Складские ресурсы: организация и управление

число претензий и возвратов продукции; – число забракованной и неликвидной продукции т. д.; – число проверенных выборочно укомплектованных заказов по журналу проверки заказов;

число ошибок в проверенных  заказах;

число поломок погрузочного оборудования, зарегистрированное в  журналах учета технического состояния  погрузчиков;

наличие нестыковок между  фактическим наличием и значащимся в системе учета при выборочной инвентаризации.

На складах филиала  опытный топ-менеджер по логистике  должен обращать внимание на гигиеническое  состояние, порядок, а также –  состояние отчетности. Обязательно  должен вестись ежедневный реестр накладных. Следует проконтролировать отраженное в отчетности количество зарезервированных  заказов и т. д.

Когда руководство склада осуществляет непосредственный контроль работы персонала, сотрудники делают меньше ошибок. Это особенно заметно, когда  ведется конкретная статистика и  у работников склада есть материальная заинтересованность. При этом стимулы  должны быть понятны для всех работников склада по каждой операции. Если на предприятии  налажена система премирования, то каждый работник должен знать, по каким  критериям она начисляется. Это  могут быть поощрения:

за выполнение плана по погрузочным работам. При этом персонал склада должен быть заранее осведомлен о нем;

за отсутствие больничных листов в определенный временной  промежуток, не менее 6 месяцев;

«13-я зарплата» по результатам  работы за год;

за выслугу лет;

за систематическое выполнение функций, не связанных с выполнением  основной работы.

То же самое касается и  системы наказания за порчу, бой, недостачу и нарушения трудовой дисциплины. (Подробнее о мотивации  складских работников см. главу 3.)

Систематическое подведение итогов должно охватывать личную отчетность менеджеров отделов логистики и  начальников складов. В процессе полугодовых собраний, как правило, выявляются следующие моменты:

при подготовке отчетов о  работе своих подразделений менеджеры  иначе начинают смотреть на свою работу, часто сами выявляют недоработки  в организации труда персонала;

работа каждого склада филиала должна корректироваться с  учетом ее специфики. Так же определяется и бюджет. Например, оборудование покупается на тот слад, который в нем на данный момент остро нуждается.

отрабатываемые на опыте одного из филиалов методы работы обсуждаются и при признании их эффективности перенимаются остальными филиалами;

озвученное сравнение  итогов и постановка целей в процессе такого сравнения, как правило, способствуют улучшению работы филиалов.

Таким образом, можно заключить, что стратегия управления персоналом складов отдаленных филиалов представляет собой совокупность непрерывных  мероприятий, совместно проводимых как службой топ-менеджера по логистике, так и директорами  филиалов через своих подчиненных. Эти мероприятия проводятся посредством  четких должностных инструкций, производственных процедур и внедрения системы  гибких показателей производительности труда. Порядок контроля соблюдения этих показателей должен быть тщательно  отработан.

1.6. Складская логистика  и информационные технологии. Современные  программы автоматизации склада

Сегодня все больше российских предприятий начинают автоматизировать свои производственные и складские  операции. Это обусловлено растущими  оборотами, с которыми не справляются  ныне действующие способы работы предприятий, созданные несколько  лет назад и основанные в основном на ручном труде. Персонал не в состоянии  удерживать в памяти огромный поток  информации, поэтому растет количество ошибок, так как работа требует  от работников склада повышенной концентрации внимания.

1.6.1. Автоматизации  систем управления складским  хозяйством

Автоматизации систем управления предприятием способствует снижению психологической  нагрузки на персонал. Это особенно важно, потому что мало кто способен постоянно в течение рабочего дня поддерживать повышенное внимание к технологическим операциям. Поэтому задачи, выполнение которых невозможно без постоянной концентрации внимания, обычно большей частью перекладывают на информационные системы. Компьютеры, функционируя в пределах набора определенных схем, прекрасно с ними справляются. Человек должен самостоятельно принимать решение только в том случае, если ситуация выходит из-под контроля или необходим ручной выбор одного из стандартных способов.

Каждый владелец склада придерживается собственного мнения относительно программ автоматизации склада и информационных технологий. Это необычно ярко обнаруживается в ходе обсуждения с владельцами  складов вопроса о необходимости  использования современных автоматизированных систем управления (АСУ). Эта необходимость не отрицается, но у каждого собственное понимание термина «АСУ Склад». Оно, как правило, базируется личной практике управления складом.

