Выставочная деятельность

Такая система оплаты труда относительно проста в управлении, привлекает более производительных работников и обеспечивает высокую мотивацию. Что немаловажно, она позволяет ослабить контроль над деятельностью персонала.

1.4.2.Построение системы  отношений с клиентами.

Персонифицированные продажи являются самым эффективным способом продвижения выставочных услуг. Для эффективного управления такими продажами компании необходим инструмент, позволяющий планировать, фиксировать и анализировать результаты взаимодействия с клиентами.

Для этого существует  автоматизированная СRМ-система (Customer Relationship Management). С помощью CRM-системы руководство компании может повысить прозрачность/управляемость процесса продаж, что, в свою очередь, позволит перейти от интуитивного управления продажами к осознанному. CRM-системы одной организации в корне отличаются от других систем. Поэтому при разработке CRM-системы необходимо учитывать особенности деятельности отдельно взятого экономического субъекта. Задачей моей дипломной работы является разработка информационной системы поддержки выставочной деятельности, некоторые функции и назначения разрабатываемой ИС схожи с CRM-системой, но все же разрабатываемая ИС немного другой информационный продукт, рассчитанный на узкий круг пользователей, в частности менеджеров отдела продаж выставочной компании. Явных аналогов разрабатываемой ИС пока нет.

Отдел продаж выставочной компании занимается привлечением компаний-участников для своих мероприятий. В обязанности менеджера по продажам входит:

• продажа выставочных площадей и сопутствующих услуг;
• поиск новых клиентов и поддержание взаимоотношений с уже существующими;
• коммуникации с клиентами и проведение переговоров по участию в выставке;
• ведение и обновление базы по клиентам;
• организационная работа;
• участие в разработке новых проектов;
• участие в подготовке работы на выставке.

По мере работы у каждого менеджера скапливается большое количество информации об экспонентах, которая хранится в бумажном виде и затрудняет поиск необходимой информации, в своей Дипломной работе я разработаю и реализую ИС для ведения электронного журнала экспонентов отдельно взятой выставочной компании.

Для отдела продаж необходимо постоянно  иметь под рукой следующую информацию об экспонентах:

• название компании;
• дата проведения выставки;
• название выставки;
• место проведения;
• номер стенда участника.

Внедрение такой системы позволяет решить ряд управленческих задач: уход сотрудника не приводит к потере информации о клиентах, появляется возможность оценить работу сотрудников по объективными измеримым показателям, увеличивается прозрачность процесса продаж (достоверная информация об объеме клиентской базы, возможность оперативного контроля, выявление причины в случае падения продаж), появляется возможность прогнозирования продаж по анализу текущего состояния продаж.

1.5. Постановка задачи автоматизации процесса

Целью данной Дипломной работы является автоматизация процессов поддержки выставочной деятельности, в частности учета и сбора информации об экспонентах (электронный журнал экспонентов). Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• изучение основ организации выставочной деятельности;
• анализ специфики проведения промышленных выставок;
• выявление требований к системе;
• выбор СУБД. Выбор средств разработки;
• разработка ТЗ;
• реализация системы. Тестирование и отладка;
• разработка документации на систему;
• расчет экономической эффективности от внедрения системы.

Исходя из приведенного выше краткого обзора истории и современного состояния выставочной индустрии, экономических и социокультурных функций выставок, можно сделать следующие выводы:

Различают две основные категории — выставки и ярмарки, главное отличие между которыми заключается в акте продажи образцов на площадке.

Выставки представляют собой живое полотно мирового развития. Они являются универсальным средством маркетинга, в основе которого лежит философия человеческого общения — взаимодействие людей.

Сегодня мировой выставочный бизнес — это динамично развивающаяся индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

Экономическая эффективность от деятельности субъектов выставочного бизнеса выходит далеко за пределы сиюминутных выгод, оказывая стимулирующее мультипликативное влияние на производительные силы экономики страны/региона.

Следуя за экономическим и социальным развитием, в различных регионах мира эта индустрия имеет свою специфику.

В целом среди современных тенденций главным трендом является осознание выставки организаторами, экспонентами и посетителями как интегрированной маркетинговой коммуникации, в которой стираются временные и пространственные границы, Выставки становятся все более специализированными, сложными по своей структуре, усиливаются требования к номенклатуре и качеству выставочных услуг, растет важность нематериальных активов. Глобализация и экспорт выставок на новые рынки становятся неотъемлемыми характеристиками индустрии.

Отдельной задачей в управлении выставочной организацией является определение человеческих ресурсов, необходимых для функционирования выставочного проекта, определение организационных структур, рассмотрение вопросов управления и мотивации персонала, то есть проблем внутреннего маркетинга.

Для выставочных организаций создание эффективной организационной структуры является ключевым фактором, так как выставочный бизнес относится к сфере услуг и выставочная организация — это организация менеджмента, «плоская» бизнес-единица, управляющая различными потоками, преимущественно за счет аутсорсинга.

Основными задачами, которые стоят сегодня перед выставочным менеджментом, являются определение границ слияний и партнерств выставочных организаций, формализация бизнес-структур, диверсификация, внедрение высоких стандартов обслуживания, создание эффективной системы мотивации сотрудников, создание межфункциональных команд, подготовка кадров.

Процесс организации, проведения и подведения итогов выставки сопровождается большим объемом информации, которая зачастую представлена в бумажном виде. В данной Дипломной работе будет автоматизирован и реализован процесс учета и сбора информации об экспонентах (электронный журнал экспонентов).