Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО СБОРУ ИНФОРМАЦИИ И ИЗУЧЕНИЮ КОНТРАГЕНТОВ

Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому  предприятия и организации, стремящиеся  к внешнеэкономической деятельности, должны хорошо организовать и методически  отладить эту работу. Было бы ошибкой  прибегать к сбору информации по фирмам-партнерам только эпизодически или в период подготовки переговоров  с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

а) предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

б) текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;

в) выявление и изучение новых фирм и организаций —  возможных контрагентов по экспорту и импорту;

г) систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;

д) наблюдение за деятельностью  фирм-конкурентов, играющих ведущую  роль на отдельных товарных рынках.

Изучение фирм, работающих на определенном рынке, складывается из сбора информации о фирме и  систематизации сведений в определенном порядке. Для получения интересующих сведений контрагенты используют все  возможные источники информации, которые можно получить через  сложившуюся на мировом рынке  систему и которые являются обычными в практике любой фирмы, участвующей  в международной торговле.

Информация по фирме, полученная из разных источников, собирается и  систематизируется в досье на фирму.

Вопросы, по которым подбирается  материал для досье, могут быть разделены  на две группы: 1)

вопросы общей характеристики фирмы, включая выяснение ее рода деятельности, номенклатуру производства и торговли, размеры производства, и другие вопросы, характеризующие  фирму и ее роль на рынке данного  товара; 2)

вопросы по специальным аспектам, имеющим отношение непосредственно  к заключению контрактов.

К ним относятся вопросы  кредитоспособности, финансового положения  фирмы, загрузки ее заказами, заинтересованности в получении заказов от иностранных  контрагентов, выяснения ее взаимоотношений  с другими фирмами и государственными органами, участия фирмы в артельных  и других соглашениях, а также  деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается проведение переговоров.

Наиболее ценной информацией  для досье считаются сведения, полученные при личном знакомстве с  фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые  отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд  документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

а) карта фирмы — базовый  документ, в котором собирается всесто ронняя информация об интересующей фирме;

б) сведения о переговорах  с фирмой;

в) сведения о деловых  отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой  сгруп пировано по основным вопросам, характеризующим различные сторонь деятельности изучаемой фирмы:

страна, почтовый адрес, телефон, факс; год основания;

предметы торговли, производства (с указанием основных технически: характеристик товаров и технических  новинок) или характер услуг;

производственные мощности, торговый оборот, число работнико! или другие данные, характеризующие производственные возможности I объем деятельности (по годам);

данные, характеризующие  финансовое положение; филиалы, дочерние предприятия, участия и прочие связи (картель ные, финансовые, персональные и т.д.); важнейшие конкуренты;

владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственны! контакт  с вашими организациями;

оборот, в том числе  по разным рынкам;

отрицательные моменты, характеризующие  фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется ши рокий круг материалов, характеризующих ее: оперативная информация данные периодической печати, годовые отчеты, сведения специализированных информационных организаций.

В разделе досье по производственным мощностям указываются объем  выпускаемой продукции, число рабочих  и служащих, важнейшш предприятия, размер производственных площадей, количество единш оборудования.

По торговому обороту  собирается информация о количестве имеющихся у фирмы контор, отделений, магазинов и складов и объеме годовых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и  импорте соответствующих товаров.

Сведения о финансовом положении фирмы могут быть получены и: балансов, справочников, справок  кредит-бюро и банков, других источников. В этом разделе отражают по годам  объемы капитала, обороты, прибыль или  убытки, а также другие данные, характеризующие  финансовое положение фирмы.

В разделе, информирующем  о связях фирмы, перечисляются филиалы  и дочерние предприятия, в которых  данная фирма участвует своими капиталами или имеет с ними какие-либо другие связи, указывается размер участия  или характер связи.

В информационном блоке по важнейшим конкурентам фирмы  указывают название конкурента, страну и наименование конкурентного товара.

В сведениях о владельцах, руководителях фирмы приводятся наименования юридических лиц и  фамилии физических лиц, являющихся фактическими владельцами данной фирмы. Если имеется несколько владельцев, указывают долю участия каждого  из них в капитале фирмы. Для акционерного общества перечисляются фамилии  акционеров, владеющих большим числом акций, указываются фамилии руководителей  фирмы и работников с указанием  сведений о деловых качествах.

Все заносимые в карту  сведения должны иметь указание о  том, к какому периоду они относятся, а также ссылку на использованный источник.

Кроме, данных, перечисленных  в карте, в досье фирмы должны собираться:

характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также  служащих, осуществляющих непосредственный контакт с вашими организациями;

данные балансов фирмы  за хозяйственный год;

данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о  поведении фирмы во время переговоров  о заключении сделок и о ходе их реализации, об отношении фирмы к  условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в  работе на российском рынке).

Карта фирмы является необходимым  источником изучения фирмы. При изучении же государственных, полугосударственных  и кооперативных организаций  наряду с картой фирм используют материалы  по следующим вопросам:

на какую группу товаров и на какую территорию страны или группы стран распространяется монопольное право на экспорт или импорт, предоставленное изучаемой организации;

каков удельный вес организации  в импорте и экспорте данной группы товаров и во внешнеторговом обороте  страны в целом за последние годы;

каковы особенности возникновения  и развития организации;

в ведении какого правительственного учреждения находится организация;

какова организационная  структура и схема управления организации;

каковы положение и  деятельность на внутреннем рынке, связи  с частным сектором.

При составлении характеристик  на государственные, полугосударст- венные и кооперативные организации указываются и подробно освещаются такие вопросы, как характер взаимоотношений данной организации с правительственными органами и ее роль в экономике страны, а при персональной характеристике руководства — принадлежность к по литической партии, личные связи с правительством и деловыми кругами этой страны.

К специфическим видам  фирм относятся также агентские  фирмы. В их досье вносятся данные о сроке действия агентского соглашения, минимальном объеме продаж, размере  комиссионных, виде агентства, территории, охватываемой деятельностью данной фирмы.

Важное место в досье  на фирму занимают такие документы, как “сведения о переговорах” и “сведения о деловых отношениях”. В них фиксируется информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления оперативных  работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода сведения являются главными и наиболее ценными источниками информации о деловых качествах фирмы и ее представителей.

Сведения о переговорах  с фирмой собирают после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы  для изучения:

а) предмет переговоров;

б) результат переговоров;

в) характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных  их сторон), степень владения коммерческими  и техническими вопросами;

г) поведение фирмы во время переговоров;

д) деловые отношения с  другими российскими организациями.

Сведения о деловых  отношениях. В отличие от сведений о переговорах,

которые составляются после  каждого раунда переговоров с  фирмой, сведения о деловых отношениях составляются один раз год и отражают опыт работы с фирмой в течение  года. К ним относятся сведения о выполнении фирмой условий контрактов, ее заинтересованности в работе с  данным рынком, деловых качествах  фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контрактов.

Досье на фирмы пополняется  систематически, при этом перед началом  нового финансового года и при  подготовке крупных сделок целесообразно  дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента  независимо от наличия этих данных за прошлый период.

В принципе каждая организация  может подготовить для собственных  нужд свой вариант фирменного досье, учитывая при этом специфику своей  работы на мировом рынке и особенности  круга своих контрагентов.