ERP-система. В настоящее время почти каждое предприятие имеет систему управления производственной деятельностью. Она носит название «ERP-система» от «Enterprise resource planning System».

За последнее десятилетие  многие крупные организации начали внедрять информационные интегрированные  системы класса ERP. Итак, что же собой  представляется ERP-система– С английского ERP (Enterprise Resource Planning) переводится, как «планирование ресурсов предприятия».

Как правило, эти системы  трансформировались из бухгалтерских  учетных и финансовых систем. Постепенно в такую систему включаются дополнительные функции, в том числе и функции  управления складом предприятия. Типичным примером такой трансформации является известная система «1-С». В результате складывается система управления, в  которой смешиваются функции  корпоративного управления с функциями  управления технологическими процессами. Это не самое лучшее решение проблемы, так как требования к этим функциям сильно отличаются друг от друга.

Известны несколько определений ERP-системы:

ERP-система – вид совмещенных  систем управления, представляющий  собой унифицированную централизованную  базу данных, единое приложение  и общий пользовательский интерфейс  для управления производственной, экономической и финансовой, сбытовой  и закупочной деятельностью, а  также хранения материальных  запасов.

ERP-система – это такая  совокупность программных средств  и управленческих решений, которая  позволяет в нужные сроки с  максимальной точностью выполнить  заказ потребителя, посредством  правильного планирования, перераспределения  и ориентированности материальных  и нематериальных ресурсов предприятия.

Системы класса ERP – это  набор совмещенных приложений, благодаря  которым возможно создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных хозяйственно-экономических операций предприятия.

Структурированная информация о деятельности предприятия, отраженная в управленческих отчетах, различных  диаграммах, позволяет принимать  верные управленческие решения. Сегодня  не у кого не вызывает сомнения тот  факт, что для того чтобы формировать  подобные отчеты, следует иметь единую базу данных всех операций, проводимых в организации. Это относится  как к финансовым, так и складским  операциям, а также контактам  с клиентами.

Совокупность современных  корпоративных сетей у предприятий, располагающих складами, обычно имеет  две отдельные друг от друга локальные  структуры со своими серверами. Один сервер обслуживает офисную ERP, а  другой – систему управления складом. Систему склада часто обозначают аббревиатурой WMS – Warehouse Management System. Эти системы объединены между собой посредством промежуточных программных и технических средств. Специально разрабатываемая логика информационных взаимосвязей позволяет во время обмениваться необходимыми данными и обуславливает работоспособность каждой системы, а также авторизацию доступа к информации.

Сегодня существуют очень  мощные системы уровня ERP, охватывающие полный комплекс функциональных задач  складских технологий и позволяющие  создать адресные АСУ склада. Например, SAP/R3. Но они не пользуются массовым спросом, из-за цены, превышающей несколько  сотен тысяч долларов.

При принятии решения об использовании на складе какой-то системы  управления крайне важно понять какие  типы WMS используются сегодня в практике управления складами и какие проблемы придется решать менеджерам компании при адаптации и внедрении системы. Все дело в том, что возможны несколько принципиально различных технологий управления, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки.

Выбор системы  управления. Выбрать ERP-систему для внедрения на складе можно самим или пригласить для этой цели опытного специалиста. Но, так или иначе, следует знать, каким требования следует к ней предъявлять, чтобы средства, вложенные в нее, не были затрачены впустую и позволили складу работать наиболее эффективно.

Обычно выделяют следующие  требования:

Включение всех основных процессов управления складом. Выбирая систему, необходимо оценить ее функциональность с точки зрения охвата всех существующих на предприятии хозяйственно-административных процессов. Иначе может нарушиться непрерывность информационных потоков, целостность и достоверность данных для принятия решений, что обнулит эффективность внедряемой системы.

Модули программы  должны работать независимо друг от друга. Способность поставляемой системы должна выполнять набор функций, определенных в его внешнем описании и при этом удовлетворять не только заданные, но и подразумевающиеся потребности предприятия. Следует иметь потенциальную возможность выбора нужных модулей, для того, чтобы сформировать функциональное решение, отвечающее определенному хозяйственно-экономическому процессу. В этом случае не придется тратить дополнительные средства из бюджета предприятия на приобретение новой системы. При этом в будущем можно будет умножать функциональность системы. Это можно осуществить, добавив или настроив необходимые новые составляющие или используя избыточную запасную функциональность имеющихся.

