Формирование базы данных в excel

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно  щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой (синего цвета) и в раскрывшемся списке выбрать строку “ все”  или  выполнить команду меню Данные, Фильтр, Отобразить все.        Для отмены режима фильтрации  нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду меню Данные, Фильтр, автофильтр (убрать переключатель).

       Команда «Расширенный фильтр», в отличие от команды «Автофильтр», имеет некоторые дополнительные возможности. Можно задавать условия, соединённые логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов. Допускается задавать вычисляемые условия (например можно вывести на экран список только тех продуктов, у которых цена хотя бы на 25% выше среднего). Кроме того команда «Расширенный фильтр» может использоваться для извлечения строк из списка и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже списка.

Диапазон условий  должен содержать, по крайней мере, две строки. Введите один или несколько заголовков столбцов в верхней строке, а условия отбора – во вторую и последующие строки. За исключением вычисляемых условий, заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке. Для обеспечения точности эти заголовки лучше всего создавать, выделяя заголовки столбцов в списке и копируя их в верхнюю строку диапазона условий с помощью команд «Копировать и Вставить» меню «Правка».

Имейте ввиду, что в диапазон условий достаточно включить заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора.

 

4 ФОРМЫ  ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ  В БАЗЕ ДАННЫЕ

 

1.  Промежуточные итоги в БД

 

Для добавления итогов откроем окно диалога «Промежуточные итоги». Для этого выполняем команды меню Данные - Промежуточные итоги.

Поле «Цена».

Затем укажем в строке «Операция» тот вид операции, который нужен для выполнения задания (Минимум). В списке окна диалога «Добавить итоги по» укажем, каких еще полях базы данных необходимо выполнить аналогичные действия.

Затем укажем в  строке «Операция» тот вид операции, который нужен для выполнения задания (Максимум). В списке окна диалога «Добавить итоги по» укажем, каких еще полях базы данных необходимо выполнить аналогичные действия.

Затем укажем в  строке «Операция» тот вид операции, который нужен для выполнения задания (Среднее). В списке окна диалога «Добавить итоги по» укажем, каких еще полях базы данных необходимо выполнить аналогичные действия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 СОЗДАНИЕ  ИЛИ УДАЛЕНИЕ ОТЧЕТА СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

 

5.1 Сводная таблица

 

Для глубокого  анализа числовых данных и получения  ответов на разнообразные вопросы  о данных на листе или внешнем  источнике данных можно создать отчет сводной таблицы или отчет сводной диаграммы.

В Microsoft Excel 2010 мастер сводных таблиц и диаграмм, доступный в предыдущих версиях Excel, был заменен командами Сводная таблица и Сводная диаграмма на вкладке Вставить в группе Таблицы. Мастер сводных таблиц и диаграмм все еще доступен, и его при необходимости можно использовать, добавив на панель быстрого доступа или запустив с помощью сочетания клавиш ALT + D + P.

Отчет сводной  таблицы используется для обобщения, анализа, изучения и представления  итоговых данных, а отчет сводной  диаграммы — для наглядного отображения итоговых данных в отчете сводной таблицы и упрощения поиска сравнений, закономерностей и тенденций. Отчеты сводной таблицы и сводной диаграммы позволяют принимать более обоснованные решения относительно важных данных организации.

Сведения об отчетах сводной таблицы

Отчет сводной  таблицы представляет собой интерактивный  метод быстрого обобщения больших  объемов данных. Он используется для  подробного анализа числовых данных и для получения ответов на разнообразные вопросы, связанные  с ними. Отчеты сводной таблицы специально предназначены для перечисленных ниже областей применения.

Запрос больших  объемов данных различными понятными  способами.

Подведение  промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул.

Развертывание и свертывание уровней представления  данных для получения точных сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим вопросам.

Перемещение строк  в столбцы или столбцов в строки («сведение») для просмотра различных сводок на основе исходных данных.

Фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения  внимания к нужным сведениям.

Представление кратких, наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном виде.

Отчет сводной  таблицы часто используется, если требуется проанализировать связанные  итоги, особенно в тех случаях, когда  нужно сложить длинный список чисел, а объединенные данные или  промежуточные итоги позволят взглянуть на данные с различных точек зрения или сравнить значения для схожих данных.

Чтобы создать  отчет сводной таблицы, необходимо задать его исходные данные, указать  его местонахождение в книге и расположить поля.

При создании отчета сводной таблицы на основе данных листа они становятся для него исходными данными.

Выполним одно из указанных ниже действий.

Чтобы использовать в качестве источника данные листа, щелкнем ячейку в диапазоне, содержащем данные.

На вкладке  Вставить в группе Таблицы выберите пункт Сводная таблица или щелкните стрелку под пунктом Сводная таблица и выберите команду Сводная таблица.

Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы в Приложение 10.

 

 

 

6 ДИАГРАММА

 

6.1 Создание  стандартной диаграммы

 

Для построения большинства диаграмм, таких как гистограммы и линейчатые диаграммы, можно использовать данные, упорядоченные по строкам или столбцам на листе Excel. Однако некоторые типы

• диаграмм (например, круговые и пузырьковые диаграммы) требуют специфического упорядочения данных.

Упорядочьте данные на листе, которые будут использоваться для построения диаграммы.

Данные могут  быть упорядочены в строках или  столбцах, а приложение Excel автоматически  определит оптимальный способ их организации на диаграмме. Для построения диаграмм некоторых типов, например круговых и пузырьковых, требуется упорядочить данные особым образом, как описано в таблице ниже.

Выделите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы.

