Информационное обеспечение деятельности руководителя

Если секретарь не сам проводит регистрацию, он должен провести инструктаж со своим помощником. Форма списка регистрации может быть следующей (Таблица № 6)³⁷:

Таблица № 6

Форма списка регистрации.

Фамилия, имя, отчество	Должность	Организация	Телефон/факс

 

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, секретарь передает ему записку — это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим - краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировкой решений, персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступающих. Председатель и другие выступающие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и докладчиками. Затем следует убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т.п. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства. Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно два-три дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, напечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности³⁸.

Секретарь как помощник руководителя должен владеть всей необходимой информацией по подготовке и проведению совещаний, так как от того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат.

Из вышесказанного следует вывод, что информационное обеспечение деятельности руководителя состоит из следующих основных элементов:

• поиска информации для руководителя;
• организации приема посетителей;
• организации проведения телефонных переговоров руководителя;
• организационной подготовки заседаний и совещаний.

От того как эти элементы будут организованы зависит эффективность деятельности руководителя и управления предприятием в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В курсовой работе проанализирована роль информации в управлении. Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально – экономического, технического, технологического развития любой организации. Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителей в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельности и т.д., тем выше будет производительность его управленческого труда. 

Выявлены источники информации. Информация порождается внешней и внутренней средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

Изучены виды управленческой информации. Информацию, которая поступает к руководителю и исходит от него, можно классифицировать по многим признакам: по источникам, содержанию, по времени использования, по характеру возникновения, по степени обработки и т.д. Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низшего звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме. 

В курсовой работе выявлены составляющие информационного обеспечения деятельности руководителя. Информационное обеспечение деятельности руководителя состоит из поиска необходимой информации для осуществления управления, организационной подготовки заседаний и совещаний, организации приема посетителей, организации и проведения бизнес – поездок руководителя, организации общения по телефону,  проведения приемов, организационно-технического обеспечения административно – распорядительной деятельности руководителя, обеспечения делопроизводства, контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, ведения контрольно – регистрационной картотеки³⁹.

Также необходимо отметить, что это  не весь перечень элементов информационного обеспечения деятельности руководителя, которое осуществляет секретарь. Этот перечень может варьироваться в зависимости от положений должностной инструкции секретаря в организации и пожеланий самого руководителя.

Осуществлен анализ главных элементов информационного обеспечения руководителя. Информационное обеспечение деятельности руководителя состоит из следующих основных элементов:

• поиска информации для руководителя;
• организации приема посетителей;
• организации проведения телефонных переговоров руководителя;
• организационной подготовки заседаний и совещаний.

От того как эти элементы будут организованы зависит эффективность деятельности руководителя и управления предприятием в целом.

 

 

 

 

 

Список литературы.

1. Должностная инструкция секретаря приемной // Должностные инструкции: [сайт]. URL: http://www.dolznostnye-instructions.ru/articles/category/33/message/271/ (дата обращения: 15.04.2012).
2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: Кнорус, 2010. – 62 с.
3. Бойкова И.Ю. Настольная книга секретаря – референта. – М.: ЭКСМО, 2010. – 304 с.
4. Глухов В.В. Менеджмент. – М.: Питер, 2009. – 313 с.
5. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Мастерство, 2001. – 11 с.
6. Касьянова Г.Ю. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря. – М.: АБАК, 2011.-  256 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2007. – 347 с.
8. Петрова Ю. А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря – референта. – М.: Омега – Л, 2007. – 154 с.
9. Секретарское дело. – М.: Проспект, 2008. – 32 с.
10. Москвичева Е. Алло! Вас слушают! // Секретарское дело. – 2010. - №6. – С. 38 – 42.
11. Саяпина А.  Правая рука // Секретарское дело. – 2010. - №10. – С. 14 – 16.
12. Шаньгина Е.А. Организация работы секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию (на примере ОАО «КСК») // Делопроизводство. – 2011. - №1. – С. 103 – 110.
13. Альтшулер И. Информация для руководителя. 4 мифа и 13 общих замечаний // TRN.ua: [сайт]. URL: http://www.trn.ua/articles/896/ (дата обращения: 15.04.2012).
14. Вершинина Е.А.  Организация приема посетителей // Секретарь – референт. – 2011. - №8. <span class="Font_0020Style22__Char" style=" fo