Деловые коммуникации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловые коммуникации

 

 

 

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

1. Специфика и основные задачи деловой коммуникации……………………4
2. Деловое совещание, его цели и проведение………………………………...9

Заключение…………………………………………………………………………15

Список использованной литературы……………………………………………..16

 

 

 

Введение

Деловая коммуникация - является самым массовым видом общения людей в социуме (обществе).

Актуальность данной темы заключается в том, что культура деловой коммуникации содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность. Будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед  общающимися, а также национально-культурными  традициями и общественными нормами  поведения.

Цель контрольной работы – обобщить и закрепить  накопленные  знания и навыки о деловой коммуникации.

В работе будут решены такие  задачи, как:

1. рассмотрение специфики и основных задач деловой коммуникации;
2. изучение делового совещания, его целей и проведения.

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте  и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе  и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм проявления деловой  коммуникации. К ним относятся: деловая  беседа, деловое совещание, деловое  публичное выступление, или презентация. 

1. Специфика и основные задачи деловой коммуникации

Передача информации (сигнальные способы связи у животных, передача мыслительного содержания в процессе жизнедеятельности людей) обозначается понятием коммуникация  (от лат. communico – делаю общим, связываю)¹.

Человеческое общение  – специфическая коммуникация, т. е. обмен идеями, мнениями, сообщениями, чувствами, переживаниями, соображениями, настроениями, желаниями и т. п.

Полный единичный цикл коммуникации состоит из четырех  поочередных ходов партнеров: ход  – ответ – подтверждение получения ответа – уверенность в получении ответа.

По форме ход может  быть утверждением, вопросом или побуждением.

Различают вертикальную коммуникацию (одностороннюю), когда поток сигналов идет в одну сторону, например, когда  мы смотрим телевизор, и  горизонтальную, когда осуществляется обмен информацией (обсуждение проблемы).

По параметру активности коммуникатора (в сторону ее увеличения) различают такие ходы, как сообщение, убеждение и внушение.

Коммуникация предполагает обратную связь и понимание, причем ответственность за правильное понимание  сообщения лежит на его отправителе. В процессе общения информация уточняется, дополняется, развивается.

Итак, человеческая коммуникация не сводится к простому процессу передачи информации. В чем состоит специфика  человеческой коммуникации?

Отличие человеческой коммуникации в первую очередь определяется активностью  субъектов общения. Схематично такая  коммуникация обозначается как интерсубъективный процесс (в ответ на посланную информацию будет получена новая информация, исходящая от партнера).

Во-вторых, характер обмена информацией между людьми, а не кибернетическими устройствами определяется тем, что посредством системы  знаков партнеры могут повлиять друг на друга. Коммуникативное воздействие  в данном случае есть психологическое  воздействие на поведение партнера с целью изменения этого поведения. Эффективность коммуникации измеряется именно тем, насколько удалось это  воздействие. Ничего похожего нет в  собственно информационных процессах.

В-третьих, коммуникативное  влияние как результат обмена информацией возможно лишь тогда, когда  человек, направляющий информацию (коммуникатор), и человек, принимающий ее (реципиент), обладают единой или сходной системой кодификации и декодификации. На обыденном языке это правило выражается в словах: «все должны говорить на одном языке». Это особенно важно потому, что коммуникатор и реципиент в коммуникативном процессе постоянно меняются местами. Всякий обмен информацией между ними возможен лишь при условии интерсубъективности знака, т. е. при условии, что знаки и, главное, закрепленные за ними значения известны всем участникам коммуникативного процесса. Только принятие единой системы значений обеспечивает возможность партнеров понимать друг друга. Для описания этой ситуации заимствуется из лингвистики термин «тезаурус», обозначающий общую систему значений, принимаемых всеми членами группы². Но все дело в том, что, даже зная значения одних и тех, же слов, люди могут понимать их неодинаково: социальные, политические, возрастные особенности могут быть тому причиной. Поэтому у общающихся должны быть идентичны – в случае звуковой речи – не только лексическая и синтаксическая системы, но и одинаковое понимание ситуации общения.

В-четвертых, в условиях человеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативные  барьеры. С одной стороны, такие  барьеры могут быть обусловлены  тем, что отсутствует понимание  ситуации общения, а также различиями более глубокого плана, существующими между партнерами. Это могут быть социальные, политические, религиозные, моральные, интеллектуальные, профессиональные различия, которые не только порождают разную интерпретацию тех же самых понятий, употребляемых в процессе коммуникации, но и вообще различное мироощущение, мировоззрение, миропонимание.

С другой стороны, барьеры  при коммуникации могут носить и  чисто выраженный психологический  характер: они могут возникнуть или  вследствие индивидуальных психологических  особенностей общающихся (например: чрезмерная застенчивость одного из партнеров, скрытность другого, присутствие у  кого-то черты, получившей название «некоммуникабельность»)³, или в силу сложившихся между общающимися особого рода психологических отношений – неприязни по отношению друг к другу, недоверия и т. п.

Деловая коммуникация –  это процесс взаимодействия деловых  партнеров, направленный на организацию  и оптимизацию того или иного  вида предметной деятельности: производственной, научной, сервисной и т.д.

В деловой коммуникации предметом  общения является совместная деятельность (общее дело), а партнер по общению  всегда выступает как личность, значимая для другого. Продуктивное сотрудничество, сближение целей и позиций, улучшение партнерских отношений – основные задачи деловой коммуникации.

