Учет поступления материалов на склад (от двух поставщиков)

Поступающие материальные ценности на склад оформляются приходным ордером (форма № М-3, № М-4)(см. приложение3). Приходный ордер выписывается в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления материалов на склад. Однострочный приходный ордер (форма № М-3) оформляет поступление МПЗ только по одной номенклатурной позиции, многострочный (форма № М-4) – по нескольким позициям.

В случаи обнаружения недостачи или отклонения по качеству в момент приема материалов составляется акт о приемке материалов (форма № М -7).

Предприятие заключает договоры с поставщиками на поставку определённых товаров по определённой цене в заданном количестве. Каждый договор имеет свой уникальный номер. В договоре указывается информация о поставщике, о товаре, его количестве и цене за единицу, а так же плановая дата поставки. Предприятие переводит указанную сумму на расчётный счёт поставщика и отправляет ему счёт-фактуру. С этого момента поставщик должен отправить товары в указанный срок. Если этого не происходит, то поставщик платит пенни, которые составляют 3% от стоимости товаров за каждый просроченный день.

В момент получения товаров на склад оператор склада проверяет товары, и отмечает в счет-фактуре, что товары получил в указанном количестве, ставит дату получения товаров, и свою подпись.

 

Основные учетные цепочки по учету материалов на склад:

Рис.2 Учетные цепочки по учету материалов на склад

Общую схему движения данных при учете поступления материалов можно описать следующим образом:

• прежде всего, вводиться «условно – постоянная» информация о избытках или недостатке материалов на складе;

• затем ежемесячно вводятся документы, регистрирующие фактическую выработку и другие первичные документы, влияющие на заказ и отмену;

• в конце месяца производится собственно пересчет материалов, по результатам которого формируются данные о суммах, подлежащих выплате денежных средств за материалы; факт выплаты регистрируется в подсистеме денежные средства;

• по результатам проведенных месячных расчетов формируется отчетность: для внутренних целей, в налоговые органы.

Процесс документооборота при поступлении товаров на склад можно представить виде следующей схемы.

 

Рис.3 Документооборот в отделе склада

 

 

 

 

 

 

 

2.  Инфологическое моделирование

Инфологическая модель предметной области включает в себя ряд компонентов: ER – модель; описание информационных потребностей пользователя; алгоритмические связи показатели; ограничения целостности.

Для того, чтобы выявить основные объекты-сущности предметной области и отношения между ними построим ER – модель.

Ниже представлена таблица, отражающая объекты-сущности, применяемы при учете материалов о поставщиков и их атрибуты.

Перечень объектов-сущностей и атрибутов процесса учета материалов от поставщиков  на склад.

Таблица 4

Объекты-сущности и атрибуты процесса учета материалов от поставщиков  на склад

Наименование объектов-сущностей	Атрибуты объектов-сущностей
Документы	№ накладной, дата поступления, дата отпуска, наименование документа.
Материалы	Наименование, количество, единицы измерения, цена, артикул.
Склад	Наименование, №
Поставщики	Наименование организации, адрес, номер телефона,NN.
Сотрудники	Ф.И.О, стаж, должность, оклад, табельный номер.

 

Отношения, которыми охвачены объекты-сущности, представлены в таблице 5.

Таблица5

 

Наименование отношения	Между какими объектами- сущностями		Тип отношений	Обязательность отношений
	Первый объект	Второй объект		На первом объекте	На втором объекте
«Поступление»	Поставщик	Сотрудник	«Многие-ко-одному»	Нет	Нет
«Исполнен»	Сотрудник	Документ	«Один-ко-многим»	Нет	Да
«Подписан»	Сотрудник	Документ	«Многие-ко-многим»	Нет	Да
«Принят»	Материал	Склад	«Многие-ко-одному»	Нет	Да
«Согласован»	Сотрудник	Документ	«Многие-ко -многим»	Нет	Да
«Завизирован»	Сотрудник	Документ	«Многие-ко-многим»	Нет	Нет
«Направлен»	Документ	Подразделение	«Один-ко-многим»	Нет	Нет
«Подготовлен»	Подразделение	Документ	«Один-ко-многим»	Нет	Нет
«Руководит»	Сотрудник	Подразделение	«Один-к-одному»	Нет	Да
«Указан»	Материал	Документ	«Один-к-одному»	Нет	Да
«Прием»	Сотрудник	Материалы	«Один-ко-многим»	Да	Да
«Поставляют»	Поставщики	Материалы	«Многие-ко-многим»	Нет	Нет
«Должность»	Сотрудник	Склад	«Один-к-одному»	Нет	Да

 

 

Ниже представлена концептуальная схема, отражающая сущности и связи процесса учета материалов на складе от поставщиков.

