Формирование базы данных в excel

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Октября 2013 в 11:58, курсовая работа

Краткое описание

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере бизнеса и торговли до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.
Одной из основных задач можно рассматривать проблему ведения отчетности, а так же оперативную корректировку данных при возникновении необходимости в этом.
О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администрация магазина тратит на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество магазинов и отсутствие предложений в данной сфере гарантирует высокую потребность в данном продукте.
Объектом для создания базы данных являлся Данная база данных предлагает введение отчетности, хранения данных, ввод и корректировку данных.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3
1 ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL…………………..……….…6
1.1 Структура БД «Животные»…………...……………...…………...6
1.2 Ведение и редактирование базы данных……………………………………7
2 СОРТИРОВКА БД………………………………………………….…………...9
2.1 Сортировка ………..…………………………………………………………..9
3 ФИЛЬТРАЦИЯ БД……………..……………………………………………..11
3.1 Фильтрация данных……………………………………………………….....11
4 ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ
В БАЗЕ ДАННЫЕ……………………………………………….……………....13
4.1 Промежуточные итоги в БД………………………………………………...13
5 СОЗДАНИЕ ИЛИ УДАЛЕНИЕ ОТЧЕТА СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ …...…..14
5.1 Сводная таблица ………………………………………………………….....14
6 ДИАГРАММА…………………………………….…………………………...16
6.1 Создание стандартной диаграммы………………………………………….16
7 ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ………………………………………………...20
7.1 Работа с элементами управления…………………………………………...20
8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..21
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………...22
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………….…

Вложенные файлы: 1 файл

курсовой проект животные.doc

— 3.72 Мб (Скачать файл)

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1 ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL…………………..……….…6

    1. Структура БД «Животные»…………...……………...…………...6
    2. Ведение  и редактирование базы данных……………………………………7

2 СОРТИРОВКА БД………………………………………………….…………...9

2.1 Сортировка ………..…………………………………………………………..9

3 ФИЛЬТРАЦИЯ  БД……………..……………………………………………..11

3.1 Фильтрация данных……………………………………………………….....11

4 ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ  ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ 

В БАЗЕ ДАННЫЕ……………………………………………….……………....13

4.1 Промежуточные итоги  в БД………………………………………………...13

5 СОЗДАНИЕ ИЛИ УДАЛЕНИЕ ОТЧЕТА СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ …...…..14

5.1 Сводная таблица ………………………………………………………….....14

6 ДИАГРАММА…………………………………….…………………………...16

6.1 Создание стандартной  диаграммы………………………………………….16

7 ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ………………………………………………...20

7.1 Работа с  элементами управления…………………………………………...20

8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..21

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………...22

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………….…23

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

      На сегодняшний день применение  баз данных приобрело весьма важное значение для многих организаций, которые для упрощения своей работы применяют компьютерные технологии.

Базы данных стали основой информационных систем и в корне изменили методы работы многих организаций. В частности, в  последние годы развитие технологии баз данных привело к созданию весьма мощных и удобных в эксплуатации систем. Благодаря этому системы баз данных стали доступными широкому кругу пользователей.

Большинство, если не все бизнес-приложения предназначены  для обработки бизнес-данных. Самые первые бизнес-решения так и назывались — программы обработки данных. Эффективное хранение, обработка и взаимодействие с данными - только важная составляющая управления предприятием, что компании инвестируют значительные средства в разработку компьютеризированных системы для эффективного решения этих задач. Один из способов повышения эффективности обработки данных — организовать их эффективное хранение и получение. Самый распространенный подход к хранению данных на сегодня — использовать реляционную базу данных

В любом случае БД — это просто средство хранения данных;

БД – это, прежде всего, хранилище объектов данных, т.е. набор возможных понятий или  событий, описываемых базой данных, с возможностью поиска этих объектов по признакам. Базой данных можно считать не только таблицы, индексирующие файлы со знаниями разных форматов, но и сами эти файлы, потому, что они являются не типизированными хранилищами знаний в такой базе данных. БД могут применяться как вспомогательное средство, позволяющее реализовать какую-то полезную функцию. Например, хранение настроек программы, Internet - адресов для рассылки рекламы и т.д.

Актуальность

    В  настоящее время, несмотря на  повышение компьютеризации общества, в сфере бизнеса и торговли  до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Одной из основных задач можно рассматривать проблему ведения отчетности, а так же оперативную  корректировку данных при возникновении  необходимости в этом.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администрация магазина тратит на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество магазинов и отсутствие предложений в данной сфере гарантирует высокую потребность в данном продукте.

