Виды рабочих PR-мероприятий

 Следует различать  текущие и представительские  приемы, нацеленные на решение  разных задач.

1. Текущий прием осуществляется  на регулярной основе в рамках  повседневной деятельности компании. Работа с посетителями, клиентами  во время приема ведется как  руководством компании, так и  специалистами внутренних подразделений. Прием происходит в специальном помещении офиса или в отдельном уголке для приема, изолированном от посторонних лиц, оборудованном мебелью и столиками для переговоров; во время знакомства с рекламными материалами можно подать кофе. Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны четко представлять, с кем, когда, в течение какого времени состоится встреча гостей. Во время текущего приема необходимо обеспечить спокойную, с соблюдением корпоративных традиций и фирменного стиля атмосферу переговоров.

2. Представительский прием —  организационная форма PR-общения  сотрудников компании с гостями,  носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий,  юбилейных дат, годовщин основания  компании или ее создания. Представительские  приемы сопровождаются встречей  высоких гостей, делегаций компаний-партнеров.  Присутствующие на приеме гости  должны быть представлены друг  другу хозяином банкета (способ  представления зависит от формы  приема, уровня и количества приглашенных). Представление гостей может происходить  разными способами: персональным  объявлением прибывающих в ходе  приема или путем вручения  каждому гостю карточки с его  именем, должностью, званием. Можно  использовать специальную «книгу  записей», в которой все желающие  могут оставить краткие пожелания,  замечания или просто автограф.

Обычно PR-специалисты практикуют следующие  формы приемов: дневные, вечерние, формальные, неформальные, прием с рассадкой  за столом и без нее. Дневные приемы: «Бокал шампанского»/«Бокал вина» и  «Завтрак».

• Прием «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинается обычно в 12:00 и длится до 13:00. На приеме подаются, как правило, только шампанское, вино и соки, возможно, орешки, маленькие бутерброды и пирожные, во время приема не садятся. Форма одежды — повседневный костюм или платье. Данный прием отличают несложная подготовка и небольшие затраты времени, поводом могут служить годовщина компании, проводы представителя компании-партнера, открытие выставки, показ моделей, образцов.
• «Завтрак» может проводиться между 12:00 и 15:00. Средняя продолжительность — 1–1,5 ч, из них от 45 до 60 мин проводятся за столом, а от 15 мин до получаса — за кофе. «Завтрак» отличается от обеда меньшим количеством блюд, подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее блюдо. Форма одежды обычно повседневная. Устраивается по случаю визита интересных и нужных людей, подписания важных контрактов или поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы. Ходом приема руководят ведущий или группа ведущих, хорошо осведомленных в предмете обсуждения или подписания и заинтересованных в результатах обмена мнениями.

Вечерние приемы считаются более  торжественными. К ним относятся: «Коктейль», «А-ля фуршет», «Обед», «Обед-буфет», «Ужин», «Чай», «Кофе».