Если выбрана  только одна ячейка, в диаграмму  будут автоматически включены все ячейки с данными, непосредственно примыкающие к данной ячейке. Если ячейки, данные которых следует включить в диаграмму, не входят в непрерывный диапазон, можно выбрать несмежные ячейки или диапазоны только в том случае, если они расположены в форме прямоугольника. Кроме того, можно скрыть строки или столбцы, которые не следует отображать на диаграмме.

Выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов.

В группе Диаграммы  на вкладке Вставка выполняем  одно из следующих действий.

Выбераем тип диаграммы и затем подтип диаграммы, который необходимо использовать.

Чтобы ознакомиться с доступными типами диаграмм, выбираем тип диаграммы, а затем — пункт  Все типы диаграмм для открытия диалогового  окна Вставка диаграммы. Для просмотра  имеющихся типов и подтипов диаграмм используем средства прокрутки, а затем выберем наиболее подходящий тип.

Если навести  указатель мыши на любой из типов  или подтипов диаграмм, появится всплывающая  подсказка с названием типа диаграммы. Дополнительные сведения о типах  диаграмм, доступных в приложении Excel, см. в статье Возможные типы диаграмм.

По умолчанию  диаграмма размещается на листе  как внедренная. Если ее необходимо поместить на

• отдельный лист, выполняем указанные ниже действия.

Щелкнем внедренную диаграмму, чтобы выбрать ее.

Откроется панель Работа с диаграммами, содержащая дополнительные вкладки Конструктор, Макет и  Формат.

На вкладке  Конструктор в группе Расположение нажмем кнопку Переместить диаграмму.

В разделе Разместить диаграмму выполним одно из следующих  действий.

Для вывода диаграммы  на лист диаграммы выберем параметр на отдельном листе.

Чтобы заменить предложенное имя диаграммы, введите  новое имя в поле на отдельном  листе.

Для вывода диаграммы  в виде внедренной диаграммы на листе  выберите параметр на имеющемся листе и выберите лист в поле на имеющемся листе.

Приложение Excel автоматически присваивает диаграмме  имя, например Диаграмма 1 (если она  первой создана на листе). Чтобы изменить имя диаграммы, выполним указанные  ниже действия.

Щелкним диаграмму.

На вкладке Макет в группе элементов Свойства выберем текстовое поле Имя диаграммы.

Если необходимо развернуть группу элементов Свойства, щелкнем значок Свойства.

• Введем новое имя.
• Нажмем клавишу ВВОД.
• Примечания

Чтобы быстро создать  диаграмму на основе типа диаграммы по умолчанию выбераем данные, которые следует использовать для ее построения, и нажмем клавиши ALT+F1 или F11. При нажатии клавиш ALT+F1 диаграмма будет отображена как внедренная диаграмма; при нажатии клавиши F11 — на отдельном листе диаграммы.

При создании диаграммы приложение Excel определяет ориентацию рядов данных на основе количества строк и столбцов на листе, которые используются для построения диаграммы. После создания диаграммы можно изменить способ организации строк и столбцов листа на диаграмме путем транспонирования строк в столбцы и наоборот. Дополнительные сведения см. в статье Построение рядов данных из строк и столбцов листа.

После создания диаграммы ее тип можно без  труда изменить, чтобы придать  ей другой вид, или выбрать другой тип диаграммы для любого отдельного ряда данных, после чего диаграмма станет смешанной. Изменение типа существующей диаграммы.

Если диаграмма  больше не требуется, ее можно удалить. Щелкнем диаграмму, чтобы выбрать  ее, и нажмем клавишу DELETE.

После создания диаграммы ее внешний вид можно быстро изменить. Вместо добавления либо изменения элементов диаграммы или ее форматирования вручную можно применить готовые макет и стиль диаграммы. В приложении Excel содержится множество полезных готовых макетов и стилей (экспресс-макетов и экспресс-стилей), которые можно использовать. Кроме того, можно настроить макет или стиль в соответствии со своими требованиями, вручную изменив макет и форматирование отдельных элементов диаграммы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

 

7.1 Работа с элементами управления

    Элементы управления являются средством управления даннях. Они включают флажки, переключатели,счетчики, раскрывающие списки. При использовании элементов управления применяется принцип взаимодействия элементов и формул. Элемент привязывется к ячейке, а затем создается формула использующая адрес связи для поиска информации, отображение нужной информации или проведения вычисления. Имея большое количество записей возникает необходимость просматривать информацию о каком то товаре или клиенте или о поставщике, для этого используются функции EXCEL из категории ссылки и массивы под названием ИНДЕКС.

Добавив элемент управления на лист и связав его с ячейкой, можно  возвращать числовое значение текущего положения элемента управления. Это значение можно использовать вместе с функцией INDEX для выбора различных элементов списка. В приведенных примерах демонстрируется использование полей с раскрывающимся списком, счетчиков. Список, связь с ячейкой и функция INDEX в этих примерах одинаковые.

Для использования элементов управления форм в Microsoft Office Excel необходимо включить вкладку Разработчик. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Параметры Excel.
2. Откройте вкладку Основные, установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите кнопку ОК.

 

Например необходимо посмотреть товар со скидкой 10% и 20% и рассчитать его стоимость с учетом данной скидки. Приложение 12

 

 

8. Заключение

       В проектной работе была проанализирована организационная структура предприятий, выявлена суть управленческой деятельности на предприятии, определено значение внутрифирменной системы информации, проанализирован рынок программных продуктов и сделано заключение о необходимости использования MS Excel во внутрифирменной структуре предприятия. С помощью MS Excel создана электронная модель, позволяющая провести исследования по сути управленческой деятельности на предприятии, по организации документооборота, внутрифирменной системе информации и систем организации упорядочения потока информации.