 

 1 ∞

∞

 

 1 ∞

∞ ∞ 

 ∞

 ∞ ∞

 

∞ 

 

 

Рис. 2 концептуальная схема

 

 

 

Объемно-временные параметры потоков  информации

Таблица 6.

№ п/п	Наименование документа		Количество документо-строк
1	Приходный ордер	20
2	Акт о приемке материалов	25
3	Требование-накладная	30
4	Накладная на отпуск материалов на сторону	40
5	Карточка учета материалов	20

 

 

Реквизитный состав информационных потоков

Таблица 7

№ п/п	Наименование документа	Длина в знаках		Формат
1	Номер документа (накладной)	3		цифровой
2	Дата поступления материалов	10		цифровой
3	Табельный номер	3		цифровой
4	ФИО сотрудника	50		алфавитный
5	ИНН	12		цифровой
6	№ склада	8		цифровой
7	Поставщики (наименование организации)	25		алфавитный
8	Адрес (поставщиков)	20		алфавитный
9	Номер телефона (поставщиков)	12		цифровой
10	Должность	16		алфавитный
11	Дата отпуска материалов	10		цифровой
12	Наименование документа	10		алфавитный
13	Наименование материалов, хранящихся на складе	20		алфавитный
14	Стоимость материалов	7		цифровой
15	Количество материалов, хранящихся на складе	7		цифровой
16	Артикул	12		алфавитно-цифр
17	Единицы измерения материалов	4		алфавитный
18	Стаж работы		6	цифровой
19	Оклад		6	цифровой
20	Количество материалов на отпуск		7	цифровой
21	Наименование материалов на отпуск		20	алфавитный
22	Артикул		10	алфавитно-цифр
23	Объем материалов, поступивших от поставщика		10		цифровой
24	Наименование материалов, поступивших на склад		20		алфавитный

 

При изучении предметной области большое значение имеет еще один элемент инфологической модели – наложение ограничений целостности. Ограничения целостности представляют собой утверждения о допустимых значениях отдельных информационных единиц и связях между ними.

1) ограничения на тип поля представлено в таблице 8

 

Таблица 8

 

Наименование	Тип поля
№ накладной	Числовой
Дата	Дата
Наименование  документа	Символьный
Табельный №	Числовой
ФИО	Символьный
Должность	Символьный
Дата поступления материалов	Дата
Дата отпуска материалов	Дата
Стоимость материалов	Денежный
Количество материалов	Числовой
Телефон	Числовой
Наименование организации-поставщика	Символьный
Адрес	Символьный
№ склада	Числовой
Артикул	Символьный

 

 

2) Ограничение целостности  связи:

1. Работники должны быть закреплены за каким-либо отделом, существующим на предприятии;

2. № накладной у каждого материала должен быть свой, т.е. на одном предприятии не может быть совпадений в номерах накладных;

3.Номера телефонов различных организаций не должны совпадать;

4.Каждый товар поступает на определенный склад, т.е. разные по природе материалы не могут храниться в одном помещении.

5.  Артикул у каждого  товара должен быть индивидуальным.

3) Запрет на обновление.

Запрет на обновление заключается в том, что регистрационный номер документа,  табельный номер сотрудника не могут изменяться, т.к. это может нарушить целостность связи.

4) Запрет на объемы поставок.

Запрет на объемы поставок заключается в том, что склад не может вместить в себя больше положенного объема материалов и товаров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

  Форма учета поступающих грузов (№ М-1)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение2

 Форма учета поступающих грузов, носящих единичный характер (№ М-2)

Форма «Приходный ордер» (№ М-4) 

Приложение3