• Прием «Коктейль» начинается около 17:00 и длится около 2 ч (на приглашении принято указывать время начала и окончания приема). Если сотрудники какой-либо компании прибывают на прием не вместе, то по этикету младшие сотрудники должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, а затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники. В течение приема официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Форма одежды — повседневный костюм или платье.
• Прием «А-ля фуршет», как и «Коктейль», проводится в промежутке между 17:00 и 20:00 и длится 2 ч. «Коктейль» и «А-ля фуршет» проходят стоя, что позволяет принять большое количество гостей и обеспечивает свободу перемещения с целью максимально возможного установления деловых контактов. После приема возможен показ художественного или рекламного фильма в зависимости от преследуемых целей. Форма одежды — повседневный костюм или платье (торжественность вечернего приема может быть подчеркнута указанием в приглашении формы одежды). Рекламные фильмы — мощное PR-средство, позволяющее бесплатно распространять информацию, необходимую для компании. При их подготовке нужно тщательно продумать сценарий фильма; цель, которую преследует демонстрация фильма; продолжительность; материальное обеспечение (удобны при выезде на выставку, участии в международных симпозиумах, для показов на приемах, презентациях).
• Прием «Обед» — это самый почетный и торжественный вид приема. Начинается он, как правило, между 17:00 и 19:00. Длится 2–3 ч и более. Гости находятся за обеденным столом в течение часа, затем переходят в другое, менее официальное, помещение, куда подаются фрукты, чай, кофе. Обед проводится с рассаживанием гостей. Форма одежды — парадная.
• Прием типа «Обед-буфет» (или шведский стол) предполагает свободное рассаживание участников за маленькими столиками по четыре-шесть человек, на диванах, в креслах. Данный прием начинается между 19:00 и 20:00. Гости набирают закуски, выставленные на одном большом столе, и садятся за свободный столик. Такой прием организуется обычно в паузах между конференциями. «Обед-буфет» менее официален, чем «Обед». Форма одежды — парадная.
• Прием «Ужин» начинается в 21:00 и позднее. «Ужин» с рассаживанием гостей отличается от обеда более поздним проведением и тем, что на ужин обычно не подают суп. Может быть дан лицом, пригласившим своих партнеров в театр или на какое-либо иное вечернее мероприятие. Форма одежды указывается в приглашении.
• Прием «Чай» организуется между 17:00 и 20:00 и длится 1–1,5 ч. Накрываются один или несколько столов, подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и небольшое количество сандвичей с икрой, рыбой и сыром. Форма одежды — повседневный костюм или платье.
• Прием «Кофе» сходен с приемом «Чай». Он не начинается позже чем в 19:00. На этом приеме иногда подают горячие закуски или салат, соки, минеральную воду.²

 

Заключение

PR-мероприятия являются наиболее универсальным и доступным посредником между организацией и общественностью.

Эффективные взаимоотношения организации или  фирмы со СМИ предполагают налаживание  двусторонней информационной связи.

Для налаживания  связи необходимо предоставление журналистам  определенной информации о компании или фирме в формате специальных  мероприятий для СМИ.

Грамотно  организованное мероприятие для  СМИ способствует формированию (приращению) паблицитного капитала базисного субъекта PR, неправильная организация мероприятия влечет за собой отсутствие паблисити, позитивного отношения общественности и появление «упущенных возможностей», что позволяет считать гипотезу курсовой работы доказанной.

 

 

Список использованной литературы

1. Разумовская А.Л.: PRO движение. Технологии эффективного продвижения услуг, Санкт-Петербург,2009 г.,с.211-212
2. Душкина М.: PR и продвижение в маркетинге: коммуникации и воздействие, технологии и психология.Санкт-Петербург,2010 г.,с.124-152
3. http://www.evartist.narod.ru/text19/143.html, дата обращения:10.11.12.
4. http://lib.rus.ec/b/144795/read, дата обращения: 10.11.12.

 

Помещение в котором желательно (возможно) проведение мероприятия	Помещение организации Выставочный центр / конференц-центр Помещение в гостинице На открытом воздухе Другое
	да	нет
Возможность использования помещения  в назначенный день
Возможность проведения «генеральной репетиции»
	хорошо	плохо
Качество помещения и то, насколько  оно соответствует тому имиджу, который  вам необходимо создать и поддержать
Наличие (или возможность разместить): подиума для презентации  и для выступающих; места для: столов и стульев; стола регистрации; гардероба; обеденных столов, столов для  фуршета; проведения переговоров  в узком кругу
Наличие и близость мест для парковки
Наличие аудиовизуального оборудования
Технический сервис (поддержка работы оборудования и технический персонал)
Наличие телекоммуникаций (телефоны, Интернет, компьютеры, факс)
Отопление, кондиционирование воздуха
Обеспечение охраны помещения и посетителей
Возможность размещения гостей в ночное время (гостиница)
Страхование
Проведение других мероприятий конкурентами в то же время в том же помещении
Специальные скидки на аренду помещения  в период низкой интенсивности мероприятий
Услуги по поддержанию чистоты в помещении

Прил.№1 .Общие требования к помещению. Памятка.

 

 

Прил. № 2. План регистрационного помещения.

¹ Разумовская А.Л.: PRO движение. Технологии эффективного продвижения услуг, Санкт-Петербург,2009 г,с.211-212

² Душкина М.: PR и продвижение в маркетинге: коммуникации и воздействие, технологии и психология.Санкт-Петербург,2010 г.,с.124-152