В совместной деятельности можно выделить ряд обязательных элементов:

- единая цель;

- общность мотивов, побуждающая индивидов к совместной деятельности;

- взаимосвязанность участников;

- наличие единого пространства и времени выполнения индивидуальных действий;

- разделение единого процесса деятельности на отдельные функции и их распределение между участниками;

- координация индивидуальных действий, необходимость управления ими.

Каждому человеку присущ свой стиль общения, который накладывает  узнаваемый, характерный отпечаток  на его поведение и общение  в любых ситуациях. Он отражает именно особенности общения человека, характеризующие  его общий подход к построению взаимодействия с другими людьми. Есть люди «умеющие» и «не умеющие» общаться, «конфликтные» и «соглашатели», «пешки» и «манипуляторы»⁴.

Стиль общения зависит  от очень разных моментов - и от истории  жизни, и от отношения к людям, и от того, какое общение наиболее предпочитаемо в обществе, в котором  они живут. Вместе с тем стиль  общения определяет то, как человек  склонен строить и понимать различные  ситуации, оказывает огромное влияние  на его жизнь, формируя его отношение  к людям, способы решения проблем  и его личность.

Ритуальное общение. Этот стиль ведет свое происхождение от социальных, межгрупповых ситуаций общения, где главной задачей партнеров является поддержание связи с социумом, подкрепление представления о себе как о члене общества. В реальной жизни существует огромное количество очень разных ритуалов, ситуаций, в которых каждый участвует только как некоторая маска с заранее заданными свойствами и которые требуют от участников только одного - знания правил игры.

В подобном стиле осуществляются многие контакты, разговоры, которые  со стороны, да иногда и изнутри, кажутся  бессмысленными, бессодержательными, так как они на первый взгляд совершенно неинформативны, нецеленаправленны, не имеют и не могут иметь никакого результата.

Манипулятивное общение. При манипулятивном общении к партнеру относятся как к средству достижения внешних по отношению к нему целей. Партнер превращается в совокупность функциональных качеств, необходимых при достижении этих целей.

Манипуляция — это скрытое  управление собеседником против его  воли.

Манипуляции могут производиться  как во вред манипулируемому, так и на пользу ему. Все зависит от морали манипулятора. Если цель манипулятора - получить личную выгоду за счет жертвы, то аморальность этого очевидна. Когда же, например, родитель ненавязчиво, незаметно для ребенка направляет его действия в нужное русло - такая манипуляция полезна, поскольку не травмирует ребенка. В деловом общении манипуляция - обычная вещь. Руководитель вместо силового воздействия может управлять подчиненным незаметно, создавая у того иллюзию полной самостоятельности и свободы. Нередко и подчиненные незаметно управляют своими начальниками.

Гуманистический стиль общения. Гуманистическое общение по многим характеристикам отлично от других стилей. Это в наибольшей степени личностное общение, позволяющее удовлетворить такую человеческую потребность, как потребность в понимании, сочувствии, сопереживании.

Ни ритуальное, ни манипулятивное общение не позволяют вполне удовлетворить эту жизненно важную потребность.

Цели гуманистического общения  связаны с партнером, определяются им, проясняются в ходе общения, они  не закреплены, не запланированы изначально. Причем могут гибко меняться. Ожидаемым  результатом общения является не поддержание социальных связей, как  в ритуальном, не изменение партнера, как в манипулятивном, а совместное изменение представлений обоих партнеров, определяемое глубиной общения.

 

2. Деловое совещание, его цели и проведение

Деловое совещание — общепринятая форма делового общения, когда обсуждаются  производственные вопросы и проблемы, требующие коллективного решения.

В таком общении участвуют  коммуникативный лидер (руководитель подразделения, отдела, один из ведущих  работников, которому поручено подготовить  и провести совещание), а также  специалисты, в компетенцию которых  входит данная проблема, или те, кому придется ее решать. На совещании обсуждаются  только такие темы, которые не удается  решить отдельным специалистам в  рабочем порядке.

Цель совещания — описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более точно сформулирован  предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.

Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения.

Виды деловых совещаний  выделяются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников и другие.

Проведение и подготовка делового совещания имеет определенную технологию, придерживаясь которой  можно без труда овладеть этой формой делового общения.

Шаг 1. Определение цели совещания  и повестки дня. Деловое совещание – это не просто собрание сотрудников. Его цель  должна выглядеть как цель-результат, то есть принятие конкретного решения. Поэтому этот результат нужно сформулировать заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее пройдет совещание, и результат будет достигнут. В процессе определения цели организатору необходимо ответить на вопрос: Может ли данный вопрос быть решен конкретным сотрудником в текущем рабочем порядке? Можно ли заменить совещание другой формой решения вопроса?

Повестка дня подготавливается заранее. Участники совещания должны быть ознакомлены с предстоящим  обсуждением, необходимыми материалами, чтобы иметь возможность обдумать решение. Причем, каждый пункт повестки дня должен иметь собственную  цель-результат. Кроме вопросов повестки дня, участники совещания информируются  о времени, отведенном на обсуждение каждого вопроса.

Шаг 2. Определение времени  проведения и количества участников. Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных)  проводятся в определенный день недели во второй половине дня. Определить круг участников  нужно таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный вариант 6-7 человек. Конструктивное решение вопросов и проблем зависит присутствия только заинтересованных лиц. Проведение совещания лучше поручать тем сотрудникам, которые наиболее компетентны в данной теме.