Деловые коммуникации

Шаг 3. Организация места  проведения. Организаторы должны предугадать, насколько это возможно, совместимость участников совещания. Это позволит таким образом расставить стулья и рассадить людей, чтобы повысить эффективность общения. Информация воспринимается лучше и быстрее, если хорошо видно лицо, глаза, жесты говорящего. 

Шаг 4. Проведение совещания: продолжительность и регламент. Деловое совещание имеет некоторые компоненты, которые напрямую влияют на эффективность принятия решения. Продолжительность оптимально не должна превышать 40-45 минут. Психологически коллективный разум не сможет продуктивно работать свыше этого времени. Если необходимо продолжить обсуждение, то рекомендуется сделать перерыв не менее чем на 30 минут, что повышает самочувствие, внимательность. Деловое совещание должно иметь регламент выступлений. Следить за соблюдением регламента – ответственность председателя. Однако уважение к регламенту всех участников совещания показывает компетентность сотрудников.

Шаг 5. Протокол совещания. Составление официального документа, фиксирующего основные этапы совещания, фамилии выступающих, предложения и принятые решения, необходимый компонент делового совещания. На основании протокола, руководитель вправе требовать исполнения принятых решений.

Шаг 6.  Анализ подготовки и проведения совещания. Деловое совещание считается успешным, если можно положительно ответить на вопросы: Насколько правильно определен круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности общения? Насколько участники совещания были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом возникших конфликтов (если они имели место)? Эффективно ли было потрачено время совещания?⁵

Предпочтительнее, чтобы  совещания вел не руководитель организации, а специалисты, наиболее компетентные в обсуждаемой проблеме. Это повышает ответственность за принимаемые  решения у работников разных уровней  и активность участников в генерировании  идей.

Специалисты рекомендуют  рассаживать участников делового общения  — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так  как это способствует лучшему  восприятию информации.

Установлено, что те, кто  сидит друг против друга, конфликтуют  чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание.

Человеку вообще свойственно  испытывать чувство дискомфорта  из-за того, что он неудобно, на его  взгляд, ориентирован в пространстве — не так и/или не там сидит/стоит и т.д. Как правило, человек понимает и точно знает, где его место в пространстве. Если человек не чувствует коммуникативное пространство интуитивно, нарушает все неписаные правила, значит, он, вероятнее всего, психически болен. В то же время многие люди испытывают нервный стресс только потому, что кто-то постоянно нарушает их территориальные притязания. В современном мире это особенно актуально: все мы, так или иначе, испытываем стресс, когда в переполненном общественном транспорте к нам прижимаются незнакомцы, когда 4-5 человек вынуждены вместе подниматься на нужный им этаж в тесной кабине лифта. В речевой коммуникации выделяют четыре зоны приближения собеседников.

Интимная зона — 15-50 см: сюда могут проникать только самые  близкие люди, поэтому не стоит  подходить к незнакомцу ближе, чем  на полметра; иначе он будет испытывать к вам враждебность, и общение  между вами будет изначально нарушено. В английском языке интимная зона называется bubble — «пузырь», что точно отражает суть закрытого личного пространства человека: он будто прячется от всего мира в своем пузыре.

Личная зона — 0,5-1,2 м. Это  расстояние, которое человек поддерживает при общении в дружественной  обстановке — на приемах, вечерах  и т.п. Попытку уменьшить это  расстояние человек может воспринять как невоспитанность, а попытку  увеличить его — как нежелание  контакта, настороженность, подчеркнутую официальность. Симпатия сближает людей  в самом прямом смысле слова.

Социальная зона — 1,2-3,6 м. Такое расстояние удобно для общения  с новыми работниками, почтальоном  и т.д. — с посторонними людьми.

Не удивительно, что современный  человек постоянно подвергается стрессу, находясь в контакте с «чужаками» в общественном транспорте, особенно в час пик, в очереди, в лифте  и т.п.⁶ Люди выработали средства самозащиты в этой обстановке: молчание, отсутствие контакта взглядов и соответственно привычка читать в метро, дремать и т.д., бесстрастное выражение лица, неподвижность. Принадлежность к толпе всегда подсознательно вызывает в человеке агрессию, склонность к разрушительным действиям.

Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для выступления перед аудиторией.

Относительно размещения партнеров в пространстве во время  деловых переговоров специалисты  утверждают, что эффективное общение  требует, чтобы глаза беседующих встречались примерно треть времени  контакта.

