкам государственной, хозяйственной и социально-культурной работы;
• определение стратегических направлений дальнейшей работы по подготовке и непрерывному образованию кадров специалистов и квалифицированных рабочих;
• определение потребности в кадрах специалистов и рабочих в соответствии с требуемым уровнем знаний, умений и навыков, необходимым уровнем развития специальных способностей и деловых качеств;
• организацию многоуровневого профессионального образования с учетом конкретных задач развития общества, решения проблем наиболее целесообразного использования выпускников учебных заведений;
• совершенствование мероприятий по дальнейшему повышению квалификации кадров, планированию и эффективной реализации деловой карьеры, постоянному профессионально-квалификационному росту кадров;
• изучение действующего состава кадров управления, формирование резерва руководителей, оценки кадров, аттестацию специалистов, совершенствование механизма подбора и расстановки кадров.

Программа развития кадров может стать эффективным средством  организации планомерной кадровой работы только в случае постоянного  совершенствования и корректировки  в соответствии с требованиями политической, экономической и культурной жизни  общества. Современная практика хозяйствования все нагляднее подтверждает вывод  о том, что усложнение задач социально-экономического развития, ускорение темпов научно-технического прогресса, реализация демократических  реформ ведут к увеличению объема работы в области кадров, ее усложнению. От того, насколько квалифицированно и ответственно она выполняется, все в большей степени зависят  темпы развития отечественной экономики, решение социальных задач современного общества.

Определяя место кадров в  системе государственного управления, следует подчеркнуть два важных обстоятельства:

• кадровая политика, вся работа с персоналом управления проводятся и организуются государством;
• кадровая политика и кадровая работа являются общегосударственной задачей.

1.4 Кадровая политика и кадровая работа

Решение задач кадровой политики в практической деятельности составляет суть кадровой работы. Сюда относится  деятельность по планированию, подбору, подготовке, расстановке, переподготовке, оценке, воспитанию и рациональному  использованию кадров. Кадровая работа, таким образом, является средством  реализации кадровой политики.

Понятие «работа с кадрами» охватывает все проблемы персонала  в социальном управлении и предполагает условное их разделение на три большие  группы: первая заключает в себя анализ категорий работников и должностей, вопросы планирования и прогнозирования  в области кадров, определение  и формирование источников удовлетворения кадровой потребности; вторая - вопросы  подбора, расстановки, подготовки и  повышения квалификации кадров; третья - вопросы организации и оценки труда, формирования стабильных коллективов, укрепления дисциплины и др.

Рассматривая проблемы координации  кадровой работы, следует учитывать  отраслевой, региональный и фирменный  аспекты использования кадрового  потенциала. Отраслевой принцип управления, несмотря на создание корпораций, и  ассоциаций имеет ряд недостатков. В области проблемы кадров эти  недостатки связаны, прежде всего, с  несовершенством учета территориальных  балансов трудовых ресурсов. Органичного  сочетания отраслевого и территориального подходов требует решение задачи эффективного использования трудовых ресурсов региона, что может успешно  осуществляться путем разработки и  реализации фирменной кадровой политики предприятия. При этом необходимо четко  разграничивать права и обязанности  территориальных и отраслевых органов  власти и управления в деле использования  кадрового потенциала.

Принцип эффективного использования  человеческого фактора в социально-экономическом  развитии, лежащий в основе организации  работы с кадрами на современном  этапе, реализуется по трем основным направлениям:

• первое - создание необходимых условий для всестороннего и гармоничного развития всех способностей человека в его профессиональной деятельности;
• второе - обеспечение повышения производительности и качества труда за счет развития специальных способностей и совершенствования профессионального мастерства на базе высокой профессиональной подготовки и общей культуры работников;
• третье - регулярное и систематическое обновление и пополнение профессиональных знаний, умений и навыков всех категорий работников, планирование и осуществление постоянного профессионально-квалификационного роста кадров.

Работники по кадрам занимаются планированием, оценкой, анализом, практической реализацией кадровой политики, применяя различные методологические подходы, работая в конкретных организационных  рамках и обеспечивая эффективность  работы с персоналом на многих уровнях: микроуровень - конкретный работник; мезоуровень - трудовые коллективы, социально-демографические и профессионально-квалификационные группы; макроуровень общества и государства - национальный и интернациональный.

Кадровая работа всегда выполняется  в пяти контекстах, которые являются частями целостной системы, хотя могут анализироваться и отдельно. Это следующие контексты:

• географический - вся кадровая работа сконцентрирована внутри определенных границ, будь то организация, регион или страна;
• политический - каждая страна имеет политическую систему, которая составляет общественно-политическую среду для кадровой работы;
• социально-экономический - адекватные средства к выбору профессии, получению образования, реальному трудоустройству, получению медицинской помощи, доступ к социальной защите и социальным услугам;
• культурный - обычаи, убеждения, традиции, культура национальных групп, общин и народов; учет национальных особенностей в практике кадровой работы;
• духовный - философия, этика, менталитет, социальные ценности, надежды и идеалы тех, с кем проводится кадровая работа; социальные ценности профессиональных работников по кадрам

Анализ этих пяти контекстов подкрепляет существующие связи  и внутреннюю логику системы кадровой работы в конкретных условиях. Внимание к названным контекстам дает сознательное направление усилиям и практике кадровой работы, помогает выявлять и  использовать в работе с людьми те или иные компоненты кадровой и социальной политики.

Система работы с кадрами - явление многогранное, поэтому  при ее разработке необходимо учитывать  как внутренние связи между составляющими этой системы, так и внешние. Внутренние взаимосвязи анализируют и учитывают при подборе, оценке, расстановке персонала, выявлении кадровой потребности, определении уровня квалификации, форм и содержания профессиональной подготовки и т.д. Внешние взаимосвязи системы работы с кадрами с другими сферами управления следует учитывать при решении таких вопросов, как потребности и интересы общества и индивидуума, подбор руководящих кадров и формирование аппарата управления в соответствии с конкретными управленческими функциями, научная организация труда и повышение эффективности функционирования сложных социотехнических систем (предприятий, организаций, учреждений и т.д.).

Формирование и совершенствование  работы с кадрами тесно связано  с улучшением системы управления в целом. Известно, что развитие этой системы управления основано на сочетании  трех подходов: общегосударственного, отраслевого и территориального. Создание единой государственной системы  работы с кадрами должно необходимым  образом учитывать влияние на нее отраслевых и территориальных  аспектов и особенностей.

Глава 2. Создание и оформление документов на примере ООО «Канцоль»

2.1 Краткое  описание фирмы

 
             Общество с ограниченной ответственностью «Канцоль» занимается оптовой торговлей офисных принадлежностей: ручки, карандаши, бумага, линейки и т.д. Так же офисной техникой: принтеры, телефоны, сканеры и т.д. И как в любой современной фирме, учет и ведение ведется в электронном виде.

Так же применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего  утверждено 19 форм по учёту кадров. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту  рабочего времени и расчётов с  персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени - табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто  ведутся работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные  ведомости, расчётные ведомости, платёжные  ведомости, лицевые счета и др. ведутся в бухгалтерии. Все формы  выпускаются не только в бумажном, но и в электронном вариантах  в формате MS Word.