Объектом для создания базы данных являлся Данная база данных предлагает введение отчетности, хранения данных, ввод и корректировку данных.

Базу данных могут использовать не только администрация  магазина, но также и рабочий персонал магазина.

Так как существуют большие магазины им необходимо иметь  свою базу данных, чтобы контролировать информационный поток данных. Целью  разработки проектирования базы данных является создание базы данных которая  может хранить данные и предоставлять пользователю удобную работу с данными.

 

В процессе разработки модели данных необходимо выделить информационные объекты, соответствующие требованиям  нормализации данных, и определить связи между ними. Полученная модель позволит создать реляционную базу данных без дублирования, в которой обеспечиваются однократный ввод данных при первоначальной загрузке и корректировках, а также целостность данных при внесении изменений.

При разработке модели данных используются два подхода.

 Сначала  определяются основные задачи, для решения которых строится база, выявляются потребности задач в данных и соответственно определяются состав и структура информационных объектов.

 Сразу устанавливаются  типовые объекты предметной области.

 Наиболее  рационально сочетание этих подходов, так как на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Использование такой технологии тем более оправдано, что гибкие средства создания реляционной базы данных допускают на любом этапе разработки внесение изменений и модифицирование ее структуры без ущерба для введенных ранее данных.

 Процесс  выделения информационных объектов  предметной области, отвечающих  требованиям нормализации, может  производиться на основе интуитивного  или формального подхода. Теоретические основы формального подхода разработаны известным американским ученым Дж. Мартином и изложены в его монографиях по организации баз данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL

 

1.1 Структура БД «Животные»

 

База данные (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данные, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данные.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данные и т.п.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно  создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данные представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данные в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

Создание базы данные обеспечивает интеграцию данные и возможность централизованного  управления данными, снабжая информацией  определенных пользователей.

Создание базы данные (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данные (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данные в Excel.

 

 

1.2 Ведение   и редактирование базы данных

 

Excel позволяет  вводить в ячейки три типа  данных: числа, текст, формулы.  Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных  форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные  в ячейку, производят вычисления, управляют  работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула  начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию  ячейка будет показывать результат  расчета.

Множество операций, таких, как вставка строк или  столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения  может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую  книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

- одна или несколько ячеек;

- один или несколько столбцов;

- одна или несколько строк;

- один или несколько рабочих листов.

Ссылка на прямоугольную  область ячеек состоит из адресов  начальной и конечной ячеек, разделенных двоеточием (:).

 

2 СОРТИРОВКА БД

 

2.1 Сортировка

 

Сортировка  данных является встроенной частью анализа  данных. Может потребоваться расположить  в алфавитном порядке фамилии  в списке, составить перечень объемов  запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Можно выполнять  сортировку данных по тексту (от А к  Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к  наименьшим), а также датам и  времени (от старых к новым или  от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону  ячеек. Если необходимо сохранить параметры  сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

При этом курсор должен быть установлен в поле, которое будем сортировать. Для сортировки по возрастанию «Артикул» выделяем БД и выбираем направление сортировки «от Я до А

 

3 ФИЛЬТРАЦИЯ  БД

 

3.1 Фильтрация  данных

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме  выводить  или удалять (скрывать) записи списка.

Автофильтр  можно применять к любому количеству столбцов: сначала отфильтровать список по одному столбцу, а потом по другому и т.д. Для работы с автофильтром нужно выполнить следующие действия:

Установить  курсор внутри таблицы;

 Ввести команду  Данные ð Фильтр ð Автофильтр.  В результате в каждой ячейке с именем поля  будет добавлена кнопка раскрывающегося списка со стрелкой вниз серого цвета, где при щелчке на любую из них,  раскрывается меню, содержащее команды и список значений данного поля.

3. Щелчком мыши  по этой кнопке со стрелкой  раскрыть список столбца,  по которому будет производиться выборка.

4. Указать требуемые  значения или выбрать  строку  «условие» и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр, который появится на экране, после того, как щелкнули по строке «условие». Условия для отбора записей в определённом столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой и/или. При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:  = , < , > , < > , < = , > = .

 Использование  автофильтра позволяет найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого  надо щелкнуть  по кнопке автофильтра интересующего нас столбца и выбрать в списке пункт Первые 10, в результате чего появится диалоговое окно Наложение условия по списку, где и задаются нужные условия. Иногда надо скопировать строки, которые отвечают условиям отбора в другу часть рабочего листа или в другой лист. Для этого используют команды Копировать и Вставить меню Правка, предварительно выделив нужный диапазон ячеек.

Информация о работе Формирование базы данных в excel