Бизнес-партнеров рассаживают следующим образом:

- партнеров разделяет угол стола (90°) — такая позиция подходит и для дружеской непринужденной беседы, и для делового разговора типа руководитель-подчиненный. Она способствует постоянному контакту взглядов и позволяет жестикулировать, не мешая партнеру, а также подходит для наблюдения друг за другом. Каждый собеседник видит щеку другого. В то же время угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться, в ситуации взаимопонимания — сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует;

- партнеры сидят рядом — такая позиция подходит для непосредственного делового взаимодействия. Когда проблема решается совместно, собеседникам нужно сидеть рядом, чтобы лучше понять намерения друг друга, видеть анализируемые материалы, обсудить и выработать общие решения. Однако установить зрительный контакт в такой «демократичной» позиции сложно, и в этом ее недостаток;

- партнеры друг напротив друга — такая позиция создает атмосферу соперничества, когда каждый участник переговоров жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию, пытается переиграть делового партнера. Когда партнеры сидят напротив друг друга, то их глаза невольно будут чаще встречаться, что породит чувство дискомфорта. Стол между ними становится своеобразным барьером. При такой позиции за столом чрезвычайно трудно достичь согласия, даже компромисс затруднителен, а конфликт вполне возможен. Однако именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению. Эта же позиция может свидетельствовать о субординации. В этом случае разговор будет коротким и конкретным;

- по диагонали через весь стол — независимая позиция, характерная для людей, не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или желании остаться незамеченным, например, на деловом совещании, семинаре и проч.

Форма стола тоже имеет  значение. Квадратный стол способствует развитию отношений конкуренции  и соперничества между участниками  переговоров, равными по положению. За прямоугольным столом на встрсче партнеров одинакового социального статуса главным считается место, где сидит человек, обращенный лицом к двери. Круглый стол создаст атмосферу неофициальности и непринужденности.

 

 

Заключение

Самый массовый вид общения  людей в социуме (обществе) - деловое  общение. Без него не обойтись в сфере  экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые  переговоры, грамотно и правильно  составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало  неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для  достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений  о правилах, формах и методах ведения  предпринимательского дела, о принципах  делового общения.

Основные задачи деловой коммуникации – продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений.

Деловое совещание – это  общепринятая форма делового общения  группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного  осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (чаще всего руководитель отдела или один из ведущих сотрудников) и участники совещания, как правило, компетентные специалисты, в чьих силах решить проблему, ставшую причиной совещания.

Цель  совещания – это  описание ожидаемого результата, нужного  типа решения, желательного итога работы.

Тема  совещания – непосредственно  сам предмет обсуждения. Тема должна быть конкретно сформулированной и  представлять интерес для всех участников совещания.

 

Список использованной литературы

1. Акишина А.А., Фирмановская Н.И. Русский речевой этикет. М.: Русский язык, 2010г.-310с.

2. Андреев В.И. Деловая  риторика. Казань: Изд-во Казанского  ун-та, 2012г.-287с.

3. Атватер И. Я вас слушаю. М., 2010г.-174с.

4. Веселое П.В. Современное  деловое письмо в промышленности. М.: Изд-во стандартов, 2010г.-300с.

5. Веселое П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения официальной переписки. М.: Маркетинг, 2011г.-210с.

6. Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи. М.: Международ-1ые отношения, 2012г.-315с.

7. Гольдин В.Е. Речь  и этикет. М.: Просвещение, 2011г.-410с.

8. Гольдин В.Е. Этикет  и речь. Саратов, 2010г.-220с.

9. Колесов В.В. Культура  речи - культура поведения. Л.: Лениздат, 2012г.-180с.

10. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.: Дело, 2011г.-300с.

¹ Колесов В.В. Культура речи - культура поведения. Л.: Лениздат, 2012г.-С.36

² Гольдин В.Е. Речь и этикет. М.: Просвещение, 2011г.-С.150

³ Акишина А.А., Фирмановская Н.И. Русский речевой этикет. М.: Русский язык, 2010г.-С.93

⁴ Андреев В.И. Деловая риторика. Казань: Изд-во Казанского ун-та, 2012г.-С.108

⁵ Гольдин В.Е. Этикет и речь. Саратов, 2010г.-С.104

⁶ Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М.: Изд-во стандартов, 2010г.-С.211