Общий принцип  построения и организации работы «клиент-сервер». Работа должна быть построена так, чтобы обеспечивать компоновку и поддержку единой базы данных, а также подключение к ней нужного числа пользователей, в том числе, через веб-браузер, вследствие чего появляется возможность использования функций системы с любого рабочего места локальной сети компании и через сеть Интернет.

Адаптируемость. Система должна соответствовать особенностям определенного предприятия, иметь несложную настройку форм документов, баз данных и схем технологических процессов для решения возникающих в складском хозяйстве задач.

Объединение с  электронными каналами. Система управления складом должна предусматривать взаимосвязь с модулями электронной коммерции и электронного взаимодействия с серверами партнеров по бизнесу, заказчиками и поставщиками.

Специализация по регионам и отраслям. Система должна быть рассчитана на определенный географический регион. При этом в системе должны использоваться схемы учета и формы документации, соответствующие местным нормативным актам. Оптимально, если система при этом включает встроенные отраслевые справочники и поддерживает процессы, характерные для складской логистики.

Удобный экранный интерфейс. Следует использовать несложные в использовании, типичные экранные интерфейсы, чтобы уменьшить время обучения персонала, снизить количество ошибок, повысить производительность труда. Удобный интерфейс способствует доверию работников к новой системе управления.

Информационная  открытость. Новая системы управления должна принимать во внимание необходимость объединения со смежными информационными системами подразделений, поставщиков и заказчиков, способствовать перспективному развитию складского хозяйства. Для этого внедряемая система должна иметь средства доступа к внутренним функциям программирования и настройки, использовать основные стандартные протоколы передачи информации.

Объединение информации. Система управления предприятия должна иметь средства создания и анализа объединенных данных по нескольким складским филиалам, которыми располагает предприятие.

Безопасность  и надежность. Средства доступа сотрудников к функциям и данным должны быть разграничены в соответствие с их административными ролями и правами. Необходимо предусмотреть средства защиты от несанкционированного доступа к информации в соответствии с требованиями конфиденциальности. Необходимо, чтобы система обеспечивала достоверность и единство информации и ее защиту от разрушении.

Обычная автоматизированная система управления (АСУ), в которой  смешиваются функции корпоративного управления с функциями управления технологическими процессами, имеющая  полный комплект функций по всем операциям  технологического процесса должна обладать хорошо развитым экранным интерфейсом  для коммуникаций с менеджером склада или определенным технологическим  участком. Но основная часть распоряжений пользователям выдается на бумаге. После того, как они получают такое  распоряжение, но еще не вводит в  АСУ подтверждения о реализации задания, АСУ реально не связано  с осуществляемой операцией и  не управляет процессом ее исполнения.

Пользователь системы  осуществляет все запланированные  в указании действия, не пользуясь  информационными ресурсами, и после  этого вводит в АСУ отчет с  клавиатуры РС. Такой отчет, как правило, выглядит как подтверждение об исполнении «Заявки N …».

Пользователь может ошибиться, и этот недочет проявится только при обнаружении пересортицы  в сборке заказов, при отсутствии паллета на нужном месте или при  инвентаризации склада. Для выявления  подобных ошибок, как правило, создаются  всевозможные контрольные бумажные документы, оборот которых замедляет  технологический процесс, но не препятствует совершению ошибок сотрудниками склада. Количество недочетов в АСУ такого типа по ходу эксплуатации склада неуклонно  растет. Это может привести в конечном итоге к серьезным затруднениям в работе склада и даже к его  остановке на экстренную инвентаризацию или осуществлению инвентаризации в процессе работы. В таких системах приходится либо терпеть ошибки и  потери в работе, либо терять существенное время на внеплановые инвентаризации. Эти системы не могут обеспечивать современный хозяйственный процесс  своевременной информацией, вследствие чего в них сложно контролировать отдельные операции и т. д. К сожалению, можно выявить огромное количество недостатков таких систем. Их единственное достоинство заключается в низких ценах.